Ganttův diagram – nástroj pro ty, kteří neradi promeškají termíny

Ganttův diagram: jak jej používat pro řízení projektů

Hlavním účelem vizualizace informací ve formě Ganttova diagramu je sledovat fáze projektu a dokončit jej včas. Tento nástroj je užitečný nejen pro manažery, kteří potřebují udržet svůj tým ve střehu, ale také pro sebekontrolu zaměstnanců a upřednostňování úkolů.

Ganttův diagram je nástroj pro řízení projektů, který vám umožňuje regulovat práci v několika oblastech: plánovat a plánovat projekty, sledovat závislosti mezi úkoly, delegovat, rozdělovat zdroje a neustále sledovat proces dokončení každého úkolu.

Projektoví manažeři a zaměstnanci mohou prohlížet kalendář podle úkolů a sledovat jejich pokrok. Plánování úkolů a jejich zobrazení jako grafika umožňuje týmům plnit termíny.

Kdo je Henry Gantt

Henry Lawrence Gantt (1861 – 1919) byl americký průmyslový inženýr. Známý tím, že v roce 1912 navrhl diagram, který byl použit ve velkých infrastrukturních projektech, včetně výstavby přehrady Hoover Dam během Velké hospodářské krize a systému mezistátních dálnic USA v 1950. letech XNUMX. století.

Gant na zlepšení produktivity spolupracoval s dalším americkým inženýrem Frederickem Taylorem. Zabýval se problematikou výběru personálu a materiálních pobídek pro pracovníky.

Kromě diagramu je známý tím, že obhajuje systém odměňování za práci-bonus. To znamená, že prosazoval vyplácení pravidelných mezd za odpracovanou dobu a další bonusy v případě překročení normy.

Zpočátku byly Ganttovy diagramy připravovány ručně, což bylo nepohodlné. Pokaždé, když byly v projektu provedeny změny, musely být překresleny.

Od 1980. let umožnily počítače vytvářet pokročilé Ganttovy diagramy. Tím byl problém s ručním zadáváním dat vyřešen.

Dnes lze Ganttovy diagramy vytvářet online – zdarma v Excelu nebo pomocí různých služeb.

Prvky Ganttova diagramu

Ganttův diagram obvykle obsahuje několik důležitých prvků.

Časová osa. Běží zleva doprava, obvykle se měří ve dnech a zobrazuje data, kdy bude projekt dokončen.

Úkoly. Každý obdélník na diagramu představuje samostatný úkol, který je součástí projektu.

Ganttův diagram zahrnuje dva typy úloh: paralelní a sekvenční. Na souběžných úkolech lze pracovat s dalšími, zatímco na sekvenčních úkolech závisí dokončení jiné práce v projektu.

Doba trvání. Ukazuje, jak dlouho bude trvat vyřešení každého problému. Úkoly jsou často omezeny datem zahájení a datem ukončení.

Odpovědný. Většina služeb, které umožňují vytvářet Ganttovy diagramy, má možnost přiřadit osobu odpovědnou za úkol.

Milníky. Uveďte obecné úkoly, které nemají konkrétní dobu trvání a obvykle označují dokončení konkrétní části projektu.

Závislosti Jednou z nejdůležitějších vlastností Ganttova diagramu je jeho schopnost zobrazit závislosti úkolu, kdy úkol nemůže začít nebo skončit, dokud nezačne nebo nedokončí jiný úkol. Špatně naplánované projekty (a nezodpovězené závislosti) jsou hlavním důvodem selhání projektů, takže jasné pochopení pořadí a trvání úkolů je hlavním klíčem k úspěchu projektu.

Je třeba mít na paměti tři typy úkolů:

• Úlohy Start-to-Start: Úlohy, které nelze spustit, dokud se nespustí předchozí úloha.
• úkoly dokončit: úkoly, které nelze dokončit, dokud není dokončen jiný úkol.
• Úlohy od dokončení k zahájení: Úlohy, které nelze spustit, dokud nebude dokončena předchozí úloha.

Definováním lineárních úkolů můžete pochopit dobu trvání projektu a jak dlouho bude trvat dokončení každé fáze.

