Jak vše zvládnout, rozvíjet se a nepromarnit svůj život

Steve Jobs řekl: „Nejcennější zdroj, který máme, je čas“. Jak vše zvládnout? I přes zrychlení života, sociální sítě a neuvěřitelné tempo má den stále 24 hodin. Odpovíme na důležité otázky: jak lidé vše zvládají, jak plánovat úkoly během dne a jak můžete zvýšit svou produktivitu.

Tipy: jak vše zvládnout?

Plánování a denní rutina

• Udělejte si den předem seznam úkolů na nový den. K tomu můžete použít běžný poznámkový blok s perem, textový editor v telefonu nebo specializovanou aplikaci pro mobilní zařízení či počítač;
• Musíte se zavázat, že si ve svém životě vytvoříte návyk: zpravidla to trvá 21 dní. Po 3 týdnech si budete moci zvyknout na plánování pracovního dne. V důsledku toho se vytvoření seznamu úkolů předem stane stejnou normou jako například ranní čištění zubů;
• Přidejte do své knihovny odbornou literaturu z oblasti time managementu. Kevin Cruz, Michael Wilson, Stephen Covey – tito autoři se musí objevit na vašich knihovnách kvůli správnému řízení času. Učitel jiným lidem, kteří vynikají v time managementu. Takové knihy pomohou odpovědět na důležité otázky – „začíná můj pracovní den správně“ a „jak optimální je můj rozvrh“.

Stanovení cíle

Úspěšní lidé dosáhnou všeho, protože přesně vědí, co chtějí. Který úkol je podle vás snazší splnit – bez konkrétních metrik nebo kompetentně digitalizovaný s explicitními číselnými parametry? Volba vždy zůstane u druhé možnosti.

Existuje jedno tajemství: čím více čísel ve vašem plánu, tím snazší je jej implementovat. Mohou to být časové rámce (minuty, hodiny) nebo konečné hodnoty (kusy, kilogramy, stránky, rubly).

Váš mozek bude zaměřen na měřitelné výsledky, pokud bude předem vědět vše potřebné. Je důležité naučit se transformovat své myšlenky do konkrétních výsledků, abyste měli čas udělat hodně a efektivně. Jednoduchý příklad: zavolejte do databáze (15 klientů) do 15:00 s cílem uzavřít 5 nových smluv.

Kategorie úkolů

Chcete-li udělat více, stejně jako úspěšní lidé, musíte se naučit stanovit priority svých úkolů. To je velmi důležité, protože trávíte různé množství času a zdrojů na různé úkoly, jejichž míra důležitosti se také navzájem liší.

Zde přichází na pomoc nejběžnější abeceda: každé kategorii úkolů je přiřazeno vlastní písmeno v závislosti na prioritách v kontextu dne, týdne, měsíce nebo dokonce roku.

Podívejme se na principy takového hodnocení:

• Kategorie „A“: nejdůležitější úkol, jehož realizace poskytuje až 80 % výsledku. Toto je nejvážnější priorita, protože její implementace (nebo ne) přímo ovlivňuje konečný výsledek;
• Kategorie „B“: na to můžete strávit čas, pouze pokud splníte úkol z kategorie „A“. Řešení tohoto problému má mírný dopad na celkový cíl;
• Kategorie „B“: jsou to snadné a příjemné úkoly, které nás odvádějí od rutiny – setkání s přáteli, vycházky do přírody, firemní akce atd. Je třeba je udělat, abyste zůstali v dobré kondici, ale odmítnutí jejich realizace neovlivňuje vaši budoucnost a nemůže změnit váš život;
• Kategorie „G“: Toto je něco, co lze kdykoli delegovat. Pokud máte pocit, že určité úkoly nepřispívají k vašemu osobnímu růstu, můžete je přidělit jiným. Například posílání dopisů na poště, výměna vody v chladiči atp. Tímto způsobem můžete ušetřit energii na úkoly z kategorií „A“, „B“ a „C“;
• Kategorie „D“: to je něco, co můžete v zásadě odmítnout, aniž byste se cítili provinile. Takzvané chronofágy, kterým se budeme věnovat později.

Je nutné upřednostňovat úkoly – to je jedno z hlavních tajemství řízení, které vám umožní jasněji sledovat denní plán společnosti.

Zde můžete mluvit o důležitosti rozkladu: schopnosti rozdělit velké úkoly na menší. To vám pomůže rychleji a lépe plánovat svůj volný čas a dosáhnout vašich cílů.

