Obsah
4 způsoby, jak udělat více za týden než ostatní za měsíc
Nejlepší nástroje z Get Things Done od Davida Allena, které skutečně fungují.
04. února 2022 12:00
Jsem maminka dvou dětí, pracující na mateřské dovolené a příznivkyně time managementu (bez něj bych se už dávno posunula). Každý den plyne pod heslem „Hlavní věcí je neztratit cestu!“, takže jsem přečetl tucet knih o time managementu. Většina z nich se navzájem opakuje a fungují pouze tehdy, pokud jste již velmi disciplinovaný člověk a dokážete sami poradit s organizací čehokoli. A i když jsem nuda, jsem flákač. Ale tyto techniky jsou diamanty! — dokonce pro mě pracují!
Technika „sběru“.
Představ si. Jste v práci, píšete zprávu nebo jako já nyní článek. To vyžaduje pozornost a soustředění. A pak se mi v hlavě jako blesk objevila myšlenka: „Takže, narozeniny mého syna budou brzy, musím objednat balónky!“ Oprášíš to: „Uklidni se, ještě tři týdny, budeme mít čas. Tak co jsem udělal? Jako moucha myšlenka na kuličky odlétá a vrací se. Každých 5 minut křičí: „Balónky! Určitě na ně zapomeneme!“ Brzy si uvědomíte, že se stále nemůžete soustředit – a objednáte si ty zatracené koule. A pak otevřete Instagram a můžete jít. 
Děje se tak proto, že se mozek velmi bojí, že na něco zapomene, a nesnáší nedokončené úkoly. Bude vás mučit a neustále rozptylovat náhlými maličkostmi. Technika „sběru“. Zapište si každou otravnou myšlenku, jakmile se objeví, na samostatný list papíru nebo do telefonu a večer si sesbíraný seznam protřiďte a naplánujte jako úkoly.
Analyzujte svůj e-mail
Většina lidí má ve schránce tisíce nepřečtených dopisů, které stále zůstávají. Hledání důležitého e-mailu je proto pro mnohé utrpení. Často pracuji s úpravami, podpisy a dokumenty, takže je pro mě důležité zaznamenávat, kdo co schválil, a najít jakýkoli dopis na jakékoli téma během několika sekund. Pomáhají mi s tím 4 pravidla pro dokonalé objednávání e-mailem: 1. Složka „Doručená pošta“ by měla být na začátku dne prázdná. Pak budou nová písmena okamžitě viditelná a nebudou se hromadit jako sněhová koule. 2. Nepoužíváme automatické třídění dopisů (s výjimkou zpráv, které jste stejně neplánovali číst). Každé písmeno ručně přeneseme do požadované složky (pokud ještě žádná složka neexistuje, ihned ji vytvoříme). Například jsem obdržel zákaznické úpravy článku – vytvářím složku s názvem tohoto článku a vložím tam veškerou korespondenci. Skončíte se spoustou složek, to je normální. 3. Dopis, který vyžaduje složité rozhodnutí, označíme jako nepřečtený a ponecháme jej ve složce „Doručená pošta“. A dali jsme si to do kalendáře jako úkol, ale ne na dnešek, ale na zítřek! Dělejte vše: 3 jednoduché návyky, které vám pomohou být produktivní a neunavit se 4. Nemilosrdně odstraňujeme vše nepotřebné. Udržet si poštu v pořádku je fuška, ale stojí to za to. Tato technika vám umožňuje okamžitě najít jakékoli písemné dohody s klienty a zaměstnanci – vypadá to skoro jako kouzlo.
Neplánujte rychlé věci, ale dělejte je
Někdy je time management tak vzrušující, že chcete všechno plánovat. Když konečně ovládnete kladivo, všechno kolem vás vypadá jako hřebíky. To je neproduktivní: samotné nahrávání a přepínání pozornosti ubírá energii. Takže pokud lze něco udělat za 2 minuty, prostě to udělejte! Jen se nenechte příliš unést.