5 tipů, které vám pomohou zorganizovat si pracovní den

5 jednoduchých tipů pro produktivnější pracovní den

Produktivita je v dnešním rychle se rozvíjejícím pracovišti kritická. To nám umožňuje dosáhnout více za kratší dobu, dosáhnout našich cílů a nakonec být úspěšnější v naší kariéře. Udržení vysoké úrovně produktivity však může být náročné, zvláště když čelíte rozptýlení, prokrastinaci a dalším překážkám.

Probereme 5 jednoduchých tipů, které vám pomohou být produktivnější a využít svůj pracovní den na maximum. Od stanovení priorit vašich úkolů a odstranění rušivých vlivů po pravidelné přestávky a dobrou organizaci času – tyto tipy se snadno implementují a mohou mít velký vliv na vaši každodenní produktivitu.

Takže pokud chcete zvýšit svou produktivitu a udělat více, čtěte dál!

Tip č. 1: Stanovte si priority svých úkolů

Jedním z nejdůležitějších aspektů produktivity je schopnost efektivně stanovit priority svých úkolů. Jedním z nástrojů, který vám s tím může pomoci, je Eisenhowerova matice. Eisenhower Matrix je jednoduchý nástroj, který vám pomůže uspořádat vaše úkoly do čtyř kvadrantů na základě jejich úrovně důležitosti a naléhavosti.

Čtyři kvadranty jsou:

Kvadrant 1: Naléhavé a důležité úkoly (např. dodržení termínu, řešení krize)

Kvadrant 2: Důležité, ale nikoli naléhavé úkoly (například plánování, školení, seberozvoj)

Kvadrant 3: Naléhavé, ale ne důležité úkoly (např. přestávky, nedůležité e-maily)

Kvadrant 4: Nenaléhavé a nedůležité úkoly (např. sociální média, prokrastinace)

Pomocí Eisenhowerovy matice můžete rychle určit, které úkoly jsou nejdůležitější a měly by mít prioritu.

Chcete-li vytvořit seznam úkolů, který se zaměřuje na nejdůležitější úkoly, můžete jako průvodce použít Eisenhowerovu matici. Začněte identifikací úkolů, které spadají do kvadrantu 1. Toto jsou nejdůležitější a naléhavé úkoly, které by měly mít prioritu. Poté přejděte k úkolům kvadrantu 2, které jsou důležité, ale ne tak naléhavé a lze na nich pracovat po dokončení úkolů v kvadrantu 1.

Je také důležité si uvědomit úkoly, které spadají do kvadrantu 3 a kvadrantu 4, protože mohou vést ke značné ztrátě času. Pokuste se minimalizovat nebo eliminovat úkoly v kvadrantech 3 a 4 a využít svůj čas efektivněji.

Upřednostněním vašich úkolů pomocí Eisenhowerovy matice můžete zajistit, že se soustředíte na nejdůležitější úkoly a využijete svůj čas na maximum.

Tip č. 2: Odstraňte rozptýlení

Rozptylování je jednou z největších překážek produktivity na pracovišti. Mohou mít mnoho podob, jako jsou sociální média, e-mail, telefonní hovory a rušení ze strany spolupracovníků. Všechny tyto rušivé vlivy vás mohou snadno odvést od vaší práce a ztížit soustředění se na daný úkol.

Jedním z nejčastějších rozptýlení na pracovišti jsou sociální sítě. Je snadné uvíznout při procházení vašeho kanálu, kontrole oznámení a odpovídání na zprávy, ale to vše může zabrat značné množství času vaší práci. Jednou ze strategií, jak minimalizovat toto rozptýlení, je omezit používání sociálních médií během pracovní doby nebo používat aplikace, které sociální média v určitých hodinách blokují.

Dalším běžným rozptýlením je e-mail. Je snadné uvíznout při odpovídání na e-maily, ale může to být vážná ztráta času. Jednou ze strategií, jak minimalizovat toto rozptýlení, je kontrolovat e-maily v určitou dobu během dne, spíše než je neustále kontrolovat během dne.

