Jak zautomatizovat práci s poštou a netrpět stovkami schránek

Tři pilíře 100% doručitelnosti e-mailů: průvodce osvědčenými postupy

Na cestě každého dopisu do Inboxu je blokování poštovní služby a složky Spam. Poštovní servery a antispamové organizace vás mohou považovat za spammery, pokud nebudete dbát na dodržování řady pravidel. A pak je lidé, kteří čekají na dopisy od vás, nikdy neuvidí. Každý dopis, který se nedostane do vaší schránky, je minimálně vyhozené peníze a pošramocená pověst.

Co když mluvíme o potvrzení předplatného, ​​přenesení hesla, oznámení o doručení, zrušení letu? Všechny tyto dopisy jsou kritické. Nedoručování zpráv včas neznamená jen ztrátu potenciálních příjmů, je to ztráta důvěry u vašich zákazníků.

Existují tři klíčové aspekty doručování e-mailů: přímo souvisí s písmenasouvisející s nastavení domény a v závislosti na kvalitní kontaktní základna.

Kvalita kontaktní základny

Zakoupená databáze kontaktů je trestem smrti pro pověst odesílatele. A nejen proto, že bude spousta odhlášek a stížností na spam (pokud je jejich úroveň vyšší než 1 %, máte problémy!).

Spamové pasti

Nelegálně shromážděné databáze často obsahují tzv pasti na spam:

• Poštovní adresy jsou zveřejněny na veřejných webových stránkách ve skryté podobě; běžní uživatelé je nevidí, ale lze je získat nelegálními metodami.
• V past na spam se mohou proměnit i reálné adresy, které už dlouho nikdo nepoužívá.
• Speciální testovací boxy, které přidávají organizace, které utrpěly krádeží své databáze kontaktů. Když je do takové schránky zaslán dopis, dokazuje to, že společnost spamuje a koupila cizí databázi.

Spamové pasti jsou navenek nenápadná e-mailová adresa, ale pokud na ni pošlete dopis, doména skončí na černé listině, ze které bude extrémně obtížné se dostat (případ).

Míra okamžitého opuštění

Existují 2 typy odrazů: tvrdý odraz a měkký odraz.

• Hard bounce – e-maily se vracejí, protože účet je neaktivní nebo adresa je nesprávná.
• Soft bounce znamená, že schránka příjemce je plná nebo má nastavenou nepřítomnost (automatická odpověď v nepřítomnosti).

Vysoká míra okamžitého opuštění signalizuje poštovním službám, že databáze byla s největší pravděpodobností zakoupena. Proto snižují reputaci serverů s takovými mailingy.

Pokud shromažďujete databázi podle všech pravidel – získejte souhlas s mailing listem, použijte double-opt-in – úroveň návratnosti bude minimální.

Kromě toho musíte neustále udržovat hygienu databáze kontaktů odstraňováním adres s tvrdým odrazem. Pokud je zásilka pravidelná, procento přijatelných výnosů je 0,5 %. Pokud jsou dopisy odesílány méně často – jednou za měsíc – je povolena návratnost 1 %.

Kontrolní seznam

1. Nepoužívejte zakoupené a nesprávně sestavené podstavce

Zakoupené databáze kontaktů povedou k nízké míře otevření a kliknutí, protože zapojení takových odběratelů je minimální. Všechny tyto negativní faktory negativně ovlivní reputaci odesílatele a v důsledku toho i doručitelnost.

2. Potvrďte

Pokud formuláře předplatného, ​​přes které byly shromážděny kontakty, automaticky nezkontrolovaly správnost zadaných e-mailů, budete muset ověřit celou databázi kontaktů při hledání falešných adres (dfgfg@mail.ru) nebo adres s chybami (ivanov@mal. ru).

3. Použijte dvojité přihlášení

Double Opt In zajistí vysoce kvalitní základnu kontaktů: bude chránit před spamovacími roboty a podvodníky, nesprávnými adresami, minimalizovat bounce-rate a spamové stížnosti a zlepšit statistiky všech základních parametrů.

4. Informujte o pravidlech v uvítacím dopise

Okamžitě vysvětlete, kdy od vás dopisy očekávat a na jaká témata se budou týkat. To vám pomůže lépe zapojit nové odběratele do vaší reklamní kampaně.

