4 způsoby, jak uspořádat svůj seznam úkolů, abyste pracovali efektivněji

Perfektní seznam úkolů: jak vytvořit a následovat. 10 pravidel

Trenéři doporučují vytvářet seznamy, abyste zůstali produktivní a dosáhli svých cílů. Zároveň nestačí jednoduše zapisovat nadcházející schůzky a hodiny do sloupce. Řekneme vám, jak správně vytvořit seznam, který vám pomůže být efektivnější.

Nepište příliš mnoho

Na první pohled je to jednoduché: zapište si vše, co musíte udělat. „Nemám ráda seznamy úkolů, protože jsou tak ohromující, že zastrašují a nechcete se na ně dívat,“ říká Julia Morgenstern, odbornice na organizaci a produktivitu a autorka Time Managementu. Umění plánovat a řídit svůj čas a svůj život.“ Chcete-li vytvořit efektivní seznam, doporučuje zmínit pouze to, na čem jste skutečně ochotni pracovat. Nezmiňujte náhodné a nedůležité úkoly, stejně jako ty zjevně nemožné, kterým ještě nechcete věnovat čas. Například byste si neměli dávat za cíl provést generální úklid během rušného pracovního dne plného schůzek.

Sledovat provádění

Uveďte maximálně deset úkolů za den. Mohou být tři, šest nebo dokonce jeden. Je důležité zdůraznit hlavní úkol, který bude prioritou: v každém případě musí být splněn, zbytek je vedlejší, ale pořadí není důležité. Představte si a případně zapište, jak dlouho trvá dokončení každé položky. Není nutné ráno začínat hlavním úkolem. Roy Baumeister, profesor psychologie na University of Queensland a spoluautor knihy Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength, doporučuje začít s několika jednoduchými úkoly, které je vyřadí ze seznamu a pociťují uspokojení z toho, že se necháte zaškrtnout a uděláte pokrok.

Rozdělte úkoly na dílčí úkoly

„Renovace kuchyně“ zní složitě, i když je to tříměsíční plán. Mozek se v úkolu těžko orientuje a připravujete ho o radost ze splněného úkolu, což může trvat dlouho. Zkuste si zapsat pododstavce pro globální cíle. Například: prodej starého nábytku, měření, výběr a nákup dlaždic, podívejte se na barevné možnosti. Na každý den tak budete mít malé realizovatelné úkoly, jejichž plnění systematicky povede k zamýšlenému cíli.

Integrujte úkoly do svého kalendáře

Je užitečné mít na viditelném místě hlavní seznam, do kterého lze zaznamenat každý nový úkol. Ale je lepší nezaznamenat věci jen do poznámkového bloku, ale udělat to v deníku s datem a dnem v týdnu. Tímto způsobem můžete systematizovat informace a zhruba si představit své pracovní vytížení a vyhlídky. Tímto způsobem se seznam změní na akční plán, zejména pokud každému úkolu přidělíte konkrétní časové období.

Stanovte si termín

Jasné termíny vás motivují k rychlejší a pečlivější práci na úkolu. V práci jsou spojeny s koncem projektu, dnem prezentace nebo důležité schůzky, zatímco osobní záležitosti často zůstávají bez časového odkazu. A pokud potřebujete získat vízum přísně před odjezdem na dovolenou, pak učení cizího jazyka může trvat roky, pokud tomuto cíli nevěnujete dostatek času. Zkuste si stanovit termín dokončení úkolu, bez ohledu na to, jak důležitý je. Je možné, že někdy budete muset termíny posouvat, ale je lepší se tím nenechat unést. V tomto případě se budou hodit správci úloh – programy s funkcí připomenutí zbývajícího času.

Rozdělte úkoly do skupin

Klasifikujte každý úkol podle účelu, například „rodina“, „přátelé“, „práce“, „seberozvoj“. Tímto způsobem můžete sledovat, kterým oblastem vašeho života chybí pozornost a kterým oblastem trávíte příliš mnoho času. Je lepší věnovat čas blokům po jednom, než přecházet z pracovních úkolů na aktivity s dětmi a zády, snižuje to angažovanost a efektivitu.

Udělejte si seznam nepotřebných věcí

Pokud často nemáte dostatek času na dokončení důležitých úkolů, zkuste pracovat pozpátku: zapisujte si činnosti, které nejsou užitečné. To vám pomůže sledovat, kam jdou minuty a hodiny, alokovat zdroje a přehodnotit procesy. Vyplatí se například věnovat trochu času automatizaci opakujících se úloh, včetně používání programů a aplikací. Možná trávíte spoustu času hledáním receptů na večeři a bylo by pohodlnější přihlásit se k odběru kulinářského blogu s denně aktualizovaným výběrem. Vytvoření anti-seznamu je dobrou psychologickou úlevou, která vám umožní určit, co přesně odvádí vaši pozornost a krade čas. Nemusí být aktualizován každý týden: stačí věnovat pár minut měsíčně zbytečným úkolům.

Bojujte s prokrastinací

Je snadné se nechat odvést od práce, zvláště pokud pracujete na internetu a také z domova. Další náhodná karta v prohlížeči – a teď místo statistik pro zprávu studujete článek o cestování a přeposíláte aktuální memy svým kolegům. Prokrastinace je běžný jev. Někdy je dobré dát si pauzu a odpočinout si od rušné práce, ale důležité je vrátit se k podnikání, aniž byste zbytečně ztráceli čas. Pozorujte se (pomůže vést si deník) a vyhodnocujte, jak často vás rozptyluje a čím. Pochopení toho, co se děje, vám pomůže vyvinout způsoby, jak se s problémem vypořádat.

Vyzkoušejte techniku ​​Pomodoro

Tuto metodu vynalezl Francesco Cirillo na počátku 90. let a název pochází z časovače ve tvaru rajčat, který používal. Hlavním úkolem je rozdělit všechny úkoly do 25minutových intervalů, ve kterých je nejjednodušší se zcela ponořit do práce. To se hodí, pokud nedokážete předem odhadnout, jak dlouho konkrétní úkol zabere, a zároveň se obáváte, že přicházíte o další důležité záležitosti. 25 minut není dlouhá doba, zprávy v messengeru mohou počkat. Po každém pracovním intervalu byste si měli udělat pětiminutovou přestávku. Po čtyřech „pomodoros“ autor techniky doporučuje udělat si přestávku na 20-30 minut.

Odměňte se za úspěchy

Vymyslete pobídky v závislosti na složitosti úkolu nebo uzavřený blok několika úkolů. Pocit dokončení je dobrou odměnou, takže jednoduché denní úkoly budou stačit k odškrtnutí seznamu, aby vás motivovaly jít dál. Pokud jste například celý týden jedli zdravě, můžete si v neděli dát jako bonus svůj oblíbený dezert. Dokončení velkých projektů vyžaduje odpovídající odměnu: ať je to dlouho očekávaný nákup, zábavný výlet nebo dovolená. Systém odměn vytváří silnou motivaci, která vám pomůže nevzdat se a jít směrem k vašemu cíli.