5 hlavních chyb v komunikaci a způsobů, jak se jim vyhnout

Komunikační chyby – naučit se udržovat komunikační transparentnost v týmu

Dale Carnegie věřil, že 90 % všech problémů s řízením je způsobeno špatnou komunikací. A je těžké s tímto tvrzením nesouhlasit: silné týmy zvládnou práci bez komunikačních chyb, sebevědomě a harmonicky přecházejí od úkolu k úkolu. Takový obrázek je však spíše výjimkou než pravidlem. Schopnost a ochota vyjadřovat se je u všech zaměstnanců odlišná, takže někdy v procesu obchodní komunikace zůstávají důležitá fakta ponechána bez pozornosti a dochází k podhodnocením a konfliktům. Akademie sociálních technologií hovoří o tom, k čemu vedou komunikační chyby na pracovišti a jak se jim vyvarovat.

K čemu vedou komunikační chyby?

Chybná komunikace je častým problémem v mnoha oblastech života. A zatímco v osobních vztazích mohou být komunikační chyby legrační a snadno napravitelné, v práci nedorozumění vedou ke zmatkům, snížené produktivitě a neúspěchům ve velkých projektech. Úspěšné podnikání je založeno na efektivní komunikaci a týmové práci zaměstnanců a komunikační chyby snižují veškeré úsilí o budování týmů a zavádění obchodních procesů na nic. Situace je složitější, když nedorozumění zůstává implicitní po dlouhou dobu. Proto je nesmírně důležité, aby manažer vybudoval transparentní komunikaci s podřízenými a osvojil si dovednosti předcházení a řešení konfliktů. V tomto ohledu je zvláště důležitá potřeba vypracovat plány a postupy k odstranění nedorozumění, včetně školení týmů a vedoucích pro posílení komunikačních dovedností.

Nejčastější komunikační chybou je neříkat vůbec nic. Člověk zejména věří, že je lepší mlčet a držet jazyk za zuby, protože ostatní si jeho slova mohou špatně vyložit. A to je v kancelářích častý problém – zaměstnanci se raději zdrží sdílení svých myšlenek, nápadů a názorů. V důsledku toho se neodhalí ani potenciál zaměstnance, ani se neoptimalizuje stav věcí v týmu. Další příklady komunikačních chyb v obchodní komunikaci: „Dělám svou práci, ale nikdo mě neocení“, „Dostávám méně, než si zasloužím,“ „Nudím se – můj šéf mi nedává zajímavé úkoly.“ „Nikdo v kanceláři se nestará jeden o druhého, každý se stará o své vlastní zájmy.“ Takové problémy lze vyléčit vzděláváním týmů o realitě situace a vyjasněním komunikace, stejně jako podporou kultury zpětné vazby, která zaměstnancům umožňuje sdílet tyto myšlenky dříve, než nastanou vážné problémy. Často se totiž ukazuje, že firma nastavuje mzdy nad trh a bezprostřední manažer prostě není připraven nebo neví, jak investovat do rozvoje zaměstnance.

Chcete-li omezit nedorozumění, mluvte jasně a odhoďte domněnky a snažte se zajistit, abyste byli správně pochopeni. Vyvarovat se komunikačních chyb znamená snažit se komunikovat. Zvládnout dovednost komunikace je složité umění, protože nedorozumění může vzniknout i tehdy, když se lidé snaží vyjádřit co nejjasněji.

Příčiny komunikačních chyb na pracovišti

Je extrémně obtížné 100% vymýtit nedorozumění na pracovišti, proto se vyplatí soustředit se na identifikaci příčin a komunikačních chyb, které pomohou předejít podobným nedorozuměním v budoucnu. Mezi nimi například:

• nedostatek angažovanosti mezi zaměstnanci;
• nedostatek jasných cílů a záměrů;
• nedostatečná manažerská způsobilost manažera;
• nerozvinuté dovednosti mezilidské a neverbální komunikace;
• neschopnost vyžádat si a využít zpětnou vazbu.

