10 způsobů, jak co nejlépe využít svůj pracovní kalendář

Plánování pracovní doby: proč to potřebujete a jak se to naučit

Plánování pracovní doby nelze přeceňovat: umožňuje vám pracovat soustředěněji, efektivněji a zároveň dosahovat lepších výsledků. Pokud chcete dosáhnout jakéhokoli cíle, stačí si rozvrhnout čas tak, aby nepřišel nazmar, protože to je dnes nejcennější zdroj. Jestliže dříve stačilo odvést určité množství práce, pak v 21. století, kdy se život zrychluje, je pro dosažení úspěchu potřeba udělat mnohem více.

Jiný název pro time management je time management. Pokud si správně nenaplánujete svůj pracovní den, nebudete mít na nic dostatek času. A vezmeme-li v úvahu, že každodenních úkolů přibývá, závěr se nabízí sám: zdroj je třeba využívat racionálně. Jak se naučit správně plánovat pracovní dobu se dozvíte z našeho článku.

Význam plánování pracovní doby

Úspěšný člověk si umí dokonale naplánovat pracovní dobu. Ví, jaké úkoly musí udělat, a zvládá toho víc než někdo, kdo takový plán nemá. Mít denní režim i na psychické úrovni nutí člověka k mobilizaci. Tato dovednost je užitečná pro zvýšení osobní efektivity. Nejlepší výsledky totiž předvedou jen ti organizovanější. Naučit se plánovat je skutečné. Musíte jej používat ne příležitostně, ale neustále, a to nejen v práci, ale i v každodenním životě.

Time management není o nepřetržité práci, ale o kompetentním rozložení zátěže tak, aby tělo neprožívalo stres. Abyste se vyhnuli syndromu vyhoření, měli byste si správně naplánovat svou pracovní dobu, konkrétně vyčlenit hodiny na odpočinek a volný čas. Váš život by měl být pohodlný a naplňující a vaše práce by měla být co nejefektivnější.

V reálném životě musíme řešit několik problémů současně, což ovlivňuje kvalitu práce a morálku. Je třeba správně rozložit síly a zvládnout veškerou práci včas. K tomu použijte jednoduché, ale účinné nástroje, jako je organizér. Na něm můžete jasně rozdělit úkoly podle důležitosti. Okamžitě uvidíte, v jaké fázi se nacházíte a co ještě musíte udělat. Cílem efektivního plánování pracovní doby není za každou cenu plnit položky plánu, ale včas a kvalitně plnit prioritní úkoly.

Freelancing předpokládá, že specialista má volný pracovní rozvrh. Efektivita dané osoby přímo závisí na její schopnosti kompetentně organizovat pracovní proces. Nemá žádné nadřízené, kteří by dohlíželi na práci. Je tu šance uvolnit se a navždy to odložit na později. Výsledkem takového nesprávného plánování pracovní doby je plnění úkolů v krátkém čase se ztrátou kvality a tím i příjmu.

Komponenty plánování pracovní doby

Time management jsou techniky a metody pro plánování pracovní doby. To je sebeorganizace a sebeřízení. Čím více věcí plánujeme udělat, tím lepší bude kvalita naší práce a života obecně.

Time management je potřeba k tomu, abyste z proudu nahromaděných úkolů vybrali ty nejdůležitější a udělali jen ty. Musíte se zorganizovat, abyste se nenechali rozptylovat vedlejšími úkoly. Jak se říká, čas na podnikání je čas na zábavu.

Součásti jakéhokoli plánování pracovní doby:

• Stanovení priorit. Stojí za to pochopit, které věci vás rychleji přiblíží k vašemu cíli. Jejich uspořádání vám pomůže soustředit se na to hlavní a odhodit vše nepotřebné.
• Výběr důležitých úkolů. Jsou to malé krůčky k dosažení hlavního cíle, který si nastíníte při plánování denní rutiny. Podle důležitosti je provádíte postupně, jednu po druhé. Jedině tak dosáhnete výsledků.
• Hledání nejlepších řešení. Pokud najdete správný přístup k řešení daného úkolu, můžete práci provést rychleji a kvalitněji.
• Využijte svůj volný čas výhodně. Vše závisí na tom, v jaké fázi vaší práce se uvolní minuta. Pokud pracujete přesčas několik dní, využijte tento čas k odpočinku. Když proces řešení jednoho úkolu skončí a další máte naplánovaný na další den, můžete upravit svůj pracovní rozvrh a začít ho plnit hned.

