14 pravidel komunikace v messengeru

Jak komunikovat v instant messengerech: manifest normálních lidí

Tento text obsahuje pravidla získaná léta práce na messengeru. Tento odkaz můžete připnout do hlaviček všech svých pracovních chatů, přidat do firemního onboardingu nebo ho jednoduše poslat svým kolegům, aby se měli při školení nováčků vždy o co opřít.

Představte se při prvním kontaktu

Pokud je to váš první kontakt, je třeba se představit a napsat, o jaké problematice mluvíte. Z vašeho jména v messengeru nemusí být zřejmé, jaké je vaše jméno, a pro vašeho partnera může být nepříjemné se ptát znovu.

Pokud jste začali komunikovat s osobou v jednom kanálu (například po telefonu) a pokračujete v jiném (například v instant messengeru), musíte mu na začátku komunikace připomenout, kdo jste a v jaké záležitosti.

V ideálním případě byste si v pracovním messengeru měli nastavit jméno tak, aby bylo hned jasné, kdo jste – Olga, Ivan nebo Maria, a ne Hölga, iOne nebo Mary Løve.

Nečekejte na odpověď

Máte-li na člověka otázku, pozdravte ho a hned se ho zeptejte. Nemůžete napsat „Ahoj“ a čekat na odpověď.

Osoba má právo odpovědět vám za 10 minut, hodinu, několik dní nebo neodpovědět vůbec. Dejte mu příležitost, aby vám plně odpověděl, jak se mu bude hodit.

Rozdělte zprávu na smysluplné části

Existují dva extrémy při rozdělování zpráv na části: jedno slovo na zprávu nebo „plátno“ textu.

Udržujte to uprostřed: jedna zpráva by měla obsahovat jednu myšlenku, jednu otázku nebo jednu větu. Představte si, že by měl člověk přejet zprávu a konkrétně na ni odpovědět.

Držte se tématu

Ve skupinových chatech pište na téma uvedené v názvu chatu. Pokud potřebujete diskutovat o jiném tématu se stejnými lidmi, vytvořte nový chat. Nediskutujte o novém tématu ve starém chatu.

To je nezbytné, aby bylo možné později vaši konverzaci najít mezi chaty. Když se v jednom chatu probírá mnoho témat paralelně, je to peklo.

Diskutováno – zavázat se

Pokud v chatu diskutujete o projektu s mnoha možnostmi, napište na konci diskuze souhrnnou zprávu, na čem jste se dohodli. Pokud je to možné, zajistěte nebo vizuálně označte.

Představte si, že člověk, který se nezúčastnil vaší diskuse, bude muset udělat práci na základě výsledků vašich dohod. Jak může pochopit, na čem jste se přesně dohodli? Představte si, jak těžké pro něj bude přečíst kilometr vašeho žvanění, aby pochopil, co by teď měl dělat.

Potřebujete odpověď – kontaktujte mě

Ve skupinovém chatu předpokládejte, že to nikdo nečte. Pokud potřebujete reakci od konkrétní osoby, kontaktujte ji přezdívkou, aby se zobrazilo upozornění.

Na zprávy je lepší odpovídat pomocí funkce „Odpovědět“ a ne pouhým odpálením zprávy. Představte si, že osoba, které odpovídáte, přešla na jiný chat a když se vrátí, vaše odpověď již byla ztracena.

Hlas – s dovolením a po částech

Pokud o tom máte s příjemcem dohodu, můžete posílat hlasové zprávy. Pokud ji ještě nemáte, musíte si ji pořídit. Zeptejte se, zda by dotyčnému vyhovovalo poslouchat hlasový záznam. Lidé obvykle řeknou „Ano, žádný problém“.

Golosovukhové rozzuří, když jsou posláni bez ptaní. A dvojnásob, když jsou poslány k cizím lidem bez ptaní.

Místo jednoho dlouhého hlasu řekněte několik krátkých a rozdělte je podle tématu.

Po 9:XNUMX se nepíše nic dobrého

Pokud se ocitnete v pracovním chatu poté, co skončí „Goodnight kids“, pravděpodobně na tom nejste nejlépe psychicky. A vaši kolegové – ještě víc.

Pokud je to možné, neveďte pracovní diskuse na chatech v noci, o víkendech nebo svátcích. Noc je pro spánek. Prázdniny jsou pro odpočinek. Hlavy lidí v noci nefungují dobře. O víkendech si lidé chtějí odpočinout, ne tohle všechno. Když si jeden živý člověk po hodinách začne se všemi povídat, všechny to naštve, ale pokud se do konverzace nezapojíte, je to, jako byste o něco důležitého přišli. Nebuď tou osobou.

Pokud opravdu chcete posílat zprávy v noci nebo o víkendu, nastavte si odložené odesílání.

Co s tím dělat, „Dýko“?

1. Pošlete odkaz na tento článek přátelům, kolegům a všem, kdo v práci komunikují přes instant messenger.
2. Připojte odkaz na tento článek ve svých pracovních chatech.

14 pravidel komunikace v messengeru

Začněme tím nejzákladnějším: pracovní den skončil – uzavíráme korespondenci. A budete méně rušeni, pokud budete offline, a vaši kolegové si po večeru odpočinou bez neustálých upozornění.

Důležité! Pokud pracujete na dálku a partner žije v jiném časovém pásmu, vezměte tuto skutečnost v úvahu. Můžete napsat dopis a naplánovat jej na konkrétní čas – tuto funkci nyní využívá většina platforem. Něco můžete napsat v noci pouze v jednom případě – komunikace byla dohodnuta s partnerem nebo termín byl již včera.