Chcete-li se takovým situacím vyhnout, použijte následující tipy, které vám pomohou posunout týmovou komunikaci na další úroveň:

1. Komunikujte jasně a držte se klíčových bodů – Když členům týmu přidělujete úkoly, držte se hlavních bodů. Buďte jasní a struční, abyste se vyhnuli zmatkům. Zkuste se omezit pouze na relevantní otázky a držte se tématu. Jasně definovat, kdy a co musí být dokončeno, a stanovit konkrétní termíny.
2. Zaměřte se na konverzaci před vámi – při komunikaci se zaměstnanci jim věnujte plnou pozornost. K chybám v komunikaci dochází mnohem častěji, pokud je jedna ze stran konverzace rozptylována telefonáty nebo příchozími zprávami v instant messengerech.
3. Komunikujte se zaměstnanci po valných hromadách – plánovací schůzky ne vždy poskytnou odpovědi na všechny otázky, které vyvstávají v myslích členů týmu. Udělejte si proto čas a komunikujte s každým individuálně, abyste se ujistili, že rozumí tomu, co musí udělat, a v případě potřeby vyjasněte všechny mylné představy. Navíc, když jednotlivé body schůzky vedou ke zdlouhavým diskusím, vyplatí se sejít se po schůzce k diskusi v malé skupině. To šetří čas účastníkům setkání a pomáhá jim soustředit se na aktuální problémy.
4. Ujasněte si očekávání – chyby v komunikaci se častěji vyskytují, když tým začíná nový projekt nebo když se k týmu připojí nový člen. V těchto fázích stojí za to se ujistit, že tým rozumí tomu, co od něj očekáváte. Uveďte podrobnosti o povinnostech a cílech každého jednotlivého zaměstnance. Postarejte se o systém připomínek a vyhodnocování průběhu projektu, díky kterému budete informováni o úkolech a vyhnete se promeškaným termínům.
5. Připravte si následný dopis – po schůzce pošlete zaměstnancům dopis s popisem zaznamenaných pokynů a úkolů. To týmu poskytne další objasnění a jasné pochopení toho, co se od nich vyžaduje.
6. Buďte aktivním posluchačem – komunikace zahrnuje nejen předávání informací, ale také naslouchání. Dávejte dobrý pozor na to, co říkají vaši kolegové, v případě potřeby shrňte jejich sdělení, zvýrazněte body, které považujete za hlavní problémy.
7. Nespoléhejte na informace poskytnuté třetími stranami. Sdělování informací ústním podáním má za následek ztrátu důležitých detailů a zkreslení sdělení, což často vede k nedorozuměním. Povzbuzujte zaměstnance, aby se na vás obrátili přímo, když mají dotazy, spíše než na kolegy, jejichž odpovědi nebo komentáře mohou být nepřesné.

Komunikační chyby při online komunikaci

Již dlouhou dobu se mnoho problémů s výrobou řeší online. A přestože je těžké si představit obchodní prostředí bez korespondence prostřednictvím e-mailu nebo instant messengerů, chyb v tomto formátu komunikace neubývá. Online komunikace se stává dominantním způsobem komunikace a interakce, takže dodržování níže uvedených pokynů se stává nutností pro ty, kteří mají zájem vyniknout ve zvoleném oboru:

1. Ano, ano, toto je nulové pravidlo – základ, na kterém stojí veškerá další komunikace – dodržování pravidel slušnosti, norem gramatiky a syntaxe. Neměli byste se „šťourat“ do chatů, pokud to není základem firemní kultury společnosti, pečlivě korigujte své zprávy, zda neobsahují chyby, včetně logických chyb, a také chybějící slova a podcenění.
2. Buďte dochvilní a dodržujte stanovené časové rámce – nesdílejte s kolegou myšlenku, která vás náhle napadla v deset večer, nenastavujte si odložené odesílání zpráv nebo napište zprávu, kterou budete posílat ráno. Právo na soukromí zůstává neotřesitelné i pro online komunikaci.
3. Pište stručně – odstraňte zbytečné výrazy, které neovlivňují význam zprávy, tím se jednak rozostřuje pozornost partnera a jednak to vyžaduje více času na poskytnutí zpětné vazby.
4. Nepoužívejte to nadměrně – někdy se obchodní korespondence v instant messengerech zdá méně formální, což vás vybízí ke sdílení faktů ze svého osobního života se svým partnerem. Ano, je důležité zůstat humánní i v profesní oblasti, ale takové informace by měly být vysílány s dobrými důvody, jinak se kolega může cítit nepříjemně, což také nepovede k efektivnímu řešení dané problematiky.

