Hlavní tajemství, proč vám time management nefunguje

Proč se nemusíte věnovat řízení času a produktivitě

Svět je posedlý time managementem a touhou stát se produktivnější. Novinář Sergej Korol, který zažil různé techniky pro zvýšení vlastní efektivity, je připraven přiznat jejich selhání.

Jan Theolog měl čtyři jezdce z Apokalypsy: Mor, Svár, Hladomor a Smrt. Lidé čekali na kostnaté jezdce po staletí, ale zdá se, že k nám přišli v jiné podobě. Jezdci Apokalypsy 21. století jsou jóga, chytrý telefon, kredit a – to nejdůležitější a nejhorší ze všech – Time management.

Lidé vytvořili umění být produktivní, ale nevšimli si, jak se to vymklo kontrole a sežralo je zevnitř. Všichni kolem se zbláznili a pilně se zahrabávají do podnikání. Jeden známý dlouho hledal ve svém pracovním kalendáři 20minutový volný prostor na telefonní hovor a pak smutně zvolal: „Promiň, i oběd je obsazený!“ Další kamarád vymyslel metodu 10-10 – začíná pracovat v 10 hodin a končí ve 10 hodin. Třetí hovořil o rekordech nosnosti mezi koňmi: kůň prý táhne prázdný vozík, do kterého se postupně přidávají pytle s pískem. Kde se kůň postaví, tam má rekord. Během tohoto příběhu jsem se ani neusmál. Přesně vím, jak se tento kůň cítí.

Moje vášeň pro time management a produktivitu mě přivedla ke spolupráci s terapeutem. Nainstaloval jsem si tucet programů, přečetl tucet knih a sto článků o tom, jak toho udělat víc, a uvědomil jsem si, proč je to všechno úplný nesmysl. Řeknu vám, na co jsem přišel: možná vám to ušetří čas.

Potřeba udělat víc často pramení z pocitu, že všichni kolem mě jsou v pohodě a výkonní a jen já jsem pohodový parchant.

Například jeden známý v rozhovoru mluví o svém novém projektu a o tom, jak na něm strávil dny prací, a já si pomyslím: „To je správný přístup, ale já se tady flákám.“ Nebo vás kolegové pilně žádají, abyste pracovali večer a úkol dokončili o víkendu. Nebo na Facebooku píší pravidelné příspěvky o úspěších roku nebo měsíce, ale ty nemám.

Zdá se mi, že žijeme ve světě, kde jsou lidé posuzováni na základě relativních a subjektivních vlastností. Jestliže v temných dobách člověka představovalo příbuzenství, později víra, nyní ho představuje povolání a úspěch v něm. Děláte toho hodně, mluvíte o tom, nezůstávejte pozadu – jde vám to skvěle.

Jak uniknout. V první řadě jsem si povídal s kolegy a vysvětloval, že tolik práce mě vyčerpává, že je to málo platné – kvalita klesá. Několikrát mi nevěřili a já jsem to rád ukázal.

Abych na úspěchy kolegů a konkurentů nezáviděl, začal jsem je chválit. Když někdo zveřejní příspěvek na Facebooku, reaguji: „Jsem na tebe hrdý, starče!“ Zpočátku jsem nevěřil, že to bude fungovat, ale terapeut mě přesvědčil. Postupem času se uvnitř opravdu něco změnilo a já se naučil být rád za druhé. Když jste šťastní, nežárlíte a budete mít více síly pro své záležitosti.

Dalším rysem, který mě vyčerpal, byl přízračný pocit, že teď stojí za to pracovat a dělat věci kvůli nějaké fázi života, která bude následovat: „Pak se můžu věnovat svým koníčkům a odpočinout si od práce.“ Všechno se ale ukázalo jako podvod. Terapeut řekl, že honba za „jiným“ životem vede lidi ke krizi středního věku: síly docházejí, ale nová etapa stále nepřichází.

Jak uniknout. Pro začátek jsem se přinutil dělat každodenní věci, které mě zajímají a které byly většinou odkládány pod hromadu pracovních úkolů. Rok a půl jsem nečetl žádnou knihu, protože jsem neměl čas, a je to hrozné. Nyní je „Číst 30 minut“ součástí seznamu úkolů spolu s pracovními úkoly. Je jasné, že jde o šokovou terapii, ale návyk by se měl zafixovat.

Csikszentmihalyiho „Flow“ mě přesvědčil, že v budoucnu nebude více času než nyní a že míra štěstí je rovnoměrně rozložena napříč etapami života člověka. Na jednu stranu mě pochopení, že to bude později stejné, donutilo něco udělat hned teď. Na druhou stranu mi to dalo flexibilitu nevyžadovat od sebe tak striktně efektivitu, protože neefektivní lidé jsou stejně šťastní. Obecně platí, že dělat něco, aniž byste si něco slibovali, se ukázalo jako skvělá taktika.

Základem time managementu je každý den vyplňovat to-do list. Ráno otevřete svůj seznam, vyberete si úkol, uděláte ho a pak to opakujete, dokud vám nedojdou.

V tomto konceptu je úskalí. Smyslem práce je dokončit všechny úkoly a vyčistit seznam. Když jsou všechny úkoly uzavřené, cítíme se spokojeni. Když práce zůstane – zklamání. Z tohoto důvodu existuje pobídka dokončit všechny věci za každou cenu: sedět pozdě, pracovat o víkendu. Je to nebezpečné. Když se člověk soustředí na cíl a nevěnuje pozornost okolnímu prostředí, nevnímá své vyčerpání a dostává se do problémů. Freediveři na to často umírají. Na značku myslí jen v hloubce, kterou si potřebují vzít s sebou, a snaží se k ní za každou cenu ponořit. Ignorují proto signály těla, které křičí o kritickém stavu. Někteří ztrácejí vědomí a umírají s myšlenkou na značku, aniž by si toho vůbec všimli.

Ještě z filmu „Bruce Almighty“
© kinopoisk.ru

Jak uniknout. Našel jsem několik způsobů, jak si z nekonečného maratonu vybrat to, co potřebuji. Nejprve omezím svůj seznam úkolů. Dnes dělám jen ty úkoly, které v něm jsou, a všechny nové se odesílají druhý den. V seznamu je 7–10 prázdných buněk, ne více. Velikost seznamu vybírám podle vlastního pocitu: jak vše zvládnout bez únavy.

Za druhé se učím zbavovat se nedůležitých věcí. Podívám se na seznam a pomyslím si: „Co když odškrtnu úkol, aniž bych to udělal?“ Pokud se zdá, že nic, přeškrtnu to. David Allen ve sbírce esejů o umění dát věci do pořádku čas od času radil celý seznam úplně resetovat. Skutečně důležité úkoly vám připomenou samy sebe a vrátíte se k tomu.

A na závěr ještě pár věcí, které jsem si uvědomil:

— je normální nemilovat svou práci, ale jednoduše vyměnit čas za peníze za kurz, který je pro vás výhodný. Je jen nenormální dělat špatnou práci;

— důležité není, kolik volného času zbývá, ale čím ho trávím;

– pokud je workoholik dobré a líbí se ti to, nedej bože cokoli měnit. Time management terapie je dobrá pro ty, kteří jsou unavení;

— Nemusím být efektivnější nebo úspěšnější, pokud nechci.