3 pravidla pro superproduktivní schůzky od Steva Jobse

Tři pravidla pro úspěšné pracovní schůzky od Steva Jobse

Steve Jobs byl proslulý svou schopností vést obchodní jednání – téměř všechny jeho pracovní schůzky byly mimořádně produktivní. BusinessInsider se zamyslel nad tím, zda má šéf Applu nějaká tajemství úspěšného obchodního managementu, ponořil se do různých zdrojů a zveřejnil seznam toho, co slavnému manažerovi pomohlo dosáhnout jeho cílů.

Pravidlo № 1

V Insanely Simple Ken Segall podrobně popisuje, jaké to bylo pracovat s legendou. Mezi věcmi, které lze získat ze stovek stránek užitečného materiálu, je Jobsovo malé tajemství. A zní to takto: „Na obchodních jednáních by neměli být žádní zbyteční lidé.“

Steve Jobs podle knihy kdysi plánoval spolupráci s reklamní agenturou a předpokládalo se, že schůzky se zástupci společnosti se budou konat každý týden. Hned na první z plánovaných schůzek padla hlava Applu na cizího člověka.

„Zastavil,“ píše Segall. „Zaměřil se na část místnosti, kde si všiml dalšího předmětu. Ukázal na Lorrieho a náhle se zeptal: „Kdo jsi?“ S klidem odpověděla, že je pozvána, protože pracuje na souvisejícím marketingovém projektu. Jobs si vyslechl odpověď a požádal ji, aby odešla. „Myslím, že tě na této schůzce nepotřebujeme. Děkuji,“ řekl.“

Jindy prezident Obama Jobse požádal, aby se zúčastnil setkání technologických magnátů, ale ten odmítl z již známého důvodu – bylo tam příliš mnoho lidí.

Pravidlo № 2

V roce 2011 přispěvatel Fortune Adam Laczynski popsal formální pravidlo, které Jobs obvykle dodržoval: Každý účastník obchodního jednání musí jasně rozumět, za co je zodpovědný.

„Interní jazyk společnosti Apple má pro tento pojem dokonce speciální definici – NOC (přímo odpovědná osoba). Jméno osoby přímo zodpovědné za jakýkoli projednávaný bod bylo zahrnuto do plánu schůzky, aby každý věděl, kdo je za co zodpovědný a kdo by se měl na co ptát. Mimo obchodní schůzky je otázka „Kdo je z toho HAPPY?“ poměrně typickou otázkou společnosti Apple – je to zkratka k nalezení nejlepšího kontaktu, pokud potřebujete vyřešit konkrétní problém,“ píše Laczynski.

„V rychle rostoucích společnostech s tuny aktivit je velmi důležité mít vždy seznam odpovědných lidí. A ne proto, že jsou lidé nezodpovědní, ale proto, že jsou opravdu zaneprázdněni,“ potvrzuje bývalá zaměstnankyně Applu Gloria Lin.

Pravidlo № 3

Walter Yasakson, autor slavné Jobsovy biografie, nám také říká něco zajímavého: „Jobs nenáviděl formální prezentace, ale miloval volné interakce tváří v tvář.“

Každou středu odpoledne pořádal pracovní porady bez jasného plánu. Na těchto setkáních (obvykle s členy marketingového a reklamního oddělení) byly zakázány prezentace a podobně. Jobs chtěl, aby lidé mluvili, diskutovali, přemýšleli a nespoléhali na technologie.

„Nesnáším, když lidé místo přemýšlení ukazují připravené prezentační snímky,“ řekl Jobs spisovateli. „Chci, aby se do procesu zapojili lidé, je lepší věci rozložit na stůl, než procházet snímky. Lidé, kteří vědí, o čem mluví, nepotřebují PowerPoint.“

Jak Steve Jobs organizoval schůzky: tři důležitá pravidla

Onehdy uplynulo 10 let od smrti Steva Jobse. Bez ohledu na vaše názory na technologii Apple to byl nepochybně velmi chytrý muž. Vytvořil nejhodnotnější společnost planety a mezitím založil studio Pixar a když byl vytlačen z Applu, pokročilou platformu NextStep, která se v budoucnu stala základem pro macOS.