Jak být konstruktivní v obchodní komunikaci

Konflikty a konfrontace jsou samozřejmě přirozenou součástí osobního i profesního života. Neshody někdy vrhají světlo na pravdu, pomáhají optimalizovat obchodní procesy a zlepšovat společnost. S jednou výhradou – mluvíme o konfliktech, které nevznikají za účelem přetahování přikrývky přes sebe, ale kdy mají strany skutečně zájem na nejlepším řešení konkrétní profesní výzvy, ale rozdílnost pozic jim neumožňuje přijít na společného jmenovatele.

Principy konstruktivní komunikace pomáhají udržovat produktivní obchodní atmosféru v týmu, což vám pomůže vyhnout se zbytečným a neekologickým konfliktům a také přeměnit neshody v růst. Patří mezi ně například:

• Diskutujte o problému, ne o osobě – přestaňte se odvolávat na osobní vlastnosti zaměstnance: „Nebyl jsi dostatečně opatrný a vynechal jsi chybu,“ a to zase vyprovokuje kolegu k obranné reakci. Když narazíte na nedostatky ve své práci, uveďte fakta a navrhněte způsoby, jak situaci vyřešit.
• Zaměřte se na budoucnost a neustrněte v minulosti – to, co se již stalo, nelze změnit, takže obrátit se k záležitostem minulých časů lze jen stěží považovat za konstruktivní strategii. Místo toho si udělejte čas a promluvte si se svým týmem a jednotlivci o tom, jak se v budoucnu takovým věcem vyhnout a jaké kroky musíte podniknout, abyste se tomu vyhnuli.
• Buďte konkrétní – vyhněte se zobecňování a emocionálním reakcím, snažte se nejprve najít kořen problému a poté posunout konverzaci konstruktivním směrem. Zjistěte požadovaná fakta kladením objasňujících otázek a na základě obdržených informací si vytvořte úplný obrázek o události.
• Operujte s fakty, ne s názory – neodkazujte se na myšlenky druhých a jejich osobní hodnocení událostí, poskytujte věcné informace svým partnerům a plánujte další kroky na základě toho, co je s jistotou známo.
• Používejte „I-zprávy“ – mluvte svým jménem, ​​aniž byste obviňovali druhou osobu nebo vytvářeli domněnky. Chcete-li se naučit tuto techniku, použijte následující schéma: řekněte, co si myslíte o situaci nebo úkolu; Uveďte konkrétní a hmatatelné příklady obchodních důsledků situace; Podělte se o to, co plánujete dělat v aktuálních podmínkách. Například: „Jsem zklamaný, když znovu zmeškáte termíny pro dokončení úkolu, protože úkoly, které provádíte, jsou propojeny s mnoha dalšími procesy. To brání celému týmu v efektivní práci. Rád bych se s vámi alespoň dvakrát týdně scházel a sledoval realizaci projektů.“

Pokusy vyhnout se chybám v komunikaci selhávají bez rozvinutého sebeuvědomění a zaměřením na řešení odborných problémů. V tomto ohledu vám doporučujeme, abyste si při zahájení konkrétní konverzace předem promysleli, jakou reakci chcete získat. A samozřejmě začít konverzaci, když jste naštvaní nebo v depresi nebo prožíváte negativní emoce, není nejlepší řešení. V takových případech si dejte pauzu a vraťte se ke komunikaci později. Faktem je, že asertivita, kořeněná emocemi, může výrazně snížit efektivitu komunikace, což nepřispěje ke konstruktivnímu řešení profesních problémů.