2. Hlasové zprávy

Navzdory pohodlí „hlasu“ je většina lidí stále považuje za otravné. A někdy je prostě nepohodlné poslouchat. Statistiky potvrzují, že 31 % Rusů nemá rádo zvukové zprávy v instant messengerech. Pokuste se vyjádřit své myšlenky textem, protože pokud bude nutné najít vaši zprávu mezi několika stovkami dalších, lze to snadno provést pomocí funkce „hledat“ a zvuk se jednoduše ztratí.

Můžete odeslat hlasovou zprávu, pokud kolega potvrdil, že si může najít čas na její poslech. Mluvte jasně a k věci a také napište krátký motivační dopis k projevu – kdykoli si pak budete moci zapamatovat, co bylo ve zprávě řečeno, a nebudete to muset znovu poslouchat.

Další užitečné materiály najdete na našem telegramovém kanálu „Knihovna programátorů“

3. Gramatika

Komunikace s kolegy a nadřízenými v instant messengerech vyžaduje pečlivost nejen ve výrazech, ale i v pravopisu. Nedělejte chyby, abyste se neprojevili jako negramotný člověk – vždy si zprávu před odesláním přečtěte znovu a pamatujte, že T9 je váš nepřítel. Pokud je to možné, používejte počítačové verze instant messengerů – kontrola a oprava chyb v nich je mnohem jednodušší než v mobilních aplikacích.

4. Přijatelná neformální komunikace

Komunikace prostřednictvím instant messengerů snížila laťku obchodní etikety. Neformální komunikace se stává normou – můžete si klidně přát dobrý den nebo úspěšnou prezentaci. Ale nepřehánějte to – koneckonců je to obchodní korespondence a ne chat s přítelem. V období exacerbace chřipky nebo jiné vlny Covidu je vhodné místo „Dobré ráno a mějte produktivní den!“ napište například „Přeji všem jen 36,6!“ Nenápadně a bez narušení osobního prostoru.

5. Stručnost je sestra talentu

Chaty v instant messengerech nejsou určeny pro dlouhé tirády – cení se zde stručnost a výstižnost. Pamatujte na jednoduché pravidlo: jedna zpráva – jedna myšlenka nebo nápad. A to nejhorší, co vás napadne, je několik zpráv jednoho slova. To je nepříjemné v osobní korespondenci, ale v podnikání to není vůbec vhodné. Vyhněte se nejednoznačným frázím, barvitým popisům a byrokratickému jazyku.

6. Osobní – v PM

Krátké, ale velmi důležité pravidlo. Dosažení vzájemného porozumění v obchodních záležitostech není vždy snadné, ale probírat stížnosti na jednoho kolegu nebo klást otázku určenou pouze jedné osobě v obecném chatu je nevhodné. Nezveřejňujte konflikt – jděte do soukromí.

7. Nejen posel

Navzdory skutečnosti, že instant messenger se stal nedílnou součástí komunikace po celém světě jak v soukromých podnicích, tak ve velkých korporacích, není tento komunikační kanál oficiálně uznáván. Použijte e-mail k potvrzení důležitých rozhodnutí a dohod.

8. Komunikační styl

To platí pro body týkající se hlasových zpráv, neformální komunikace a krátkých nápadů. Ještě bych zmínil emotikony a nálepky – jejich použití je možné v chatu, kde se každý z účastníků takové komunikaci nebrání. Buďte opatrní s používáním slangu a klišé – své oblíbené fráze nechte pro komunikaci s přáteli nebo stejnými kolegy, ale ne v obchodní korespondenci.

9. Stop spamu!

O tom jsme již psali výše, v odstavci o osobních zprávách. Není třeba rozdělovat jednu větu nebo malý odstavec do několika zpráv – telefon kolegy zazvoní z oznamovacího signálu. Navíc se může stát, že bude na důležité schůzce a zapomene vypnout zvuk – bude pak podrážděný nejen příjemce vaší hromady zpráv, ale i všichni zaměstnanci a nadřízení kolem něj. Kromě toho čekání, až svou myšlenku dokončíte další větou (nebo dokonce více než jednou), je únavné.

A je lepší přidat zdvořilé „děkuji“ nebo „prosím“ na konec věty, než to psát samostatně – to je rušivé, protože partner se rozhodl, že zpráva obsahuje důležitý dodatek od vás, a ne slova vděčnost nebo žádosti.

10. Pouze provozní otázky

Toto pravidlo může shrnout vše výše uvedené: poslové jsou užitečná věc, ale ne „všelék“. Použijte chat k řešení naléhavých problémů a diskutování o termínech projektu. V messengeru byste neměli vést veškerou obchodní korespondenci, protože zprávy se mohou ztratit v proudu dalších zpráv a nekompetentní kolegové se mohou zapojit do diskuse o důležitých věcech.

V chatech v košíku nebo WhatsApp řešte pouze obecné problémy, a pokud jsou pro vás a vaše kolegy jiné komunikační prostředky nepohodlné, pak nebuďte líní a vytvořte několik chatů – například „Obecné“, „Důležitá rozhodnutí“ a „Povídání“. ” 🙂

Přednáška na dané téma

Související materiály

• Syndrom podvodníka: 5 způsobů, jak překonat pocity „nezaslouženého úspěchu“
• ⚕️ 13 návyků, které brání rozvoji našeho potenciálu a snižují produktivitu
• Síla řeči: 8 tipů, jak se připravit na veřejné vystoupení