Například úkol „Přilákat 10 nových klientů“ lze rozdělit do samostatných dílčích úkolů, z nichž každý musí být splněn:

1. Aktualizujte svou zákaznickou základnu;
2. Zavolejte si s kolegou z obchodního oddělení;
3. Proveďte úpravy ve skriptu;
4. Odeslat nový skript manažerům;
5. Sbírejte zpětnou vazbu;
6. Vytvořte databázový mailing mezi manažery;
7. Získejte zprávu.

Důslednou implementací každého nového prvku samostatně vlastně dokončíte hlavní úkol snadněji a rychleji. To je důležité pro jakýkoli účel, takže dovednost rozkladu se bude muset stále rozvíjet – mnoho lidí ji chce zvládnout.

Čas na odpočinek a sport

Lidé, kteří nic nestihnou, většinou spěchají. Často přitom zapomínají na odpočinek a pohyb. Jak si správně zorganizovat přestávku a zajistit odpočinek? Měli byste pamatovat na princip střídání činností: pokud pracujete u počítače, je důležité mít o přestávkách čas na cvičení nebo procházku. Můžete ovládat různé techniky protahování nebo gymnastiky – získáme tak nejen fyzickou aktivitu, ale i odpočinek pro mozek.

Střídání aktivit během odpočinku může být užitečné a efektivní – tato rada je důležitá a patří mezi TOP tajemství time managementu.

Pokud jde o sport, není to jen o relaxaci. Každý, kdo si během týdne najde čas být aktivní, se zlepšuje nejen fyzicky, ale i psychicky. Při cvičení totiž vzniká glukóza, která má pozitivní vliv na mozkové neurony. Takové nezřejmé, ale důležité tajemství produktivity.

Běhat po práci, chodit každý večer do posilovny, jen cvičit – to všechno jsou důležité zdravé návyky, které vám pomohou držet krok se vším. Každý úspěšný člověk může říct ostatním – sportuji a můžu říct, že je to opravdu důležité.

Denní rutina

Málokdo ví, že na efektivitu člověka má vliv i doba usínání a probouzení. Chodit brzy spát je nejen lepší regenerace, ale také řešení problému s nedostatkem spánku obecně. Pokud budete ráno plní energie, pak bude snazší si naplánovat den – budete mít dostatek síly a nálady na to, abyste udělali vše, co potřebujete.

Nakonec je lepší spát alespoň 7-8 hodin denně: to je jednoduchá fyziologie, která je vlastní přírodě. Nikdy není úspěch, pokud usnete u svého stolu.

V určité fázi života si všichni lidé začnou uvědomovat potřebu kvalitního odpočinku a spánku. Efekt okamžitě oceníte tím, že začnete chodit spát včas a brzy vstávat – přesně takový životní styl vede úspěšný člověk. A kompetentní obchodník udělá ještě víc, aby se probudil veselý a motivovaný.

Mít čas na čtení

Čtení knih o time managementu je další způsob, jak držet krok se vším a systematizovat své aktivity v životě. Zeptejte se sami sebe: jak často čtete, kdo je váš oblíbený autor a kolik času této činnosti věnujete?

Receptem na šampiony a vynikající studenty je číst alespoň 30 minut denně. Díky tomu toho stihnou mnohem víc.

Proč mluvíme o efektivitě čtení:

• Autor knihy vždy vkládá do své práce smysl. Analýza toho, co čtete, systematizuje znalosti a trénuje mysl. Zvláště pokud mluvíme o takovém směru literatury, jako je time management – ​​po přečtení takové knihy budete vědět víc;
• Čtení je čas o samotě se sebou samým. Během těchto hodin se můžete zamyslet nad otázkou, jak se lépe zorganizovat a jak rozvíjet schopnost dosáhnout více;
• Mnoho lidí čte se svými dětmi, rozvíjejí lásku ke čtení a schopnost získat význam z toho, co čtou od raného věku.

Při pojmenování 15 tajemství managementu bude každý odborník věnovat zvláštní pozornost čtení aktuálních knih, které nabízejí osvědčené seznamy. A každodenní minuty strávené čtením knihy jsou kdykoli tou nejcennější radou.

Chronofágy, se kterými žijeme

Chronofágy nebo takzvaní „požírači času“ jsou cyklické akce, které životu nepřinášejí absolutně žádný užitek. Určitě chcete ráno jít na sociální sítě, podívat se před spaním na pár dílů svého oblíbeného televizního seriálu, po polední přestávce si popovídat s kolegy.

