8 služeb pro automatizaci rutinních úkolů

Správa rutiny: nejlepší aplikace a služby pro práci

Workflow management odstraní chaos z projektů a přinese řád. K dosažení tohoto cíle existuje řada softwarových řešení, která vám pomohou dosáhnout vašeho cíle efektivněji, zautomatizují určité úkoly a zjednoduší a zrychlí vaši práci. Redaktoři ZOOM.CNews shromáždili aplikace a služby, které optimalizují pracovní postup.

Autor Yana Ostanina

Správa rutiny: nejlepší aplikace a služby pro práci
Datum zveřejnění: 13.11.2023

Integrace služeb: Albato a Webjack

Pomocí speciálních služeb můžete automatizovat rutinní procesy a uvolnit čas pro důležitější úkoly. Albato je ruská platforma pro integraci různých systémů: CRM, sociální sítě, instant messenger, analytika atd. Pomocí této platformy můžete shromažďovat data ze všech zdrojů, automatizovat rutinní procesy díky šablonám a navazovat spolupráci v rámci týmu, aniž byste se uchylovali ke službám programátorů.

Albato má aplikace pro Android, iOS a verzi prohlížeče, takže máte vždy přístup ke všem svým pracovním postupům. Služba je placená, cena základního tarifu je 1499 14 rublů měsíčně, zkušební doba je XNUMX dní.

A s pomocí platformy Webjack bude také možné integrovat různé webové služby: sbírat data z formulářů pro zájemce na sociálních sítích a webech, slučovat přijaté informace do Google tabulek a přenášet je do Bitrix24 nebo AmoCRM.

Webjack nemá vlastní aplikaci, pouze verzi prohlížeče dostupnou pro jakékoli zařízení. Náklady na používání služby jsou od 900 rublů měsíčně, prvních 5 dní je zdarma.

Plánovací schůzky: Planner a Fasti.me

Plánování schůzek a podnikání pomocí moderních online platforem je mnohem pohodlnější: všechny kalendáře jsou vždy po ruce, klienti a kolegové se mohou na schůzky přihlašovat sami a díky připomínkám vám nic důležitého neunikne.

Planerka je ruská služba pro plánování hovorů při práci na dálku. Stačí k němu připojit svůj osobní a pracovní kalendář a služba sama vytvoří rozvrh. Svůj kalendář můžete sdílet s kolegy a klienty a oni si mohou rezervovat svůj vlastní čas na schůzky Zoom. Plánovač může posílat připomenutí schůzek a také denní plán.

Služba je dostupná v prohlížeči na jakémkoli zařízení a také v telegramovém robotu. Minimální cena je 450 rublů za měsíc. Prvních 5 schůzek je možné naplánovat zdarma k vyzkoušení služeb Plannerky. Existuje synchronizace s kalendáři Google, Apple, Yandex atd.

Další možností je Fasti.me. Jedná se o online službu pro tvorbu osobního rozvrhu a plánování schůzek, která je vhodná pro konzultanty, fotografy, tutory apod. S její pomocí si klienti samostatně domluví schůzku na vámi navržený čas a při zrušení si místo v kalendáři se automaticky uvolní. V rozvrhu můžete určit formát – online nebo offline, stejně jako umístění – Zoom nebo skutečnou adresu. Fasti se synchronizuje s kalendáři Yandex a Google.

Fasti.me nemá žádné aplikace, pouze verzi prohlížeče. Fasti lze přidat na váš osobní web pomocí speciálního widgetu. Služba v tuto chvíli nabízí pouze bezplatné předplatné na dobu 1 roku.

Údržba seznamů úkolů: Google Tasks a TickTick

Webové služby a aplikace pro správu seznamů úkolů a úkolů vám pomohou organizovat a zefektivnit váš pracovní proces.

Jednou z nejoblíbenějších služeb zůstávají Úkoly Google, bezplatná možnost od společnosti Google, která vám umožňuje vytvářet a spravovat seznamy úkolů. Je dostupná prostřednictvím webového rozhraní a mobilních aplikací pro Android a iOS.

Pomocí Google Tasks mohou uživatelé vytvářet seznamy úkolů, nastavovat termíny, přidávat k nim poznámky a sdílet je s ostatními uživateli. Služba je integrována s dalšími produkty Google, jako je Gmail a Kalendář, což usnadňuje správu úkolů a plánování času, přijímání včasných upozornění e-mailem a snadné přeplánování úkolů.

Služba TickTick je vhodná pro udržování seznamů úkolů a úkolů. Je k dispozici téměř na všech platformách: jako aplikace pro Android, iOS, macOS, Windows, rozšíření pro Google Chrome a jednoduše v jakémkoli prohlížeči.

V TickTick si můžete dělat poznámky, vytvářet seznamy úkolů, určovat prioritu dokončení a přidávat komentáře a štítky k úkolům. Bezplatná verze nemá možnosti spolupráce, widgety pro smartphony, statistiky atd.

