12 tipů, které vám pomohou vyhnout se nedodržení termínů

Organizované systémy a společnosti je zoufale potřebují. Je nemožné postavit silný dům, pokud subdodavatelé dodávají zboží nebo služby tak, jak jim to vyhovuje. Filmová studia a vydavatelé knih plánují vydání měsíce dopředu, aby si distribuční oddělení mohla naplánovat svou práci. Software závisí na podsystémech, které musí být nainstalovány, než bude samotný program fungovat.

Kromě hodnoty, kterou týmová práce vytváří, jsou zde také skutečné náklady na termín. Nedodržené sliby způsobují organizační náklady a způsobují značné škody na pověsti nebo značce. A ten člověk také platí svou cenu, zažívá stres kvůli zmeškaným termínům a slibům, které možná osobně neučinil. Stává se, že poruchy jsou způsobeny tím, že někdo jiný nesplnil své povinnosti.

V závodě o pozornost a nasazení se normy termínů mění. Už čtyřicet let se Saturday Night Live vysílá v 11:30. Jak říká jeho tvůrce, není to proto, že by bylo připraveno k vysílání, ale protože je 11:30. To je vše.

Na Kickstarteru je takový posvátný termín velmi vzácný. „Tato nabíječka bude dodána za šest týdnů!“ – říkají, ačkoli ve skutečnosti uplynul více než rok a datum odeslání ještě nebylo oznámeno. Investoři rizikového kapitálu slibují: „Do tří měsíců porazíme naše konkurenty na trhu.“ Někdy se zdá, že pokud společnost neučiní zbožné přání, nezíská finanční prostředky. Není divu, že to může způsobit zoufalství. A takové sliby nelze nazvat lží, ale v podstatě tomu tak je. Přece jen bych rád věděl přesnější data.

Velmi cenná je pověst člověka (freelancer, marketér, firma, leader), který nezmešká termíny. A nepřichází jen proto, že nespíte a pracujete jako kůň. To je poslední možnost pro někoho, kdo neví, jak plánovat.

Zde je několik základních zásad, které vám pomohou při plánování:

1. Pokud pracujete v odvětví, kde jediným způsobem, jak „vyhrát“, je lhát o termínech, uvědomte si, že je vaší volbou soutěžit v tomto odvětví a přijměte skutečnost, že termíny budou promeškany a emocionální náklady budou nevyhnutelné.
2. Při výběru zvažte další odvětví, kde se očekávají termíny a kde můžete dosáhnout uspokojení z plnění svých slibů.
3. Nedávejte si jako pobídku falešné termíny. To nefunguje pro každého, což znamená, že někteří budou poslouchat vaše slova a skutečně udělají vše včas, zatímco jiní to budou považovat jen za doporučení. Je efektivnější hned od začátku věci ujasnit a pomoci lidem pochopit, co máte na mysli termínem. Pamatujte, že chlapec křičel „Vlci!“, ale nikdo nepřišel.
4. Zároveň nepoužívejte interní termíny jako zaručenou součást externích příslibů. Projekt bez vyrovnávací paměti bude pravděpodobně zpožděn. Ne pravděpodobně, ale určitě. Čím lepší buffery, tím přesnější časování.
5. Smiřte se s tím, že vydat něco do konkrétního termínu je dražší, než to mít hotové. V důsledku toho byste měli ocenit mnohem větší prémii za hodnotu, kterou vytváří příslib termínu. Utraťte tyto peníze, abyste nepromeškali termín.
6. „Pokusit se co nejlépe“ nestačí ke splnění termínů. Dodržování termínů vyžaduje systematický přístup k plánování. Pokud pravidelně sekáte zatáčky nebo vyhoříte, abyste vše zvládli, máte systémový problém.
7. Problém s termínem nevyřešíte tím, že slíbíte ne úplně, ale jen částečně. Je to prohraná bitva. Optimálním řešením je restrukturalizace vlastností produktu odstraněním nebo přidáním jednotlivých bloků. Slíbit, že „to bude v příští verzi“, je naprosto přijatelná odpověď, zvláště když lidé očekávají, že novou verzi uvidí včas.
8. Pouze jedna lhůta je lhůta, u které je jisté, že nebude dodržena. Pokud ale dokážete rozdělit svůj velký termín do deseti nebo patnácti dílčích kroků, budete vědět, jak postupujete, dlouho předtím, než bude příliš pozdě.
9. Mýtický ukazatel člověk-měsíc je vážná past. Devět lidí pracujících společně v dokonalé harmonii nemůže zplodit dítě za jeden měsíc. Zapojení více lidí do projektu ne vždy zrychlí. Ve chvíli, kdy tímto způsobem začnete řešit problém s termínem, může být již příliš pozdě. Alternativou je přiřadit ke každé složce projektu správný počet lidí a nechat co nejvíce složek pracovat paralelně.
10. Úzká místa jsou užitečná, dokud neexistují. Pokud každý prvek projektu schválí pouze jedna osoba, je nepravděpodobné, že budete moci spustit mnoho prvků paralelně. Alternativou je vytvořit předem přísnou specifikaci, kde se normy schvalují před zahájením prací.
11. Diskuse o načasování se často scvrkají na otázky důvěry, studu a úsilí. Stojí za to oddělit rozhovory o systému a údajích od rozhovorů o emocích.
12. Skryté problémy se samy o sobě nevyřeší. V hyperpropojeném světě neexistuje žádný technický důvod, proč by manažer neznal stav projektu stejně dobře jako jeho tým.

Stejně jako většina ostatních důležitých věcí je dodržování termínů dovedností, což znamená, že se ji můžeme naučit.

27. července 2021 Seth Godin

• Zpět k sebedisciplíně: Věřili jsme naší produktivitě příliš technologiím?BBC
• Příběh ztraceného času: Když termíny brání dobré práciSignál versus šum
• Čas pro čas: pravidlo time managementu č. 1
• „Nedostatek času je iluze“Střední
• Seth Godin: Top 5 chyb v řízení časuSeth Godin

Pouze na Ideonomice

„Škola se stane místem socializace a párty“

Elon Musk bude v Indii vyvíjet satelitní internet