7 způsobů, jak zvýšit svou produktivitu

Času je málo: den má jen 24 hodin, hodina jen 60 minut. Zdá se, že kdybychom se mohli vzdát spánku, jídla a přestávek na toaletu, dosáhli bychom více. Bohužel, lidské tělo je nedokonalé. Naše doba produktivity je omezená, bez ohledu na to, kolik hodin si dovolíme strávit prací.

Podle studie měli pracovníci, kteří pracovali více než 55 hodin týdně, horší výsledky v jednoduchých testech než ti, kteří pracovali 40 hodin. V roce 2015 další studie potvrdila, že ti, kteří se přetěžují, měli o 33 % vyšší riziko mrtvice a o 13 % vyšší riziko onemocnění koronárních tepen.

Tento článek bude užitečný pro ty, kteří hledají způsoby, jak zvýšit svou vlastní produktivitu, vyhnout se prokrastinaci a dosáhnout nových výšin.

Nepracujte přesčas

Když v 15. století proběhla průmyslová revoluce a v továrnách se objevily první stroje, rozhodli se výrobci, že to značně zjednoduší život pracujících lidí. A protože je práce snazší, 20hodinový pracovní den je třeba zvýšit na XNUMX hodin. Někdy můžete pracovat i v neděli.

Až v roce 1926 provedl Henry Ford, zakladatel Ford Motor Company, experiment ve své továrně a zjistil, že pokud sníží pracovní dobu na 40 hodin týdně, jeho pracovníci budou dosahovat lepších výsledků.

Stejné pravidlo platí pro pracovníky v moderních kancelářích. Delší neznamená lepší. Bezesná noc v práci vám samozřejmě pomůže vyhrát pár termínů, ale v budoucnu sníží celkový výsledek a zdrží doručení dalších termínů.

Odpočívat se vyplatí nejen v noci, ale i ve dne. Vědci z Harvard Medical School prokázali, že ti, kteří si mohou dovolit alespoň 30 minut spánku po obědě, dosahují lepších výsledků v testech, generují kreativní nápady a pracují rychleji než jejich nevyspalí kolegové.

Mimochodem, odpoledního šlofíka si dovolili Leonardo da Vinci, Napoleon, Thomas Edison, Albert Einstein a Winston Churchill. Nejsme horší.

Naučte se říkat „ne“

Podle Paretova principu 20 % úsilí vytváří 80 % výsledků. A naopak. Nemusíte pracovat tvrději, jen nasměrujte svou energii správným směrem. A to znamená říkat ne úkolům, které vás svádějí z cesty.

Můžeme být nuceni dělat práci, která není naše, ale nejčastěji si tuto zátěž volíme sami. Někdy kvůli vině, někdy kvůli strachu, že nebudeme dostatečně úspěšní, a někdy prostě proto, že nevíme, jak říct „ne“.

Celá marketingová strategie je založena na strachu z odmítnutí – ochutnávka zdarma. Když vám obchod nabídne zdarma ochutnat sýr nebo uzeniny, začnete se cítit zavázáni. Většina lidí se přesvědčí, že se jim produkt opravdu líbí a koupí si ho.

Říct „ne“ je celá věda. To bude vyžadovat, abyste si vytvořili vlastní názor, naučili se posuzovat situaci a nepodléhali manipulaci. Ale může být obtížné oddělit své úkoly od ostatních nebo nepotřebných. Je například snadné říci „nekontrolujte sociální sítě“, ale tato rada není vhodná pro někoho, kdo pracuje v oblasti sociálních médií.

Pravidlo 20 sekund vám pomůže rozhodnout: než něco uděláte, počkejte nebo si vytvořte překážku, jejíž překonání bude trvat 20 sekund. Během této doby má mozek čas rozhodnout se, zda výsledek stojí za námahu. Pokud vám některý úkol neumožňuje pokročit ve vaší aktuální práci, můžete jej bezpečně odložit na zítra.