Zásah ze strany spolupracovníků může být také velkým rozptýlením. Chcete-li minimalizovat přerušení, je důležité nastavit hranice a sdělit svou dostupnost kolegům. Můžete například použít značku „nerušit“ nebo nosit sluchátka s potlačením hluku při práci na obzvláště důležitém úkolu.

Abyste se mohli soustředit na daný úkol, je důležité co nejvíce minimalizovat rozptylování. Omezením používání sociálních sítí, kontrolou e-mailů ve stanovenou dobu a nastavením hranic se spolupracovníky se můžete soustředit a být produktivnější.

Kromě výše uvedených strategií se můžete pokusit vytvořit pozitivní prostředí, abyste minimalizovali rušivé vlivy. Můžete se například pokusit minimalizovat hluk nebo použít sluchátka s potlačením hluku, odstranit nepotřebné předměty ze stolu nebo vytvořit čistý a uklizený pracovní prostor. Tyto strategie vám mohou pomoci soustředit se na váš úkol a být produktivnější.

Tip č. 3: Dělejte si pravidelné přestávky

Pravidelné přestávky jsou zásadní pro udržení produktivity po celý den. Jednou z populárních metod pro plánování přestávek je technika Pomodoro. Technika Pomodora je technika řízení času, která zahrnuje rozdělení práce do 25minutových intervalů nazývaných Pomodoros, oddělených krátkými přestávkami.

Jak efektivně organizovat svůj pracovní čas? 5 praktických rad

Všimli jste si, že na začátku každého pracovního dne provádíme stejné zbytečné akce – vykládáme stůl, mluvíme s kolegy, pijeme čaj a kávu, prohlížíme si náš feed na sociálních sítích, čteme zábavné blogy nebo skupiny v instant messengerech atd. Obecně jsme uvízli. Tyto akce nesouvisejí s prací, i když k nim dochází v pracovní době. Proč se každý z nás snaží plnění úkolů odkládat a jak se s tím vypořádat?

Získejte grant pokrývající 50 % nákladů na školení
A naučte se novou profesi online odkudkoli na světě
Získejte grant

Вдохновение

V každém zaměstnání jsou úkoly, které nejsou příliš zajímavé a mohou být monotónní a objemné. Nevědomě vzdorujeme, vymýšlíme si výmluvy, že není inspirace, že počkáme a pak vše za 5 minut uděláme. Ale múza stále nepřichází nebo navštěvuje zřídka, a dokonce ani ne ke všem.

V této situaci to nejlepší, co můžete udělat, je udělat to! Ostatně L. Tolstoj napsal své 4 díly „Válka a mír“ na více než jedné inspiraci. Roky vytrvalosti a tvrdé práce udělaly z jeho práce mistrovské dílo světové klasiky.

Zacházejte se svým úkolem jako s mistrovským dílem. Ukažte vytrvalost a vytrvalost. Krok za krokem, řádek po řádku, kód po kódu, pokračujte v práci na úkolu. Postupem času si vypěstujete zvyk dělat, než čekat na inspiraci.

pracoviště

Často nevěnujeme pozornost takovým bodům, jako je pohodlný stůl, pohodlná židle, správné osvětlení a dokonce i zvuková izolace. Ale když na konci pracovního dne pociťujeme bolest ve svalech krku a zad, svědění a brnění v očích, hluk v hlavě, pak stojí za to věnovat pozornost vašemu pracovišti.

Snažte se, aby vaše pracovní místo bylo co nejpohodlnější, bez ohledu na to, kde se nachází – doma nebo v kanceláři. Odstraňte ze svého stolu vše nepotřebné a nepotřebné. Ujistěte se, že stůl a židle jsou ve správné výšce pro vás. Vypněte hudbu a další zdroje hluku. Zvolte neutrální úroveň osvětlení – v případě potřeby nainstalujte stolní lampu.