Hlavní pravidla při plánování pracovní doby jsou následující:

• Plná koncentrace na plodnou činnost při plnění hlavního úkolu.
• Chronologie postupného provádění práce pomocí notebooku nebo speciálních aplikací pro mobilní zařízení.
• Pohodlné pracoviště, nic by vás nemělo rušit.
• Sladění dosažených výsledků s akčním plánem na konci pracovní doby. Pokud nebyly dokončeny všechny úkoly, pak by při plánování dalšího dne měly být zahrnuty do tohoto plánu.

Čas plyne plynule a člověk nemůže změnit jeho tok. Time management vám pomůže správně rozložit vaši každodenní pracovní zátěž. Koneckonců, hlavním cílem plánování pracovní doby je vytvořit vhodný pracovní rozvrh pro efektivitu specialisty při zachování jeho limitu duševní, duševní a fyzické energie.

Naprosto každý člověk by měl být schopen správně plánovat svůj čas, ale existují profese, ve kterých je tato dovednost prostě nezbytná, jsou to:

• textaři;
• vedoucí online obchodů;
• osoby na volné noze;
• vedoucí.

10 efektivních technik plánování času

1. Pravidlo 1-3-5.

Podstata pravidla je následující. Je to pyramida, na jejímž vrcholu se nachází hlavní cíl. Tento den můžete dělat jen jednu důležitou práci. Na úrovni níže jsou tři úkoly, jejichž důležitost je střední. A úplně dole je pět úkolů nízké důležitosti. Tato metoda je vhodná pro ty, kteří jsou zavaleni prací a nemají na nic čas. Tato technika vám pomůže tyto šutry postupně rozebrat, zvládnout vše dokončit včas a přitom nepracovat na hranici svých možností.

2. Pravidlo tří.

Kanadský autor a konzultant produktivity Chris Bailey vyvinul další účinnou metodu pro plánování vašeho pracovního dne. Jeho podstata spočívá v tom, že ke zvýšení vaší produktivity stačí vyzdvihnout pouze tři úkoly a soustředit se na jejich realizaci.

Produktivita není počet zaškrtnutí v seznamu splněných úkolů, ale pouze několik správně vybraných úkolů, na kterých závisí úspěch vaší práce. Díky malému počtu úkolů můžete svou práci dokončit beze spěchu a s plným nasazením. Tento způsob lze použít při plánování akcí na čtvrtletí, půl roku a rok.

3. Metoda 10 minut.

Existuje práce, pro kterou duše není „in“ a není po ní absolutně žádná touha. Právě pro takové případy tato metoda existuje. Musíte se přinutit pracovat jen 10 minut, pak si dát pauzu na stejnou dobu. Po několika opakováních si všimnete, že se osoba „zapojí“ do práce a pokračuje v jejím provádění bez zastavení.

4. Pomodoro.

Francesco Cirillo vynalezl tuto metodu pro sebe. Jako student nechtěl trávit mnoho času studiem a rozhodl se rozdělit domácí úkoly do časových úseků – každý po 10 minutách. Tato metoda dostala svůj název podle časovače, který Francesco používal při přípravě domácího úkolu. Mělo tvar rajčete a pomodoro znamená italsky „rajče“.

Nyní se doba aktivní práce prodloužila z 10 na 25 minut a doba odpočinku mezi nimi je 5 minut. Po 4 cyklech byste si měli udělat přestávku 30 minut.

5. Jíst žáby.

Brian Tracy je motivační řečník, který ve své práci navrhuje používat svou techniku. Je založeno na skutečnosti, že musíte začít pracovat s nejobtížnějším a nejnepříjemnějším úkolem – „žábou“. Jakmile ho splníte, zbytek úkolů se vám bude zdát úplně jednoduchý a splníte je mnohem rychleji.