Všechny firmy, kterých se dotkl, se dříve či později staly úspěšnými. Next prodal za 429 milionů dolarů, Pixar za 7,4 miliardy dolarů má dnes Apple hodnotu více než 2,3 bilionu dolarů.

Bob Iger, šéf Disney, v roce 2019 vzpomínal, že než se rozhodl dát excentrickému podnikateli místo v představenstvu, mnoho lidí ho před Jobsem varovalo. „Řekli, že mě a všechny ostatní začne zastrašovat, aby se držel své linie. Ale teď si říkám, kdo by nechtěl, aby měl Steve Jobs vliv na chod vaší společnosti?

Když se podíváte na internet, všichni mluví o jeho kreativitě, pevnosti a extravaganci bývalého šéfa Applu. Ale jen na takových kvalitách nemůžete postavit několik úspěšných společností. To vyžaduje organizační talent. Musíte umět postavit fungující stroj. A z nějakého důvodu lidé nechtějí tomuto aspektu rozumět; Nikdo nemluví o tajemstvích Jobsových metod řízení. Jen málo spisovatelů se o tom ve svých životopisech mimochodem zmiňuje.

Nyní si myslím, že jedno z tajemství Steva Jobse nám bude velmi užitečné – způsob, jakým přistupoval ke schůzkám mezi svými produktovými týmy.

Jak správně dělat schůzky

Steve Jobs pro sebe vytvořil „Tři pravidla schůzek“, kterými se Apple řídí dodnes. Tim Cook se hodně změnil, včetně obecné strategie rozvoje společnosti (Apple postupně věnuje vývoji zařízení stále méně pozornosti), ale nedotkl se toho:

1. Seznam pozvaných by měl být malý – ideálně tři až pět lidí.

Pokud je lidí mnohem více, nikdo z nich nebude moci vyjádřit své myšlenky. Tak proč je brát pryč z práce? Bude snazší jim později říci, co bylo rozhodnuto. V roce 2010 Jobs skvěle odmítl pozvání prezidenta Obamy, aby se připojil k jeho setkání amerických technologických lídrů. Protože se ukázalo, že tam bude víc než pět lidí.

Při sestavování seznamu pozvaných se také vyplatí přesně vědět, jaká bude role každé osoby na schůzce. Co unikátního tam může přinést? Pokud nemohou nebo nechtějí přispět, pokud mají zřídka vlastní názor, pak nemá cenu je zvát, ať udělají něco užitečného. Pokud si myslíte, že jim něco důležitého unikne, můžete jim později poslat video nebo záznam hovoru.

2. Program jednání by měl být krátký – ne více než tři body.

Zde je cílem soustředit se. Pár dobrých rozhodnutí je lepších než deset špatných. Pokud se na schůzce objeví více než tři problémy, prostě skončíte ztraceni jako Alice v králičí noře nesouvisejících témat a vedlejších rozhovorů. Bude těžké vědět, jaké závěry z toho vyvodit a k čemu jste nakonec došli. Buďte struční – a ujistěte se, že všechny body programu jasně souvisejí s hlavním účelem schůzky.

V biografii Jobse, vydané po jeho smrti v roce 2011, se na něj autor Walter Isaacson zeptal Billa Gatese. Řekl, že po 30 letech, co jsme se znali, stále neochotně začal respektovat Jobse. „Opravdu technologiím moc nerozuměl. Ale měl úžasný instinkt. A věděl, jak přimět lidi k práci.“

3. Doba trvání by neměla být delší než 30 minut.

Někdy se zdá, že obsah schůzky je příliš důležitý. Musíme shromáždit více lidí, musíme tomu věnovat více času. Jobs ale řekl: to všechno by bylo jen plýtvání energií. „Nemáme o nic víc pozornosti než zlatá rybka.“ A mysl není tak odolná, aby udržela smysluplnou analytickou diskusi po dlouhou dobu. Je efektivnější udržovat schůzky krátké (ne déle než 30 minut) a distribuovat klíčové informace do snadno stravitelných částí (jedna až dvě minuty). Lidé pak ze schůzky skutečně odejdou s lepším pochopením projednávaných problémů.