Sdílejte a delegujte

Dobří specialisté si myslí, že nikdo nezvládne práci lépe než oni. Dokonce přebírají úkoly, které by jejich kolegové mohli splnit beze ztrát. To vede nejen ke ztrátě času, ale také ke ztrátě kvality: pokud na projektu pracuje více lidí, má projekt více možností rozvoje.

Klinický neuropsycholog David Nowell ve svých pracích přirovnal delegování k principu léčby poruchy pozornosti s hyperaktivitou. V některých praktikách jsou na hodiny zváni „distraktory“: ačkoli neopakují pacientovy akce, jejich přítomnost nutí účastníky školení pracovat lépe. I když váš kolega převezme jen část vaší práce, tvrdí David, budete se cítit lépe už jen ze samotné jeho pomoci.

Energie, kterou vynakládáme na jednoduché úkoly, je zdrojem. Naučte se to nestříkat, ale šetřit a investovat to do pohybu vpřed. Plněním úkolů, které se vám dlouho zdály jednoduché, je navíc odebíráte mladším kolegům, kteří by se od nich mohli učit a zlepšovat své dovednosti.

Zapomeňte na perfekcionismus

Perfekcionisté jsou špatní pracovníci. Tráví příliš mnoho času úkoly, čekají na ideální okamžik, věnují přílišnou pozornost malým detailům a zapomínají na velký obraz. Chybí jim výsledek, zatímco leští hrubé hrany. Pokud se zaměřujete na produktivitu a ne na dokonalý obraz, perfekcionismus není vaší metodou.

Natalya Garanyan, profesorka na katedře klinické psychologie Moskevského výzkumného ústavu psychiatrie, ve svých dílech poznamenává, že nadměrný perfekcionismus negativně ovlivňuje produktivitu práce. Člověk, který se snaží dovést svou práci k dokonalosti, nemůže dosáhnout toho, co chce, a tak si není jistý sám sebou, odkládá závazky a je v neustálém stresu.

Nečekejte na dokonalý okamžik a dokonalý výsledek. Ideální okamžik vždy přichází v tuto chvíli, ideální výsledek se dostaví, když plán vyjde alespoň trochu lépe, než se očekávalo.

Získejte automatizaci

Denní rutina zabírá příliš mnoho času, ale síla zvyku je taková, že nás ani nenapadne, že bychom tento čas mohli ušetřit. Když jsme si jednou zjednodušili život, sami se nebudeme chtít vracet ke složitým schématům. Veškerá práce, kterou děláte den za dnem, musí být kontrolována na dva parametry: lze ji zjednodušit, lze ji provádět méně často.

V roce 2017 provedl HeadHunter studii mezi ruskými HR společnostmi, aby zjistil, jaké automatizační nástroje se v této oblasti používají. Ukázalo se, že 60 % ruských firem rutinní úkony nijak neautomatizuje. Podobné ukazatele se nacházejí v jiných oblastech podnikání.

Ti, kteří se naučili vyhledávat text na stránce pomocí kombinace kláves Ctrl+F/Command+F, již nebudou při hledání požadovaného odstavce prohlížet celý článek. Možná budete muset strávit několik hodin řešením tohoto problému, najmutím specialisty nebo delegováním práce na méně kompetentního zaměstnance, ale je to investice do budoucna. Jednoduché úkoly také zabírají zdroje.

Čas jsou peníze. A je lepší utratit trochu z obojího, abyste v budoucnu ušetřili. Nevěnujte každý den 20 minut postu na sociálních sítích, ale zaplaťte si program odloženého publikování a nahrajte tam příspěvky na celý týden za půl hodiny. Roztřiďte všechna příchozí písmena do složek, ale pak ušetříte čas hledáním správných odpovědí. Některým rutinním úkolům se nelze vyhnout, ale existuje šance, jak si je usnadnit.