87 % našich absolventů již v IT pracuje
Zanechte poptávku a my vám pomůžeme s výběrem nového povolání
Nechte požadavek

Časové rozložení

Dalším důvodem, proč můžeme s úkoly otálet, je špatné načasování. Někdy je těžké rozhodnout se, kterým důležitým úkolem začít a jak dlouho jeho vyřešení zabere. Existuje několik pravidel, která vám pomohou efektivně řídit svůj čas:

• vytvořit seznam úkolů;
• určit důležitost každého úkolu pomocí 5bodového systému, kde např. 5 je úkol s maximální důležitostí;
• rozdělte každý úkol na podpoložky a při dokončení úkolu každou škrtněte;
• určit čas potřebný k vyřešení jednoho problému a pokusit se investovat v tomto rámci;
• Pokud je to možné, delegujte některé úkoly;
• vypněte upozornění na e-mail, telefon a další instant messenger, které vás mohou rozptylovat.

Zdravotní stav

Kdo by teď nemluvil o zdravém životním stylu! Chronický nedostatek spánku, špatná strava, zaneprázdněnost, stres a sedavý způsob života vedou k vyčerpání organismu a nervového systému. Sílu a elán je třeba brát z dostupných prostředků – sladkostí a kávy. Mají ale krátkodobý efekt a situaci ještě zhoršují.

To všechno už víme, ale málokdo to dělá. Je čas přejít od teorie k praxi, od „vědět“ k „dělat“. Začněte s 10minutovými přestávkami na konci každé pracovní hodiny. Vstávejte od stolu, hýbejte se, zahřívejte se, projděte se po chodbě, pokud možno jděte ven. Hlavní je v tuto chvíli nezměnit názor, jak se říká – přejít z obrazovky monitoru na smartphone. Udělejte si výzvu – udělejte si v práci přestávky bez telefonů a přístrojů.

Stav prokrastinace

Jsou lidé, kteří se vždy snaží splnit úkol dokonale – perfekcionisté. Tráví spoustu času na projektu, vracejí se a znovu a znovu přepracovávají úkol. Ale nakonec produkt není nikdy dokonalý. Časem už mozek ví, že úkol nebude dokonalý a jednoduše jeho dokončení odloží „na později“. Pak nastává stav prokrastinace – nechuť k čemukoli, vedoucí k úbytku sil až k psychickým problémům.

Je důležité pochopit, že tím, že dnes děláte jeden krok za druhým, se přibližujete k požadovanému výsledku. Pokuste se léčit sebe a úkol jednodušší. Okamžité dokonalé řešení neexistuje. Ale vytrvalostí a důsledností můžete dosáhnout dokonalosti.

Začněte se učit ještě dnes
FrontEnd vývojář

Profese Frontend developer je lídrem v počtu požadavků od zaměstnavatelů. Bez tohoto specialisty se neobejde ani jedna moderní firma, která má webové stránky. Chcete se stát Frontend vývojářem a vytvářet webové stránky, internetové obchody, tržiště atd.? Přihlaste se na náš kurz!

Technik automatizace QA

QA Automation Engineer je specialista, který zajišťuje kvalitu produktu a řídí všechny fáze vývoje od okamžiku, kdy je nápad vytvořen až po vydání. Má kompetence jak testera, tak vývojáře. Podílí se na všech vývojových procesech: od přípravy norem a požadavků až po samotný vývoj produktu. Ví také, jak provádět ruční testování a píše skripty pro automatizaci tohoto procesu, hlásí problémy a sleduje jejich nápravu.

Project Manager je specialista, bez kterého se neobejde žádný IT projekt. Pokud chcete vstoupit do oblasti IT technologií, ale učení programovacích jazyků není pro vás, pak je profese Project Manager to, co potřebujete! Přihlaste se do kurzu Projektové řízení a začněte svou cestu v IT!

10 problémů, které jsou uvedeny při pohovorech v IT společnosti

8 hlavních vlastností programátora: co říkají zaměstnavatelé

Frontend developer: hlavní dovednosti