7 účinných plánovacích metod, které vám pomohou věci nezanedbávat

Time management je pro manažera předpokladem efektivní práce a plnění úkolů včas. Za hlavní nástroj pro optimalizaci time managementu je považován organizér. Co byste měli při výběru zvážit?

1 2 30 / 10 / 2018

Limoncelliho metoda

Guru správy času pro systémové administrátory Thomas Limoncelli radí používat počítačové organizéry ve spojení s papírovými. Jeho systém se skládá ze tří částí:

• kalendář;
• seznam úkolů;
• dlouhodobé cíle.

Do kalendáře se zapisují schůzky, narozeniny a další opakující se události. Seznam úkolů obsahuje všechny plánované úkoly v pořadí podle priority. „A“ – úkoly pro dnešek, „B“ – úkoly, které je třeba splnit v blízké budoucnosti, „C“ – všechny ostatní. Seznam cílů zahrnuje dlouhodobé plány.

Tracyho metoda

Brian Tracy používá ve svém organizéru systém podobný tomu výše. Rozlišuje pět typů úkolů:

1. „A“ – velmi důležité záležitosti;
2. „B“ – povinné;
3. „C“ – žádoucí;
4. „D“ – delegované;
5. „E“ – zbytečné věci, které není třeba dělat.

Allenovou metodou

David Allen na rozdíl od Tracy navrhuje rozdělit úkoly ve vašem deníku do čtyř kategorií:

• konkrétní případy;
• etapy realizace projektu;
• plánované činnosti;
• nenaléhavé úkoly, které by bylo možné provést. Patří sem také vznikající nápady.

Archangelského metoda

Náš krajan Gleb Arkhangelsky stanovuje priority podle následujícího principu: zvýrazněte v diáři hlavní úkol dne, který lze dnes dokončit. Pak zaměřte svou energii na vyřešení části velkého problému. Dále odstraňte nepříjemný úkol dne.

Tento systém navíc poskytuje pevné schůzky a flexibilní úkoly, které tvoří samostatné seznamy.

Coveyho metoda

Stephen Covey používá k optimalizaci času Eisenhowerovu matici. Existují čtyři typy úkolů:

• důležité a naléhavé
• důležité a nenaléhavé,
• naléhavé, ale nedůležité
• nedůležité a ne naléhavé.

Parabellum metoda

Podnikatel Andrei Parabellum, stejně jako Covey, klasifikuje úkoly podle „Eisenhowerovy matice“. Kromě toho je však v organizéru rozděluje na úkoly ranní, odpolední, večerní a před spaním.

Autorova metoda

Každá z výše uvedených metod má své výhody a nevýhody. Výsledkem jejich analýzy byl vývoj vlastního způsobu organizace pracovního procesu – univerzálního organizéru LOGBOOK.

Spojuje ty nejlepší nápady z hlavních plánovacích systémů. LOGBOOK je nástroj pro vlastní správu. Doplňuje výše uvedené techniky řízení času, pomáhá upřednostňovat úkoly a organizovat myšlenky.

Struktura LOGBOOK

V závislosti na řešených úkolech lze organizérový rozptyl použít na jakékoli období – den, týden nebo i měsíc. Pravá stránka je stránka zaměření, tzn. seznam úkolů pro dané období.

Kategorie „A“ – 3–4 nejdůležitější, nikoli však naléhavé úkoly. Na jejich rozhodnutí může záviset velký projekt nebo rozvoj společnosti. Takových případů by nemělo být mnoho a především jsou denně sledovány.

Kategorie „B“ zahrnuje 5-6 méně důležitých úkolů, které je však třeba promyslet a splnit včas.

„C“ – všechny ostatní úkoly. Pokud to čas nedovolí, lze věci třetí kategorie udělat později.

Svislá čára na pravé stránce odděluje oblast pro zapsání jmen lidí, se kterými potřebujete zavolat nebo se sejít v konkrétní záležitosti. Dole na stránce, v tzv. suterénu, jsou zaznamenány věci dříve plánované na aktuální období. Později jsou kategorizovány.

Má smysl ponechat prázdné řádky ve všech blocích: situace se může změnit, což znamená, že budete muset přidat nové úkoly

Pokud je seznam zcela zaplněn a zbývá ještě hodně práce, nastal čas delegovat některé úkoly na kolegy nebo se dohodnout s vyšším vedením na rozdělení úkolů.

Levá strana organizéru je stránka „chaos“. Je určen k operativní fixaci. Zde si zapište všechny úkoly, které během tohoto období vyvstanou, a poté je rozdělte do kategorií „A“, „B“, „C“.

Je možné a nutné aplikovat nálepky, zapisovat upomínky a evidovat pokyny dané zaměstnancům.

Jak správně vyplnit organizátory

1. Hlavní cíl je na první stránce

Abyste nezapomněli na hlavní cíl, musíte si jej zapsat na jednu z prvních stránek. Při každém otevření plánovače tak budete mít před očima připomínku důležitých strategických úkolů, nikoli aktuálních rutinních záležitostí.

2. Odškrtávejte splněné úkoly

Pokud je úkol splněn, klidně jej ze seznamu odškrtněte. Pokud si uvědomíte, že to nezvládáte, přesuňte úkol do seznamu úkolů na další období.

3. Zkontrolujte průběh

Na zadní stranu organizéru si napište své plány na měsíce a roky dopředu. Při vyplňování úkolů na kratší časové úseky se vždy vyplatí zkontrolovat globální úkoly na konci plánovače.

4. Zapisujte si nápady

Na poslední stránku plánovače si napište nápady, které byste chtěli realizovat. Vytvoříte si tak banku nápadů, které můžete v budoucnu využít.

Praktické využití uvedených způsobů rozložení času pomáhá manažerovi uvolnit další zdroje. Pokud ve svém denním plánu uvolníte 2 hodiny od rutinních úkolů, objeví se v měsíci 40 hodin „navíc“ na řešení skutečně důležitých strategických úkolů.

Líbilo se: 2 Byl tento článek užitečný? Spíš ne