Nastavení domény

V této části budeme hovořit o technických aspektech nastavení infrastruktury odesílajícího serveru a metodách autentizace domény.

infrastruktura

Infrastruktura serverů, které rozesílají hromadnou poštu, vyžaduje neustálou pozornost vysoce kvalifikovaných správců. Běžné podnikové servery jsou spravovány úplně jinak. Pokud dojde k chybám v konfiguraci nebo organizaci serveru s velkým množstvím pošty, následky mohou být katastrofální. Zvláštní pozornost by měla být věnována následujícím aspektům:

• Vyhrazené a sdílené IP adresy. Pokud s někým sdílíte IP adresu, buďte připraveni sdílet s ním odpovědnost. Pokud bude rozesílat spam, budete trpět i vy. Obecná IP adresa je vhodná pro ty, kteří posílají malé e-maily zřídka. Je lepší rozesílat rozsáhlou poštu z jedné nebo dokonce několika vyhrazených adres, aby bylo možné rozložit zátěž.
• Security. Pokud je váš server hacknut, veškerá tvrdá práce na vybudování dobré pověsti půjde dolů. Je lepší se postarat o bezpečnostní opatření předem, aniž byste čekali na útok hackerů.
• Odpovědi na „Požadavky“ poštovních služeb. Někdy může e-mailová služba požádat o opětovné zaslání e-mailu, aby bylo zajištěno, že jej neposlal spammer nebo robot. Neignorujte takové žádosti!
• Nastavení zpětné vazby. Je nutné, aby doména, ze které newsletter posíláte, mohla přijímat poštu. Chcete-li to provést, musíte nakonfigurovat položku v DNS MX (Mail eXchanger), který ukazuje na poštovní server (nebo několik serverů), který přijímá poštu pro vaši doménu.

Ověřování

Pamatujete si, kdo jsou vtipálci? Většina lidí jimi trpí, protože je těžké si po telefonu ověřit, zda je člověk tím, za koho se vydává. Ale v elektronické korespondenci naštěstí takové metody existují.

Poštovní služby určují, že e-mail je skutečně odeslán z domény uvedené jako odesílatel, a to díky záznamům SPF, DKIM a DMARC. Proto musíte zajistit, aby byl váš e-mail správně ověřen – spolu s kvalitou obsahu je to rozhodující pro vaši míru doručení.

Správným nastavením těchto záznamů můžete zabít dvě mouchy jednou ranou. Za prvé, budete chránit své předplatitele před podvodníky. Za druhé, poštovní servery důvěřují odesílatelům s tímto nastavením mnohem více.

SPF

SPF (Sender Policy Framework) je položka v Domain Name System (DNS). Určuje, které IP adresy mohou odesílat e-maily jménem domény.

E-mail odeslaný z adresy IP, která není v záznamu SPF, může být poštovním serverem umístěn do karantény nebo blokován.

ID odesílatele

Sender ID je metoda ověřování společnosti Microsoft podobná SPF. Není to standard, protože je zastaralý. Pomocí Sender ID můžete sledovat přeposílané e-maily od více odesílatelů. V zásadě, pokud je SPF záznam již nakonfigurován, není přidání Sender ID nutné. Na druhou stranu Microsoft tuto metodu ověřování doporučuje. Obojí lze konfigurovat.

rozšíření dkim

Podpis DKIM (Domain Keys Identified Mail) zajišťuje, že zpráva doručená poskytovateli skutečně pochází z domény, která je uvedena jako odesílatel. Poté poskytovatel zkontroluje reputaci poštovní domény a aplikuje na zprávy příslušné zásady. Zpráva bez DKIM podpisu má výrazně nižší šanci, že skončí ve vaší doručené poště.

DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting Conformance) umožňuje kombinovat pozitivní aspekty DKIM a SPF. Tento záznam říká poskytovatelům, co dělat s poštou, která neprojde kontrolami SPF a DKIM: přeskočit, filtrovat nebo odmítnout. Stanovuje také pravidla, podle kterých jsou odesílateli odesílány zprávy o vzniklých problémech. Na rozdíl od základních standardů DKIM a SPF se kontroly DKIM a SPF v rámci DMARC neprovádějí proti technickému odesílateli dopisu, ale proti odesílateli uvedenému v poli „Od:“.

Různí odesílatelé pro různé zásilky

Pokud posíláte několik typů e-mailů (propagační, transakční atd.), je užitečné rozdělit vaši poštu podle několika odesílatelů. Například budete posílat propagační e-maily z adresy promo@example.com a transakční e-maily z adresy podpora@example.com. Čím podrobněji segmentujete své e-maily, tím lépe.

Podrobné informace o nastavení doménových DNS záznamů najdete v sekci technické podpory eSputnik: Nastavení digitálního podpisu (DKIM, SPF a DMARC).

Kontrolní seznam

1. Ověřte, že všechna nastavení ověřování domény jsou správná

Záznamy SPF, DKIM, DMARC, MX jsou nutností pro normální doručování pošty.

2. Distribuujte různé typy zásilek různým odesílatelům

Snížíte tak možná rizika pro celou doménu.

Důvěřujte doručování vašich e-mailů na eSputnik

Písmena

Začněme tím hlavním. Vaše dopisy by měly být zajímavý předplatitelů.

Obsah

Otevření a zobrazení jsou analyzována e-mailovými službami, takže společnosti, které jednoduše plní svou schránku nepotřebným nevyžádaným zbožím, pravděpodobně nebudou mít dobrou pověst.

Předmět dopisu, čas odjezdu, jméno odesílatele a samozřejmě obsah dopisu – o každém z těchto faktorů byly napsány stovky článků, každému z nich je třeba věnovat maximální pozornost.