Pořizování poznámek a synchronizace: Google Keep

Díky speciálním aplikacím si můžete nejen zapisovat své nápady a seznamy úkolů, ale sdílet je s ostatními lidmi, prohlížet si je na jakémkoli zařízení ve vhodnou dobu, doplňovat textové poznámky hlasovými zprávami, fotografiemi, odkazy atd.

Google Keep je bezplatný správce poznámek od společnosti Google dostupný jako aplikace pro Android a iOS, rozšíření pro Chrome a webová verze.

Tato jednoduchá služba má několik zajímavých a užitečných funkcí. Google Keep například rozpoznává hlasové zprávy a text v obrázcích, poznámky lze doplnit ručně kreslenými kresbami a diagramy, odeslat do Google Docs, synchronizovat s Kalendářem, sdílet s ostatními uživateli a podobně.

Otestovali jsme další aplikace na psaní poznámek a shromáždili je v samostatném článku.

Spolupráce s dokumenty: Dokumenty Yandex

Pomocí cloudových služeb může na jednom projektu pracovat více lidí současně a přitom být na různých místech. To lze provést pomocí prezentací, tabulek a samozřejmě textových dokumentů.

Yandex Documents je ruská obdoba Dokumentů Google, která se začíná těšit popularitě. Abyste jej mohli začít používat, potřebujete pouze Yandex ID.

Služba je zdarma, ale s některými placenými funkcemi (nastavení zabezpečení, zvýšený cloud) dostupnými v předplatném Plus (199 rublů měsíčně).

Pomocí Yandex Documents můžete vytvářet a upravovat textové soubory, tabulky a prezentace, zanechávat komentáře a prohlížet úpravy. Dokumenty se automaticky ukládají na disk Yandex. Služba má některé nevýhody: neexistují žádné aplikace pro mobilní zařízení, chybí některá oblíbená písma a chybí režim offline.

Další aplikace pro práci s dokumenty naleznete zde.

Úložiště a snadný přístup k datům: Disk Yandex a Cloud Mail.ru

Díky cloudovému úložišti dat budou soubory vždy po ruce: nezmizí, pokud se vám porouchá počítač, vždy můžete najít dokument, který potřebujete, a sdílet jej s kolegy.

Domácí služba Yandex Disk vyžaduje pouze registraci – Yandex ID. Yandex Disk poskytuje bezplatné úložiště až do 10 GB, a pokud to nestačí, můžete se přihlásit k odběru od 199 rublů.

Funkce disku Yandex: nastavení sdíleného přístupu ke složkám; vytváření alb a složek; prohlížení fotografií a videí; úprava dokumentů; automatické nahrávání fotografií a videí ze smartphonu a PC; integrace s jinými službami Yandex atd. Všechny funkce platformy můžete využívat jak ve webovém prohlížeči, tak v mobilních a desktopových aplikacích.

Podobné úložiště z Mail.ru má verzi prohlížeče a také aplikace pro Windows, MacOS a mobilní zařízení iOS a Android. K práci potřebujete účet Mail.ru.

Každý uživatel má k dispozici bezplatné úložiště o velikosti až 8 GB. Pokud to nestačí, můžete si vybrat z několika tarifů od 79 rublů měsíčně. Možnosti služby: vytváření složek pro spolupráci; úprava dokumentů, tabulek a prezentací; automatické nahrávání fotografií ze smartphonu; rozpoznávání dokumentů na fotografiích; integrace s poštou Mail.ru; kontrola souborů na viry.

O dalších ruských cloudových službách jsme hovořili v samostatném článku.

Optimalizace pošty: Thunderbird a Aqua Mail

Tyto služby budou užitečné pro ty, kteří používají několik poštovních schránek najednou: všechny dopisy budou na jednom místě.

Thunderbird je bezplatný e-mailový klient od Mozilly. Služba má desktopové aplikace pro všechny populární platformy, Windows, MacOS, Linux. Thunderbird spolupracuje s většinou e-mailových služeb, jako je Mail.ru, díky podpoře protokolů IMAP, POP3 a SMTP.

V Thunderbirdu můžete spravovat svůj e-mail, sbírat dopisy z různých schránek, nastavovat filtry, pracovat s kalendářem, úkoly a poznámkami. Tento e-mailový klient má navíc vestavěný antivirus a antispam.

Aqua Mail je další e-mailový klient pro osobní a firemní poštu. Aqua Mail má verzi prohlížeče a aplikace pro zařízení Android a iOS. Všechny důležité funkce jsou k dispozici zdarma: práce s hlavními e-mailovými službami a firemním e-mailem, správa složek, pohodlné formátování, ukládání dopisů ve formátu PDF.

Připravte se na to, že v bezplatné verzi bude na konci každého vašeho dopisu odkaz na webovou stránku e-mailového klienta.