Zdálo by se, že to trvá jen jednu minutu, ale ve skutečnosti během dne zaberou chronofágy spoustu času, protože jich je příliš mnoho. Výsledkem je, že můžete strávit několik hodin bezcílným studiem zpravodajského kanálu v Telegramu a sledováním videí na Youtube a bezmyšlenkovitě ztrácet svůj drahocenný čas.

Jaké návyky vám pomohou minimalizovat dopad chronofágů na vaši produktivitu a zároveň ušetří čas? Existuje několik doporučení:

Začněte pracovat s chronofágy

Důležité je stanovit si cíl – naučit se rozpoznat přítomnost takových faktorů a přijít s metodikou práce s každým z nich. Jednoduchý příklad: začali jste surfovat po internetu. Možným řešením je nastavení časovače na 5, 10 nebo 15 minut. Naučíte se tak odříznout chronofágy nebo jim začnete věnovat podstatně méně času. Funguje jednoduché pravidlo: pokud jste si předem naplánovali čas, vliv chronofága bude menší;

Nahraďte chronofágy užitečnějšími a zajímavějšími možnostmi

Člověk se například rozhodne: Raději trávím čas se svou rodinou, než trávit večer hraním tanků. Někdy je to drsné, ale takto minimalizujete dopad zbytečných podnětů. Nakonec si uvědomíte, že to stálo za to.

Čištění informačního prostoru

Zaměření na realizaci plánovaných úkolů bez rozptylování je důležitým a efektivním prvkem time managementu. Jde o naše pracovní prostředí: pokud chcete pracovat efektivně, je důležité poskytovat zdravé prostředí. Jednoduchý příklad: při komunikaci s kolegy na Telegramu v rámci pracovního procesu nás neustále rozptylují veřejné zprávy, osobní zprávy od přátel a propagace našich oblíbených značek. To je skutečně problém, který chce mnoho lidí vyřešit.

Řešení je stejně jednoduché – pomocí firemního messengeru, který dokáže situaci zcela změnit.

Například ve firemním messengeru Compass uvidí člověk pouze důležité a naléhavé záležitosti, které se týkají výhradně pracovního procesu. To vám umožní optimalizovat vaše akce a urychlit dokončení úkolů. Je také pohodlné pracovat s kontrolními seznamy: není nic jednoduššího, než napsat seznam úkolů na zítřek s jasným časovým rámcem a pak dělat důležité věci podle snadného a efektivního algoritmu.

Tento nástroj lze použít k vytvoření ideálního pracovního prostoru pomocí známých komunikačních formátů.

A v jednom ze samostatných chatů je docela možné organizovat plánování. Toto je stejný seznam pro nový den, který vám pomůže udělat vše a být produktivní. Vytváříme samostatný pracovní prostor, kde nic neodvádí pozornost od práce a dosažení cíle.

Jednoduchá doporučení

Jak se stát úspěšným člověkem? Veškeré základní porozumění lze nejrychleji získat ze základních doporučení těch, kteří již dosáhli úspěchu v podnikání tím, že praktikují úspěšný time management:

• Vytvářejte optimální pracovní podmínky stanovením správných cílů. Snadněji jich dosáhnete, pokud vás nikdo a nic neodvádí od podstaty. Někdy se bezmyšlenkovitě dostáváme do podmínek, které negativně ovlivňují produktivitu.
• Pravidlo pěti minut: pokud úkol netrvá déle než 5 minut, musíte to udělat hned teď. Horší bude odkládat exekuci na neurčito. Pokud jste zaneprázdněni a nemůžete začít, měli byste úlohu opravit a vrátit se k ní později;
• Uspořádejte „tweak day“. Pokud budete pravidelně odkládat, právě v tento den můžete splnit působivé množství nashromážděných úkolů. Všechno půjde mnohem rychleji, pokud se na to zaměříte. Toto pravidlo neplatí pouze pro úlohy z kategorie „A“;
• Chvalte se a povzbuzujte se. Máme rádi odměny, takže k motivaci nám postačí osobní pochvala. Bohužel si to málokdy dovolíme;
• Vyřešte nejprve ty největší a nejsložitější úkoly: tak se bude plán na den neustále plnit, stejně jako každý jiný úspěšný člověk, který toto pravidlo zná. Pokud to použijete, úspěch bude následovat;
• Zbavte se špatných návyků v životě nebo jim věnujte méně pozornosti, čímž ušetříte svůj čas. O tom, jak vést zdravý životní styl, bylo napsáno mnoho knih. Tímto způsobem umožníte svému tělu pracovat lépe.