Ganttův diagram nabízí odpovědi na základní a důležité otázky:

• Jaké problémy je třeba řešit?
• Kdy projekt začíná a kdy se očekává jeho dokončení?
• Kdy je potřeba začít řešit konkrétní problém a kdy ho plánujete dokončit?
• Jaké úkoly se překrývají a jak jsou propojeny?
• Kdo je za úkol zodpovědný?

Diagramy pomáhají projektovým manažerům identifikovat kritické body v implementaci projektu a zajistit, že klíčové úkoly nebudou zpožděny.

Příklad Ganttova diagramu

Níže je uveden příklad jednoduchého Ganttova diagramu vytvořeného v Excelu. Úkoly projektu a jejich trvání jsou reprezentovány osami. Každý úkol je znázorněn jako obdélník. Délka obdélníku je doba trvání úkolu. Pokud se dva obdélníky „překrývají“, znamená to, že se úkoly zobrazují současně.

V uvedeném příkladu Ganttova diagramu bez pokročilých funkcí můžete vidět seznam úkolů, které projekt zahrnuje, datum zahájení a ukončení každého úkolu, trvání a závislosti mezi úkoly.

Ganttův diagram je zvláště užitečný pro řízení projektu, když existuje více závislostí a mnoho úkolů se provádí současně.

Jak vytvořit Ganttův diagram v Excelu

Excel nevytváří nejpodrobnější Ganttův diagram. Je například obtížné seskupit prvky v rámci úkolu a vytváření závislostí a aktualizace úkolů vyžaduje více úsilí než v online službě. I ten nejjednodušší Ganttův diagram vám však umožňuje vizualizovat milníky projektu a sledovat je podle plánu.

Kroky k vytvoření diagramu

1. Začněte vytvořením rozsahu dat v aplikaci Excel: seznam úkolů, zadejte datum zahájení a datum ukončení nebo počet dní na úkol.

2. Uchopte vytvořený rozsah dat a na horním panelu vyberte přes záložku „Vložit“ skládaný pruhový graf.

3. Změňte pořadí úkolů tak, aby Ganttův diagram začínal prvním úkolem. Chcete-li to provést, klikněte na osu úkolu a vyberte „Obrácené pořadí kategorií“.

4. Zformátujte graf. Chcete-li to provést, přejděte na kartu Formát a vyberte možnost Bez výplně.

5. Změňte název grafu. Zadejte název osy, změňte barvu podle potřeby.

Bezplatnou šablonu Ganttova diagramu v aplikaci Excel lze stáhnout z webu společnosti Microsoft. Zde můžete zadat datum zahájení, trvání a aktuální stav každého úkolu. Diagram můžete také sdílet se svým týmem.

Kde použít Ganttův diagram

Tento způsob vizualizace informací o projektu lze použít v jakékoli profesní oblasti, kde je vyžadováno sledování termínů a plnění úkolů. Ačkoli, jak jsme již viděli, v Excelu je obtížné nakonfigurovat graf tak, aby poskytoval maximální možnosti.

Projektový management. Diagramy pomáhají manažerům identifikovat úkoly spojené s každým projektem, vytvářet pro každý úkol časovou osu a průběžně přiřazovat data, nástroje a aktualizace.

Řízení marketingových kampaní. Spuštění kampaně vyžaduje definování odpovědností a rolí několika účastníků, formulování a rozdělení úkolů, sledování výsledků a mnoho dalších jemností. Některé z těchto možností lze zobrazit v Ganttově diagramu.

Projektové řízení designu. Návrháři používají diagram k plánování spuštění návrhu, sledování fází brainstormingu a sdílení fází projektu.

Uvedení produktu. Takový projekt se skládá z mnoha pohyblivých prvků. Je nutné pracovat s analytiky, rozpočty, rozdělovat role v týmu a provádět hodnocení rizik. Užitečné je také nastavení závislostí a přiřazení úkolů konkrétním lidem.

Správa kampaní na sociálních sítích. Při vytváření Ganttova diagramu pro práci na sociálních sítích je důležité zajistit takové prvky, jako je příprava obsahu a nástroje, které se používají na každém distribučním kanálu.

Řízení event marketingu. Ganttův diagram vám umožňuje sledovat implementaci strategie, pokrok týmu a klíčové aktivity před, během a po události.