6 tipů pro efektivní odesílání pošty

Každý den dostáváme do naší schránky nejen zprávy od přátel a kolegů, ale také desítky reklamních dopisů, upozornění a prostě spam.

Abychom se neutopili v obrovském množství příchozích zpráv, je velmi důležité rozvíjet a uplatňovat dovednosti pro efektivní práci s elektronickou poštou.

Naplánujte si čas přihlášení

Pokud máte pocit, že zpracováním e-mailů trávíte příliš mnoho času a počet e-mailů ve vaší doručené poště stále neklesá, zkuste si časy kontroly naplánovat přísněji. Obvykle začneme kontrolovat poštu, najdeme v dopise zajímavý odkaz, přejdeme na webovou stránku, odtud na další. a po půl hodině si vzpomeneme a vrátíme se k rozboru dopisů. V důsledku toho čas plynul, ale věc se neposunula kupředu.

Zkuste si proto na práci s poštou vyčlenit určitý omezený čas. Frekvenci a trvání těchto intervalů si může každý nastavit sám v závislosti na objemu korespondence. Možná to bude hodina ráno a hodina na konci pracovního dne, nebo je pro vás pohodlnější přihlásit se ke svému e-mailovému účtu každou hodinu na pět minut. Nejdůležitější je snažit se přísně dodržovat rozvrh stanovený pro sebe a nenechat se rozptylovat ničím cizím. Vědomí, že váš čas je omezený, nevyhnutelně povede ke zvýšení efektivity zpracování poštovních účtenek.

Každé písmeno znamená akci

Hlavním pravidlem, které byste měli při analýze pošty použít, je, že každý otevřený dopis od vás vyžaduje nějakou akci. Pokud jej otevřete, pak jej za žádných okolností znovu nenechávejte ve své doručené poště.». Měli byste na něj buď okamžitě odpovědět, přeposlat ho někomu, kdo se lépe hodí k řešení problému, nebo si naplánovat úkol pro sebe v Google Task nebo Calendar – v každém případě by vaše akce měla vést ke smazání nebo archivaci e-mailu, tzn. opustit svou doručenou poštu. Pokud se budete řídit tímto jednoduchým pravidlem, bude tato složka dříve nebo později vymazána.

Filtry a štítky

Pokud každý den dostáváte velké množství e-mailů, jejich analýza od vás vyžaduje spoustu času a úsilí. Proč k tomu nevyužijete prostředky poštovní služby, zvláště když většina služeb tuto funkci má a je dobře implementována?

Mluvíme o nastavení filtrů pro automatické zpracování pošty. Místo ručního klikání na každou zprávu (a každé kliknutí vyžaduje čas a úsilí), stačí nastavit potřebné filtry jednou. Například všechny zprávy z adres vašich příbuzných mohou automaticky přejít do složky „Rodina“ a být označeny jako důležité pomocí značky. Všechny tiskové zprávy jdou do samostatné složky a obcházejí „Doručenou poštu“ a oznámení ze sociálních sítí jdou přímo do „Koše“.

Tímto způsobem můžete své zprávy uspořádat do hlavních témat a připravit se na jejich zpracování. Už nebudete mít situaci, kdy se váš mozek při rozebírání pošty přepne z domácích prací na úřední záležitosti, pak hned na zábavní maily a zase zpět.

Existuje obrovské množství možností pro vytváření různých filtrů; a jsme si jisti, že jakmile si postavíte automatický filtrační systém, ušetříte dny a měsíce svého času. Navíc pomocí přiřazených zkratek nebo distribuce do složek můžete snadno najít potřebná písmena v archivu (pamatujete si, že naše složka „Doručená pošta“ je úplně prázdná?).

Nezapomeňte hledat

Mnoho uživatelů, zejména začátečníků, ukládá všechny své e-maily do své doručené pošty, protože mají pocit, že pokud jsou archivovány, už je nikdy nenajdou. Pokud jste nastavili systém filtrů a zkratek, jak je popsáno v předchozím odstavci, pak je váš archiv již uspořádaný a navigace v něm je mnohem snazší.

Ale nezapomeňte na vyhledávací lištu. Například v Gmailu je systém vyhledávání e-mailů tak pokročilý, že najít jakýkoli e-mail nebude obtížné.

Použijte značky

Mnoho e-mailových služeb má funkci pro označování zpráv speciálními značkami (v Gmailu jsou to hvězdičky). S jejich pomocí je snadné zvýraznit potřebné zprávy, které vyžadují vaši pozornost, a umístit je do samostatné složky.

V Gmailu si můžete vybrat vlastní sadu příznaků a používat je celkem flexibilně. K seřazení e-mailů podle důležitosti tak bude stačit jeden pohled na obsah vaší schránky.

Používejte klávesové zkratky

Použití klávesových zkratek může urychlit zpracování korespondence natolik, že stojí za to strávit pár hodin jejich učením.

Předtím se však podívejte do nastavení (v Gmailu je to „Nastavení“ – „Obecné“ – „Klávesové zkratky“) a ujistěte se, že jsou povolena. Poté stačí stisknout otazník na klávesnici a před vámi se objeví nápověda se všemi klávesovými zkratkami Gmailu.

E-mail je vynikající komunikační prostředek; ale to neznamená, že byste tomu měli věnovat polovinu svého života.

Maximální automatizace všech procesů, rychlé odpovědi nebo přeposílání zpráv, plánování vlastního času spolu s dalšími tipy z tohoto článku vám umožní rychle si poradit s libovolným počtem písmen a ušetřit více času na ty nejpříjemnější činnosti.