10 neobvyklých způsobů, jak uskutečnit plány

Lidé si plánují svůj den různými způsoby. Někteří lidé preferují jednoduchý seznam úkolů, zatímco jiní preferují pevný rozvrh. Mluvíme o nejoblíbenějších metodách plánování.

Někdy se to stane takto: člověk vyzkouší nějakou známou techniku, selže a udělá „globální závěr“, že plánování není pro něj.

Ve skutečnosti existuje mnoho metod, jak plánovat svůj den v time managementu. Vše, co potřebujete, je najít techniku, která je vhodná pro řešení vašich konkrétních problémů.

Podívejme se na nejoblíbenější a nejúčinnější metody.

1. Pravidelný seznam úkolů #

Nejjednodušší způsob, jak si naplánovat den, je jednoduše sestavit seznam nadcházejících úkolů. Pamatujeme si, co máme dnes udělat, a pak si to vše zapíšeme na papír nebo do plánovacího programu. Například:

Navzdory své jednoduchosti je tato metoda považována za nejdůležitější.

Za prvé, seznam úkolů je základem pro další techniky plánování. Všechny techniky uvedené v tomto článku jsou ve skutečnosti jen modifikací obvyklého seznamu.

Za druhé, na seznam úkolů lze použít desítky technik řízení času, které pomáhají vytvořit plán co nejpohodlnější a nejefektivnější.

2. Metoda Ivy Lee #

Vytváříme seznam úkolů a číslujeme úkoly podle důležitosti. Nejdůležitější úkol bude číslo 1, druhý nejdůležitější úkol bude číslo 2 atd.

Úkoly se provádějí v pořadí, počínaje prvním číslem. Je důležité dodržovat pravidlo: dokud není aktuální úkol zcela dokončen, nemůžete přejít k dalšímu.

Tato metoda vás nutí soustředit se na to hlavní. I když se den nedaří, většinou se nám podaří dokončit to nejdůležitější, což nakonec přinese 80 % úspěchu.

Bohužel tato metoda není vhodná pro plánování schůzek a jiných časově náročných úkolů („těžké“ úkoly). Takové úkoly budou muset být plánovány samostatně.

3. Metoda 1–3-5 #

Tato technika připomíná metodu Ivy Lee, ale předpokládá pyramidální strukturu dne spíše než lineární. Cílem je plánovat pouze devět úkolů za den:

• Jeden velmi důležitý (udělejte to jako první).
• Tři méně důležité (výkon jako druhý).
• Pět vedlejších (proveďte podle reziduálního principu).

Úkoly, které se do tohoto seznamu nevejdou, se ruší nebo odkládají na zítra.

Metoda 1−3-5 pomáhá neutopit se v podnikání. Vzhledem k tomu, že je striktně omezen počet úkolů, vybíráme je pečlivěji a nechytáme vše za sebou.

Metoda má však dvě omezení. Za prvé, také nemůže být použit k plánování schůzek a jiných „těžkých“ úkolů. Za druhé, není vhodný pro lidi, kteří mají desítky případů.

4. Eisenhowerova matice č.

Sestavujeme seznam věcí, které je třeba udělat, a třídíme je podle důležitosti a naléhavosti. Pro třídění se používá tabulka čtyř čtverců:

V první řadě plní úkoly ze čtverce A (důležité a naléhavé) a jako poslední úkoly ze čtverce D. V tomto případě je potřeba strávit co nejvíce času na čtverci B a co nejméně času na čtverci C.

5. Metoda ABCD #

Sestavujeme seznam úkolů a vyhodnocujeme důsledky jejich splnění či nesplnění. Věci na seznamu rozdělujeme do pěti skupin:

• A – vážné následky pro život.
• B – méně závažné následky.
• B – bez zvláštních následků.
• D – úkoly, které lze delegovat.
• D – zbytečné a škodlivé úkoly.

Pokud je úkolů ve skupinách a B hodně, očíslujeme je podle důležitosti. Takto vypadá hotový plán dne:

Úkoly ze skupin A, B a C se plní v pořadí, počínaje A1. Případy ze skupiny D se snaží delegovat okamžitě. Věci ze skupiny D se prostě proškrtnou a vůbec se nedoplní.

Tato metoda nám pomáhá soustředit se na ty úkoly, které nejvíce ovlivňují náš život.

6. Plán č.

Sestavíme seznam úkolů a každý úkol naplánujeme na konkrétní čas. Chcete-li to provést, musíte se rozhodnout, v jakém pořadí úkoly dokončíte a kolik času na ně strávíte.

Plán je mocná metoda plánování dne, která vám umožňuje kontrolovat každou minutu. S harmonogramem člověk vždy jasně ví, co má teď dělat. Tím se zbaví pochybností, spěchu, rozruchu a někdy i prokrastinace.

Harmonogram má však vážnou nevýhodu: je velmi nestabilní. Pokud se během dne objeví nečekané věci, může se takový plán snadno zhroutit. Rozvrh je vhodnější pro ty lidi, kteří vedou měřený životní styl a zřídka se setkávají s překvapeními.

7. Blokový plán č.

Rozvrh tvoříme nikoli z jednotlivých úkolů, ale z tematických bloků. Bloky mohou být věnovány práci, volnému času, sportu, kreativitě atd. Pro každý blok je obvykle sestaven samostatný seznam úkolů.

Metoda se dobře hodí pro vytvoření stálého rozvrhu, který člověk používá každý den. Samotné bloky se většinou nemění: mění se pouze úkoly, které je plní.