Ani jeden mailer veřejně neuvádí, podle jakých parametrů dopisy končí ve spamu. Pouze Mail.ru je víceméně otevřený. Tyto mechanismy detekce spamu se navíc neustále mění, což se samozřejmě veřejně nehlásí.

Je však jasné, že mnoho e-mailových služeb si buduje svou e-mailovou pověst na základě toho, jak často:

• zprávy jsou mazány nepřečtené;
• zprávy jsou přeposílány dalším uživatelům;
• zprávy se přesouvají z jedné složky do druhé (například ze složky „Promo“ do „Main“).

Všechny tyto ukazatele přímo závisí na zapojení příjemců do newsletteru, tedy na kvalitě obsahu.

Frekvence zasílání pošty

Mailingové služby si dávají pozor na příliš rozsáhlé mailingy, jejichž pověst ještě nebyla ověřena poštovní doménou. Nejprve se proto musíte „zahřát“: newsletter neposílejte do celé databáze najednou, ale po částech, s přestávkami.

I když již neexistují žádná technická omezení, neměli byste to s četností zasílání přehánět. Pamatujte, že kromě vás má uživatel alespoň několik desítek dalších předplatných.

Na druhou stranu, pokud je newsletter zasílán příliš zřídka, příjemci mohou mít čas zapomenout, že se přihlásili, zapojení se sníží, a proto se sníží míra otevření. Zvýší se počet odhlášených, sníží se přečtení. Můžete pozvat své odběratele, aby si zvolili frekvenci, s jakou od vás chtějí dostávat e-maily. A v případě blogů nebo informačních stránek si mohou vybrat témata, která je zajímají. Nejjednodušší způsob, jak tyto informace shromáždit, je prostřednictvím Formulářů Google. Máme podrobný návod, jak vytvořit anketu Google.

Najít střední cestu není snadný úkol. V eSputniku je například pro tento účel zabudovaná funkce “Anxiety Level Control”, která automaticky určí optimální frekvenci odesílání.

Kontrolní seznam

1. Používejte text a obrázky v poměru

Nepřehánějte ani jedno, ani druhé. E-mail bez jakéhokoli textu téměř jistě skončí ve spamu a bez obrázků se může zdát nudný nebo nemusí zprostředkovat potřebné informace (foto produktu).

2. Vyhněte se spamovým slovům v předmětu a těle e-mailu

Co tato slova jsou, by mělo být jasné na intuitivní úrovni. Představte si, že vám přijde dopis s předmětem „Bez závazku“, „Zhubněte za 2 dny“, „Další příjem“, „Není spam“ atd. Věřili byste odesílateli? Neexistují žádné spamové filtry.

3. Zkontrolujte odkazy

Odkazy na stránky třetích stran jsou nebezpečné – pokud mají špatnou pověst, e-mailové služby mohou blokovat doručení.

4. Nepoužívejte BASE64

Nevíte co to je? Pak tato položka není pro vás. Base64 používají spammeři ke skrytí obsahu e-mailů před spamovými filtry. Mimochodem, poštovní servery jsou podezřelé z jakéhokoli skrytého textu – například pokud je napsán bílým na bílém.

5. Přidejte odkaz pro zrušení odběru

Odhlašovací odkaz v dopise je lepší umístit na viditelné místo. Mnoho společností to dokonce přidává do záhlaví: pro vaši reputaci je mnohem lepší, když se uživatel odhlásí sám, než aby si na vás stěžoval u poskytovatele e-mailu.

6. Připomeňte si, jak váš e-mail skončil v klientově doručené poště

Vedle odkazu pro odhlášení umístěte připomínku, že se uživatel například přihlásil k odběru aktualizací blogu.

7. Přidejte odkaz na centrum předvoleb

Preference Center je konvenční název pro službu, ve které může kdokoli uvést, co chce přijímat a za jakých podmínek. Použití preferenčního centra pomáhá přiblížit newsletter co nejvíce potřebám konkrétního odběratele. A proto to zlepší zapojení i doručitelnost.

8. Zkontrolujte svůj HTML

Ujistěte se, že se frontend zobrazuje správně na různých zařízeních a v různých e-mailových klientech. E-maily s nesprávnými nebo přetíženými kódy končí ve filtrech mnoha e-mailových služeb. Udržujte svůj HTML kód čistý.

9. Použijte prostý text a nastavte možnost vidět webovou verzi e-mailu

Ne všechny platformy a e-mailové služby zobrazují HTML, takže byste měli používat také prostý text, nezapomeňte na webovou verzi, pokud se obrázky nezobrazují v e-mailovém klientovi.

Konstantní řízení

A nakonec otestujte dopisy, zkontrolujte výsledky rozesílání a analyzujte je. Bez ohledu na to, jak pečlivě proces nastavíte, stále existuje riziko, že se něco pokazí. Čím dříve si problému všimnete, tím menší škody způsobí.

Techniky a nástroje, které s tím pomohou, najdete v našem článku na blogu „O pověsti odesílatele a technických službách“.