11 jednoduchých pravidel pro produktivní pracovní den

Plánování pracovního dne. 11 způsobů, jak pracovat rychleji a lépe

Máte čas udělat všechny věci, které jste si na den naplánovali? Naprostá většina lidí na tuto otázku odpovídá záporně. Co se děje: nesprávné plánování, chybějící analýza pracovní doby nebo neproduktivní práce?

Lidstvo přišlo na spoustu způsobů, jak dělat věci rychleji. Tým systému evidence a analýzy pracovní doby pro vás vybral ty nejspolehlivější:

1. Stanovte si priority (použijte Paretův zákon). Vyberte si ze seznamu věci, které jsou opravdu důležité a je třeba je dnes udělat. Pokud zapomenete na priority, 80 % toho, co během dne děláte, nepřinese skutečné výsledky. Nezapomínejte na zásadu „tří důležitých úkolů“: váš den by měl začít tím nejdůležitějším, jinak na jeho konci už na to prostě nebudete mít energii.
2. Chcete-li se stát profesionálem, pracujte každý den. Příběh slavného komika Jerryho Seinfelda je příznačný: jednoho dne si začal do nástěnného kalendáře značit dny, do kterých si napsal něco do práce. Jak čas plynul, Jerry vyslovil recept na svůj úspěch: „piš dobré vtipy. A to funguje nejlépe, když píšete každý den. Hlavním a téměř jediným úkolem každého je nenechat tento řetěz přetrhnout.“
3. Udržujte se v dobré kondici. Sport, výživná a správná výživa, dobrý spánek – to vše je nezbytné pro produktivní práci a dosažení vašich cílů.
4. Pravidla 2 a 5 minut. Ne nadarmo se říká, že všechno důmyslné je jednoduché. Toto pravidlo říká, že pokud lze úkol provést do dvou minut, měl by být proveden okamžitě. Odložením riskujete, že se k němu vůbec nevrátíte nebo strávíte mnohem více než 2 minuty. Pětiminutové pravidlo říká: nesnažte se dělat složitou a nudnou práci najednou, rozdělte si ji na části a věnujte tomu alespoň 5 minut během dne. Postupně se „zapojíte“ a překročíte stanovené limity, nebo možná dokonce usoudíte, že zvládnout úkol nebude těžké. Bonus: Pomocí pravidla 5 minut můžete rychle vytvořit zdravé návyky.
5. Použijte Sherlockovo pravidlo. Hrdina moderního seriálu si „neucpal“ mozek detaily, jako je struktura sluneční soustavy. Můžete si z něj vzít příklad: vyložte si paměť, zapište si důležité věci na papír, smartphone, hlasový záznamník. Hlavní je to napsat.
6. Používejte nové technologie. IT technologie přinesly světu mnoho nástrojů určených ke zvýšení efektivity práce. Jedním z příkladů je služba CrocoTime pro záznam a analýzu pracovní doby. Existuje mnoho plánovačů úkolů, sledovačů času, správců úkolů, organizátorů atd. Stačí si vybrat, co vám vyhovuje, a optimalizovat svou práci.
7. Používejte populárnítechnika pomodoro. Jeho podstatou je omezení doby provozu na 25 minut. Během této doby se soustřeďte na daný úkol a vyhněte se rozptylování. Poté si dejte pětiminutovou přestávku. Poté ještě 3 opakování a dlouhá přestávka 15–20 minut.
8. Mail a hovory jsou bitva. Podle statistik lidi nejčastěji rozptyluje kontrola emailů (ale i zpráv na sociálních sítích) a telefonické rozhovory. Nastavte konkrétní časy, kdy budete e-mailové zprávy kontrolovat a odpovídat na ně. Vypněte upozornění na nové zprávy. Při práci přepněte telefon do tichého nebo vibračního režimu. Bude vás rozptylovat mnohem méně.
9. Perfekcionismus není vždy dobrý. Neusilujte o dokonalost, nevěnujte tomu příliš mnoho úsilí a energie. Účinek úsilí často nesplňuje očekávání a ztrácí se čas.
10. Stanovte si termíny. Absence termínů pro splnění úkolu je relax. Stimulujte se k produktivní práci s jasnými termíny, informujte zájemce, kdy máte v plánu úkol dokončit.
11. Naučte se říkat ne. Pokud něco naruší váš pracovní plán, nespěchejte s přizpůsobením a vezměte si na sebe víc, než dokážete zvládnout. Váš pracovní plán a vaše priority by měly být na prvním místě. Diplomatický způsob, jak se dostat z práce, je předstírat neschopnost.

Pravidla bonusu:

Přečtěte si další články na našem blogu

Snížení počtu zaměstnanců. Zaměstnanci je čas se rozejít

Výpověď je postup, který je nejčastěji nepříjemný jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Ale v některých situacích je propuštění nevyhnutelné. Například programy na sledování času ukázaly, že jeden ze zaměstnanců místo práce pravidelně řeší osobní záležitosti. A to je jen jeden důvod.

30. září 2015 Číst více

CrocoTime na ISDEF 2015

Konferenci pořádá sdružení ISDEF (Fórum nezávislých výrobců a dodavatelů softwaru a služeb). Jeho cílem je pomáhat vlastníkům a manažerům IT firem propagovat jejich projekty a získat z nich maximální zisk. ISDEF 2015 potrvá tři dny, během kterých budou účastníci diskutovat o těchto tématech.

21. září 2015 Číst více