Tento způsob plánování dne však vyžaduje stabilitu. Pokud je život plný nepředvídatelných událostí, plán bude neustále narušován.

8. Anti-plán č.

Jak název napovídá, metoda je opakem běžného rozvrhu. V anti-rozvrhu neplánujeme práci, ale odpočinek a volný čas. Pokud jde o práci, je vykonávána „ve volném čase z odpočinku“.

Anti-schedule vyvinul americký psycholog Neil Fiore a je určen k boji s prokrastinací. Podle Fiore je pro člověka snazší nástup do práce, pokud bude zaručeně následovat odpočinek.

9. Pevné a flexibilní plánování #

Vytváříme dva samostatné seznamy:

1. „Tvrdé“ úkoly. To jsou věci, které je potřeba dokončit v určitou dobu. Například: jít na schůzku v 9:00, schůzka s klientem ve 12:00, návštěva lékaře v 15:00. Pokud používáme plánovací program, jednoduše takové úkoly přidáme do mřížky kalendáře.

2. Flexibilní úkoly. To jsou věci, které se dají dělat kdykoliv. Můžeme například kdykoli zajít do obchodu nebo zkontrolovat poštu.

Věci z prvního seznamu jsou dokončeny v čase, který je jim přidělen. Věci z druhého seznamu jsou prováděny v pořadí podle jejich důležitosti v oknech mezi „těžkými“ úkoly.

Pevné a flexibilní plánování funguje dobře pro lidi, jejichž dny jsou plné schůzek a schůzek. Tato metoda je oblíbená zejména mezi obchodníky, manažery a státními úředníky.

10. Metoda Pomodoro #

Sestavujeme seznam úkolů a plníme je pomocí časovače. Vypadá to takto:

• Vyberte úkol ze seznamu.
• Nastavte časovač na 25 minut, aby fungoval.
• Úkol děláme, dokud nezazvoní časovač.
• Nastavte časovač na 5 minut na odpočinek.
• Po čtyřech pracovních cyklech si dáváme půlhodinovou přestávku.

Tato metoda je vysoce kompatibilní s ostatními plánovacími technikami. Pomocí časovače můžete provádět úkoly ze seznamu 1-3-5, z Eisenhowerovy matice atd.

Hlavní výhodou techniky Pomodoro je, že pomáhá vyrovnat se s vnitřním odporem. I když nemáme chuť dokončit nějaký úkol, vždy se můžeme přemluvit, abychom „pracovali jen 25 minut“.

Bohužel je tato technika určena spíše pro individuální práci. Není vhodný pro úkoly, které vyžadují interakci s ostatními lidmi nebo návštěvu veřejných míst.

Závěr. Jak si vybrat metodu #

Podívali jsme se na nejoblíbenější způsoby, jak si naplánovat den, jednoduché i docela složité. Nabízí se přirozená otázka: jakou metodu zvolit?

Výběr metody závisí na tom, jaké problémy a úkoly chcete pomocí plánování řešit. V tabulce níže jsou uvedeny nejoblíbenější možnosti:

Použití tabulky je velmi jednoduché: určíme naše nejnaléhavější úkoly a uvidíme, které techniky jim odpovídají.

Příklad 1. Úkoly: rychle naplánujte den a stanovte priority. Nejlepší možnosti: metoda Ivy Lee a metoda 1-3-5.

Příklad 2. Cíle: porazit prokrastinaci a přizpůsobit se měnícím se okolnostem. Nejlepší volba: Pomodoro technika.

Navíc pomocí tabulky můžete najít různá „kompromisní“ řešení. Například metoda Ivy Lee není určena pro plánování schůzek, ale lze ji pro tento účel přizpůsobit (stačí naplánovat schůzky odděleně od hlavního seznamu).

Na závěr ještě pár tipů:

1. Zvažte své hlavní cíle. Která metoda je pro jejich dosažení vhodnější?

Řekněme, že vaším cílem je zlepšit fyzickou kondici. V tomto případě vám bude s největší pravděpodobností vyhovovat blokový rozvrh, protože usnadňuje organizaci systematického školení.

2. Zvažte své osobní vlastnosti. Technika nám může formálně vyhovovat, ale nemusí odpovídat našemu charakteru nebo světonázoru.

Například techniky Anti-Schedule a Pomodoro budou fungovat pro většinu lidí. Ale pokud má člověk racionální myšlení a vysokou míru sebekázně, tyto „měkké metody“ ho budou jen dráždit.

3. Způsoby plánování se mohou v průběhu času měnit. To je normální: time management je třeba přizpůsobit novým cílům a novým okolnostem. Řekněme, že freelancer používá blokové plánování kombinované s technikou Pomodoro. Pro jeho úkoly je to nejlepší možnost: pracuje současně a plní příkazy pomocí rajčatového časovače.

Pokud se ale jednoho dne z freelancera stane podnikatel, bude muset radikálně změnit systém plánování. Může například přejít na rigidní a flexibilní plánování, aby měl čas žonglovat schůzky a projekty.

4. Experiment. Pokud je to možné, pravidelně vyzkoušejte nové metody plánování. I když samotné metody nejsou vhodné, můžete některé jejich prvky převzít.

Řekněme, že zkusíte plánování bloků. Samotná technika vám nevyhovovala, ale líbila se vám myšlenka půlhodinového bloku na ranní úkoly (ustlaní postele, umytí obličeje, cvičení). Tento jediný prvek lze snadno integrovat do jakékoli plánovací techniky, například do běžného seznamu úkolů.