15 systémů pro správu úkolů, které vašemu týmu usnadní život

V tomto článku se podíváme na 15 nejlepších služeb pro týmovou práci, bez kterých je obtížné škálovat vaše podnikání a podnikat transparentně.

Každý tým stojí před potřebou implementovat služby, které pomohou transparentně organizovat práci. To ovlivňuje:
– vytvoření obecné strategie; – zachování správného zaměření práce každého zaměstnance: prioritou je práce, která přinese výsledky; – správa úkolů: nepromeškávají se termíny a riziko, že na úkol zapomenete, je mnohem nižší, protože všechny úkoly jsou spravovány v jednom prostoru; – rozvoj návyku plánovat si svůj pracovní den, což zvyšuje produktivitu; – strukturování informací: vše je na jednom místě a neztratí se v chatových konverzacích.

Pro řízení pracovního toku

Namísto poznámkových bloků, osobních poznámek a nastavování úkolů v chatech jsou perfektní: TÝDEN – ruská obdoba Trello a služba pro týmovou práci. Uvnitř WEEEK je: Správce úloh, Knowledge Base, CRM, Analytics a sekce HR. Nemusíte implementovat několik služeb najednou a neustále mezi nimi během dne přepínat. Správce úloh vám a vašim zaměstnancům pomůže naplánovat si den ve vhodném formátu: seznamy, nástěnky Kanban a týdenní kalendář. Kanban board je metoda plánování prostřednictvím rozdělení na etapy. Jakýkoli ze svých procesů můžete rozdělit na kroky. Nejčastěji se používají tři fáze: co je třeba udělat, co děláme a co je hotovo. Do znalostní báze můžete ukládat všechny poznámky, dokumenty a články a dokonce i předpisy nebo hesla ze sociálních sítí. V CRM – vést evidenci klientů, transakcí/prodejů a partnerů. Analytics ukáže, jak efektivní byli vaši zaměstnanci v určitém časovém období, a sekce Uživatelé vám pomůže rychle najít kontaktní informace pro každého zaměstnance. Cena: pro týmy do pěti lidí je zdarma tarif, pro týmy s více – tarif stojí od 199 rublů/měsíc. na uživatele.

Bitrix 24 – vhodné pro velké týmy se složitou strukturou řízení. Bitrix 24 má 4 samostatné služby: CRM, Tasks and Projects, Collaboration a Sites. Na tomto místě se zaměřím na první dva. V sekci Úkoly a projekty můžete nastavit úkoly pro projekt a sledovat jejich efektivitu. V sekci CRM je vše klasické: řídíte transakce od počáteční fáze až po platbu.

Hlavní nevýhodou Bitrixu je jeho zatížení. Pokud žádnou z těchto služeb nepotřebujete, budou jednoduše viset mrtvou váhu vlevo ve „skrytých“ službách. Naučit tým používat službu navíc zabere spoustu času.

Cena: zdarma až 5 GB paměti as omezenou funkčností, od 1990 rublů/měsíc. pro 5 uživatelů. Hlavní sídlo – tuto službu lze také nazvat obdobou Trello. Tato služba vám pomáhá plánovat: nastavovat úkoly, sledovat projekty, kontrolovat výplaty mezd zaměstnancům, sledovat výsledky pomocí analýzy a generovat zprávy. Vhodné pro malé týmy, které nechtějí trávit čas realizací. Úkoly lze pohodlně prohlížet v několika formátech, podobně jako v TÝDNU: tabule, seznam, měsíční kalendář a matice. Pro každý projekt máte samostatnou nástěnku, kde uvidíte jeho stav.

Cena: existuje bezplatný tarif s omezeními, placené tarify začínají od 95 rublů/měsíc. za osobu.

Pro videokonference

Místo nebo navíc k offline schůzkám v kanceláři: Yandex.Telekonference je mladá ruská služba pro videohovory. Můžete jej použít ve webové verzi v prohlížeči Yandex nebo jej nainstalovat do telefonu nebo počítače. Služba je zdarma. Skupinové hovory v telegramu – tento posel už dávno přerostl svůj hlavní úkol – chatování. Nyní v něm můžete vytvářet expertní kanály, skupinové chaty s klienty a kolegy. Pokud jste zvyklí používat skupinové chaty, pak můžete volat přímo z nich. Není časově omezena a navíc je zdarma. Čím – méně populární analog obvyklého ZOOM a Skype. Pro pokročilé funkce existuje předplatné, ale pro malé týmy stačí bezplatný tarif, který zahrnuje: 1 call room, kapacitu až 100 účastníků a hovory s limitem 45 minut.

Pro komunikaci

Když se posly přeplní, informace se neustále ztrácejí a osobní a pracovní se mísí, pak místo telegramu, WhatsApp a Viberu můžete zavést firemní messenger: Tutu – firemní messenger s minimalistickým a stylovým rozhraním. Můžete vytvářet otevřené a uzavřené chaty a kanály. Aby nebyl skupinový chat zahlcen dlouhými diskusemi, jsou zde vlákna – jinými slovy, můžete zanechat komentář ke zprávě a pokračovat v dialogu uvnitř vlákna komentáře. Jednou ze skvělých funkcí je vestavěná služba videohovorů. Nemusíte hledat samostatnou službu pro videokonference a veškerá komunikace bude v rámci jednoho nástroje.