Soubor jednoduchých tipů, které jsme probrali výše, jsou skutečnými doporučeními od úspěšných lidí. Považují tyto okamžiky za důležité a smysluplné. Například Bill Gates klade zvýšený důraz na stanovení cílů a jasný jazyk. A Pavel Durov je zastáncem zdravého životního stylu a dbá na kvalitu svého spánku.

Závěry

Začít držet krok se vším je mnohem jednodušší, než se zdá. Začněte plánovat a vytvářet denní rutinu. Rozdělte úkoly podle kategorií důležitosti, najděte, co lze delegovat. Stanovte si konkrétní cíle, ve volném čase sportujte a nezapomínejte na odpočinek. Hodně čtěte, zbavte se chronofágů a zlozvyků. Pochvalte se a odměňte se za hmatatelné výsledky.

Jak pochopit, že děláte všechno správně? Člověk hned uvidí, že dochází k optimalizaci: bude více dokončených úkolů a bude cítit spokojenost jak z procesu, tak z výsledku. Z cílů, kterých jste dosáhli, se objeví pozitivní emoce.

Při hledání 25. hodiny. Sedm tipů, jak se naučit dělat všechno

Nemůžeme si přidat hodinu navíc, ale můžeme se naučit dělat si realistické plány na den a racionálně hospodařit s časem.

Mluví o tom, jak se naučit dělat všechno psycholožka, obchodní koučka a rodinná systemická arteterapeutka Olga Zavodilina.

Pokud pravidelně nemáte dostatek času vše stihnout, znamená to, že si den neplánujete efektivně. Následující tipy vám pomohou naučit se žít a pracovat tak, abyste vše zvládli.

Tip první: zapisujte si své úkoly

Začněte si každý den velmi podrobně zapisovat všechny své úkoly a věci, které máte v ten den v plánu udělat. Tento seznam lze vytvořit noc předem nebo na začátku dne. Zahrňte do něj doslova vše, včetně ustlaní postele a ranní toalety. Během dne si dejte plus za každý splněný úkol a večer si shrňte: kolik úkolů bylo naplánováno, kolik jich bylo splněno a kolik zůstalo nesplněných.

Tyto záznamy je třeba uchovávat po celý pracovní týden. Na konci týdne je potřeba udělat inventuru a podívat se, kolik úkolů za den průměrně stihnete splnit, kolik a které úkoly pravidelně zůstávají nesplněné nebo se odkládají na další den. Taková sebeanalýza pomůže efektivněji vyřešit problém nedostatku času.

Rada druhá: udělejte si realistické plány

Podívejte se znovu na své poznámky a spočítejte si, kolik úkolů jste si v průměru na den naplánovali a kolik z nich jste dokončili. Toto bude skutečný obraz vašich schopností. Musíte pochopit, že váš den není gumový, takže ne vždy je možné během dne udělat vše, co byste chtěli. Začněte se proto adekvátně dívat na realitu: pokud zvládnete vyřešit v průměru maximálně 15 úkolů za den, neměli byste si dělat 25bodový plán – stejně nestihnete všechno naplánované a nesplněné úkoly jít do plánu na další den a situaci ještě zhoršit.

Nepřetěžujte se a nedávejte si přemrštěné cíle: naučte se vytvářet realistické plány a plně je realizovat. Aby byly vaše plány realistické, sepište si seznam věcí, které chcete za den stihnout, a spočítejte si, kolik jich máte. Pokud se vám podaří splnit průměrně jen 15 úkolů za den a v seznamu je jich více, vyberte z tohoto seznamu 15 nejdůležitějších úkolů pro daný den a zbytek proškrtněte.

Rada třetí: začněte delegovat některé ze svých úkolů

Hlavní důvod neúspěchu často spočívá v tom, že si člověk neváží svého času a svého života – důležitější jsou pro něj některé vnější faktory. Začne na sebe proto brát obrovskou zátěž cizích úkolů a povinností – těch, které pro někoho dělá, aby dokázal svou potřebu. Taková nevědomá potřeba dělat spoustu věcí pro druhé lidi vede k tomu, že si třeba nevšimnete, že dítě už vyrostlo a může si sbalit vlastní aktovku a nemyslíte na to, že vaše manžel si může dát své oblečení do skříně sám nebo odevzdat své věci do obchodu.