6. 90/30.

Tato metoda je založena na myšlence, že si musíte určit hlavní zaměstnání, na které vyčleníte 90 minut nepřetržité činnosti. Na konci této doby si musíte udělat přestávku, která se rovná 30 minutám. V případě potřeby by se měl cyklus opakovat a po dokončení hlavního úkolu byste měli přejít k práci na vedlejších.

7. Kanban.

Tento způsob individuálního plánování pracovní doby k nám přišel z Japonska. Pomáhá vám vizuálně sledovat vaši produktivitu. Jeho podstatou je, že na jakýkoli povrch, na kterém si můžete dělat poznámky (korková deska, papír, speciální programy a aplikace pro mobilní zařízení), musíte nakreslit tři sloupce. Jejich jména by měla být následující: „Vyrobit“, „Dělám“, „Hotovo“. Uspořádejte si úkoly do těchto sloupců a bude vám jasné, na čem ještě musíte zapracovat.

8. Pravidlo dvou minut.

Myšlenkou této techniky je, že pokud máte úkol, který lze dokončit za méně než dvě minuty, měli byste to udělat okamžitě. Pomůžete si tak v budoucnu nenechat se rozptylovat touto maličkostí v procesu hektické činnosti.

9. Eisenhowerova matice.

Tuto techniku ​​řízení času vytvořil Dwight Eisenhower. Americký prezident doporučil rozdělit vaše úkoly do čtyř sekcí: „Naléhavé a důležité“, „Důležité a ne naléhavé“, „Naléhavé, ale nedůležité“, „Nenaléhavé a nedůležité“. Poté můžete vidět, na co stojí za to přidělit hlavní časové zdroje a co zabere velmi málo času.

10. Metoda Tima Ferrisse.

Expert na produktivitu Timothy Ferriss předkládá svou metodu plánování pracovní doby. Věří, že můžete efektivně pracovat 20 % svého času a zbývajících 80 % se zabývat každodenní rutinou. Abyste mohli dělat všechno, musíte se umět soustředit. Vyhnete se tak přepracování a budete se moci rychleji posouvat ke svým drahocenným cílům.

Aplikace pro plánování času

V současné době existuje mnoho asistentů pro kompetentní plánování pracovní doby. Pomáhají nejen obyčejným lidem, ale i těm s velkým vlivem v podnikání.

Zde je několik aplikací, které jsou vhodné pro použití metod z našeho seznamu řízení času:

• Focus To-Do – kombinuje správce úloh a časovač Pomodoro.
• Trello je Kanban board pro osobní a týmovou práci, který vám pomůže sledovat všechny vaše projekty v práci i doma.
• Forest je časovač pro váš telefon, který vám pomůže soustředit se na důležité věci. Umožňuje vám používat telefon co nejméně, zejména při provádění složitých úkolů. Tato aplikace vám pomůže nenechat se při práci rozptylovat upozorněními a zprávami. Dokud se svého smartphonu nedotknete, na jeho obrazovce roste strom. Pokud jej odemknete ve špatný čas, strom zemře.
• Pojem – ve zkratce jde o aplikaci, která obsahuje vše v jednom pracovním prostoru. Jedná se o databázi pro ukládání a organizaci téměř všech příchozích informací.
• Todoist je pohodlný plánovač. Fixuje úkoly a označuje jejich důležitost, vytváří trvalé návyky a to není vše. Aplikaci lze přizpůsobit pro různé metody plánování, včetně Eisenhowerovy matice.
• SingularityApp je aplikace s nejlepšími technikami pro správu úkolů, projektů a záležitostí. Jedná se o správce úloh, který ví, jak převádět e-maily na úkoly.

Moderní tempo života diktuje svá vlastní pravidla. Praxe ukazuje, že příliš tvrdá práce nevede k ničemu dobrému. Úspěšný člověk je ten, kdo dokáže kompetentně organizovat svou práci. Nebojte se, tato disciplína se dá naučit, zvláště když existuje spousta typů plánování pracovní doby. Právě organizace pracovních činností vám pomůže stát se úspěšnými a produktivními.