Optimalizujte se

Vždy hledejte způsoby, jak zlepšit svou produktivitu, a uplatněte je v práci. Ne všechno se vám povede, ale pomocí pokusů a omylů se můžete naučit pár triků, které vám práci usnadní.

Docent psychologie na Pensylvánské státní univerzitě dospěl k závěru, že většinu lidí lze snadno rozptýlit mezi 12:00 a 16:00. Tvrdí, že jeho studenti měli lepší výkon, pokud ráno řešili těžké problémy.

Technika plánování „pomodoro“, kdy potřebujete 25 minut pracovat a 5 minut odpočívat, není vhodná pro každého. Někteří ale rádi aplikují pravidlo 52/17, podle kterého se můžete 52 minut věnovat své oblíbené činnosti a 17 minut si dát pauzu.

Přestaň pracovat

Když se na něco příliš soustředíme, zbytek světa pro nás přestává existovat. Vnější podněty nevnímáme, ale málokdo ví, že se stáváme imunní i vůči novým nápadům. A tady hrozí, že se zaseknete na půli cesty.

Studie psychologa Alejandra Llerase z University of Illinois zjistila, že příliš dlouhé soustředění na jeden velký úkol narušuje dosažení vašeho cíle. Stanfordští psychologové s ním souhlasí: podle jejich pozorování se vhledy dostanou spíše k těm zaměstnancům, kteří chodí na krátké procházky uprostřed pracovního dne.

K tomu, abyste se přestali dusit v polévce včerejších nápadů a začali se posouvat vpřed, někdy stačí přestat pracovat a zastavit se. Udělejte si pauzu na zamyšlení, rozptýlit se a vyčistit si myšlenky. Dát si 10 minut pauzu je efektivnější, než strávit stejných 10 minut snahou prorazit neviditelnou zeď.

Nestaneme se produktivními přes noc. Jako každý pokrok, i práce na sobě vyžaduje úsilí a praxi. Neseďte a nečekejte, až se stane zázrak. Zpočátku budete muset vynaložit peníze, čas a úsilí. Pak je ale začnete šetřit a budete moci tyto prostředky investovat do pracovních úkolů novým způsobem.

Třídit si práci. Zopakujte si, co během dne děláte, a oddělte ty úkoly, které narušují vaše pracovní povinnosti. Zjistěte, zda je lze zjednodušit, delegovat nebo jednoduše opustit.

Dělejte malé kroky. Pokud se stala kreativní práce, pak nemá smysl čekat na inspiraci, správné uspořádání hvězd nebo jinou metafyziku. Začněte dělat malé, rutinní úkoly, které ještě nevyžadují kreativitu. Pohyb vpřed je lepší než prokrastinace a ponoření se do úkolu, byť ze špatného konce, nutí mozek pracovat správným směrem.

Stanovte si termíny. Podle studie Mezinárodní organizace práce lidé s flexibilním rozvrhem pracují v průměru 54 hodin týdně, zatímco lidé s pevným rozvrhem tráví v práci pouze 37 hodin. Překvapivě 17 hodin, které freelanceři stráví navíc, podle statistik nijak nezlepšují kvalitu práce: jsou utraceni za prokrastinaci.

Jděte na digitální dietu. Vyhraďte si samostatný čas na sociální sítě a čtení e-mailů. Během pracovního dne přetěžují náš mozek informacemi, které zasahují do výrobního procesu. Omezte informační šum a budete mít v hlavě více prostoru pro nové nápady.

Pořiďte si kočku. Japonská internetová společnost Ferray Corporation provedla experiment, když umožnila zaměstnancům přivést do práce kočky. Během několika měsíců se produktivita společnosti zvýšila. Nejde o ty ocasaté samotné, ale o celkové snížení hladiny stresu, které ztěžuje soustředění na aktuální úkoly. Právě k tomu přispěly kočky.

Text: Alexander Shturvalov, Ilustrace: Konstantin Amelin
Foto: Foto Kari Shea na Unsplash