Zeptejte se sami sebe, proč pravidelně neplníte určité úkoly a kdo vám s tím může pomoci? Některé své úkoly vlastně můžete rozdělit a svěřit je někomu blízkému – pomocníky máte vždy, jen je nevyužijete: děti mohou po jídle odložit nádobí, manžel naložit prádlo do pračka atd. Pokud jste zvyklí dělat si vše sami, musíte se naučit přerozdělovat své úkoly a delegovat některé úkoly na jiné lidi. Analyzujte své poznámky. Podívejte se, jaké úkoly můžete delegovat na jiné lidi, a požádejte je, aby to udělali. Toto přerozdělení vám pomůže naplánovat si den efektivněji.

Ale to by mohl být problém. Pokud je vaše okolí zvyklé, že děláte věci za ně, bude změna situace poměrně náročná a bude to vyžadovat hodně trpělivosti. Když začnete delegovat určité úkoly na své asistenty, můžete mít pocit, že kvůli tomu už nebudete milováni nebo se na vás ostatní budou zlobit. Je na tom něco pravdy, protože v první fázi na vás budou opravdu naštvaní! Když je člověk zvyklý, že za něj něco dělají ostatní, nebude chtít měnit zavedené pořádky. Ale pokud se chcete naučit opravdu všechno, musíte si říct: přestaňte! Je čas změnit situaci a delegovat některé úkoly na jiné. Děti rostou – mohou pomáhat i s domácími pracemi a je velmi důležité je do toho zapojit. Aby takové změny nebyly tak bolestivé, musíte je v klidu probrat a naučit ostatní lidi dělat to, co jim chcete svěřit.

Rada čtvrtá: upřednostňujte

Je důležité každý den sledovat, co je třeba udělat jako první, a dokončit to v pořadí podle priority. Podívejte se na svůj seznam úkolů pro daný den a rozdělte je na čtyři části: důležité a naléhavé, naléhavé, méně naléhavé a méně důležité. Nejdříve dělejte ty nejdůležitější a naléhavé věci, pak přejděte k těm naléhavým a vše ostatní dělejte až jako poslední.

Rada pátá: dokončujte své úkoly efektivně

Je lepší dělat méně věcí za den, ale dobře, než dělat hodně, ale špatně nebo tak, že je musíte později opakovat. Pokud své plánované úkoly plníte efektivně, zaberou nakonec méně času.

Rada šestá: naučte se neztrácet čas

Lidé často ztrácí čas zbytečně a ani si toho nevšimnou. Ukazatelem plýtvání časem je rozruch a úzkost, které se projevují následujícími příznaky: pokud člověk začne bezdůvodně příliš často kontrolovat svůj e-mail nebo se přihlašovat na sociální sítě, pokud začne kouřit, pít čaj, mlsat nebo chodit do toaletu častěji než obvykle. Když v sobě vysledujete tyto příznaky, řekněte si: přestaňte! Zeptejte se sami sebe, co je pro vás teď důležitější – pít čaj nebo něco jiného? Snažte se neutíkat od důležitých věcí, i když je vlastně dělat nechcete.

Ale mohou zde být i skryté problémy: možná odkládáte svou práci, protože vás něco děsí nebo znepokojuje? Nebo se bojíte, že tyto úkoly nezvládnete? Pokuste se na to přijít a pochopit, co přesně vám způsobuje úzkost a proč nemůžete začít s důležitým úkolem. Pokud nedokážete samostatně pochopit příčinu své úzkosti, můžete vyhledat pomoc psychologa.

Tip sedm: rozdělte velký úkol na části

Pokud nemůžete začít s úkolem, protože se bojíte, že to nezvládnete, znamená to, že jste si vzali příliš velký úkol. V tomto případě je třeba to rozdělit na několik malých částí a začít je dělat jednu po druhé – nejprve můžete začít s těmi částmi, které se vám zdají nejjednodušší. Je důležité oslavovat své úspěchy v každé fázi: po dokončení každé další části velkého úkolu se pochvalte nebo se dokonce odměňte (například šálkem čaje a cukrovinkou) a poté pokračujte do další fáze. Rozdělení velkého úkolu na několik malých částí vám pomůže překonat pochybnosti o sobě a výrazně urychlí vaši práci.