Ve skutečnosti tatáž Sheryl Sandberg (výkonná ředitelka Facebooku, bývalá viceprezidentka Googlu) šla ještě dál. Požaduje, aby schůzky jejího projektového týmu IT netrvaly déle než 10 minut.

Další důležitá otázka zní: je potřeba se zde sejít a prodiskutovat toto téma? Steve Jobs také sestavil manuál: která setkání by se měla konat a která by se neměla konat. Učil manažery pod ním: „Položte si tři otázky. Je-li odpověď na každou z nich „ne“, bude schůzka zde zbytečná.

Tyto tři otázky jsou:

1. Je nutné na tomto setkání sbírat názory ostatních, nebo je to čistě informativní?
2. Pokud opravdu potřebuji informace/zpětnou vazbu, je schůzka efektivnější způsob, jak je získat, než SMS nebo e-mail?
3. Poskytne mi schůzka něco, co nebylo možné zahrnout do e-mailu nebo zprávy?

Pokud je odpověď všude ne, pak schůzka rozhodně není potřeba.

Obecně platí, že můžete mít na paměti: aby společnost zůstala produktivní, neměla by na každé tři minuty práce vyčlenit na schůzky více než jednu minutu. Navíc poměr 1:3 je již velmi kritická situace, „řízení mozku“. Právě kvůli této neefektivní struktuře Sony kdysi ztratilo vedoucí postavení na trhu přenosných přehrávačů ve prospěch společnosti Apple.

Mimochodem, tady je návod, jak Jobs přistupoval k řízení společnosti. Toto je e-mail, který se stal dostupným kvůli právní bitvě společnosti Apple proti společnosti Epic. Jobs krátce před svou smrtí poslal zaměstnancům zprávu. V něm nastínil strategii Applu do budoucna (viz první velký blok). Obsahuje pouze šest hlavních bodů:

Kdo jsme? První otázka je pro zaměstnance a dost zvláštní, vezmeme-li v úvahu, že pochází od zakladatele firmy. Jobs ale dobře věděl, jak snadné je spadnout z vrcholu. Apple měl v minulosti obrovské úspěchy, ale ztratil se v záplavě různých produktů a iniciativ. Zde připomíná, že je důležité nezapomínat na podstatu firmy.

Co to děláme? Aby se historie neopakovala, musí si firma podle Jobse neustále klást otázku, kdo co dělá. Aby byla u veřejnosti úspěšná, musí mít jasno o svých hodnotách, poselství a směřování.

Post-počítačová éra. „Apple je první společností, která sem přišla,“ napsal Jobs. V té době již mobilní produkty tvořily 66 % příjmů společnosti, přičemž samotný iPad předčil všechny Macy. Klíčem k budoucímu úspěchu by podle Jobse bylo využít tento posun neustálým zlepšováním mobilních zařízení, komunikací, aplikací a cloudových služeb.

2011: Svatá válka s Googlem. Google začal v některých ohledech překonávat Apple – a Jobs z toho byl velmi nešťastný. Později v textu zdůraznil, že operačnímu systému Google se podařilo hluboce integrovat cloudové služby Google a uznal, že Android je „v cloudových službách pro kontakty, kalendář a poštu mnohem před Apple“.

2011: Rok oblaku. „Google a Microsoft jsou ve vývoji těchto technologií dále,“ napsal, „ale ještě na to úplně nepřišli. Potřebujeme propojit všechny naše produkty, abychom ještě více připojili zákazníky k našemu ekosystému.“ Díky tomu nyní společnost dostává téměř čtvrtinu svých příjmů z App Store – 80 miliard dolarů Pro srovnání, prodeje iPhonů přinášejí 140 miliard dolarů Navíc každý rok klesají příjmy z prodeje zařízení, zatímco příjmy z App Store roste velmi rychle.

2015: Nový kampus. Odkaz na to, co se nakonec stalo „Apple Park“, futuristické sídlo společnosti o rozloze 70 hektarů. Byl to jeden z posledních projektů, které Jobs navrhl: pracoviště, které by ztělesňovalo „ducha Applu“ a inspirovalo zaměstnance, aby i nadále „mysleli jinak“. Tento kampus se však otevřel o 2 roky později, než bylo plánováno, v roce 2017.