Cena: zdarma až 2000 zpráv za měsíc, cena předplatného od 159 rublů/měsíc. na zaměstnance. Tým Tada – uvnitř najdete také chaty, videohovory, knihu úkolů a kalendář. Je výhodné, že můžete pozvat kolegy pomocí telefonního čísla. Stejně jako v předchozí službě je zde filtrování podle chatů, možnost vytvářet osobní a skupinové chaty. Díky vestavěnému kalendáři a knize úkolů vám neuniknou termíny aktuálních úkolů.

Cena: zdarma od 1. března. Bitrix 24 – protože jsem tento nástroj zmínil výše, zde je krátký popis sekce Spolupráce. V této sekci můžete budovat veškerou komunikaci v rámci týmu: udržovat zpravodajský kanál, chatovat, organizovat videokonference, vyměňovat si dokumenty, udržovat společnou znalostní bázi na disku atd.

K vytváření myšlenkových map

sBoard – služba, ve které můžete vy a váš tým vytvářet myšlenkové mapy během brainstormingu. Příjemné je, že rozhraní není vůbec přetížené, služba se aktivně vyvíjí, takže na vás a váš tým bude čekat mnoho příjemných aktualizací. Cena: K dispozici je bezplatný plán s omezeními, předplatné od 455 rublů / měsíc. Miro – jako Zoom a Skype ve světě videohovorů, tak Miro ve světě myšlenkových map. Je výhodné, že uvnitř služby jsou šablony – nemusíte sestavovat mapu od začátku, můžete si vzít hotovou a použít ji na svůj úkol. Cena: V rublech se neplatí, ale jak ukazuje praxe našeho týmu, tarif zdarma stačí. Mysl42 – Tuto službu jsem používal ještě na univerzitě ke strukturování informací o cílené reklamě. Staromódní nástroj je vhodný pro ty, kteří nechtějí trávit spoustu času zjišťováním „kam ukázat, aby to fungovalo“. Cena: zdarma.

Pro zapisování poznámek a všeobecnou znalostní základnu

TÝDEN – zjistěte více o službě Knowledge Base. Uvnitř znalostní báze můžete vytvářet dokumenty pro obecné použití. Mohou to být: předpisy, pravidla práce v kanceláři, koncept produktu nebo služby, kterou vaše společnost poskytuje na trhu, a také jakékoli užitečné materiály, ke kterým byste se rádi vraceli. Pro každý dokument můžete vytvořit „sub-dokument“, např.: hlavní dokument „Marketing“ a obsahuje: propagaci na sociálních sítích, strategii, taktiku, komunikační kanály, popis cílové skupiny a další. Díky této struktuře se vám bude mnohem snáze orientovat. Užitečnou funkcí je možnost sdílet dokument s klientem, partnerem nebo kolegou. Připravili jste například krátkou zprávu a chcete ji sdílet se svým partnerem: naformátovali jste vše v dokumentu, přidali odkazy, obrázky a videa. Zkopíroval jsem odkaz a poslal jej do chatu s klientem.

Cena: pro týmy do 5 osob je plán zdarma, pro týmy větší – cena týmového plánu je od 590 rublů/měsíc. Udržujte Google – služba, která je dostupná všem, kdo mají Google mail. Google Keep se snadno používá ve webové i mobilní verzi. Nemusíte trávit mnoho času zjišťováním funkcí – rozhraní je velmi přehledné a nejsou zde žádná zbytečná tlačítka, která by odváděla pozornost. Můžete vytvářet poznámky pro sebe a sdílet je s kolegy. Je vhodné, že existuje několik způsobů, jak vytvořit dokumenty: vytvořit poznámku pomocí textového editoru, diktovat hlasem, automaticky přenést text z obrázku. Chcete-li dokument sdílet, musíte k němu připojit spoluautora. Můžete také vytvořit poznámku připomenutí a zvýraznit důležité informace mezi všemi materiály připnutím poznámky.

Cena: zdarma.

Pro finanční účetnictví a finanční řízení

Plánovat skutečnost — služba je ideální pro vedení týmového účetnictví. Ve skutečnosti můžete na tuto službu delegovat finanční účetnictví a výkaznictví: DDS (výkaz peněžních toků), Výkaz zisku a ztráty (výsledovky) a Rozvaha. Můžete požádat o radu ohledně nastavení služby nebo připojit finančníka ze služby k outsourcingu.

Cena: cena předplatného začíná od 2100 rublů/měsíc, k dispozici je také bezplatná zkušební doba 7 dní. Fintablo – tato služba má jednodušší funkčnost a méně zatěžované rozhraní. Základní funkce produktu můžete zjistit sami. Myslím, že je to důležité především pro ty, kteří přecházejí z Excelu nebo se s vedením účetnictví pro své podnikání teprve začínají seznamovat. Pokud jste zvyklí používat Telegram pro práci, můžete nakonfigurovat odesílání finančních zpráv společnosti do robota Telegram.

Cena: předplatné od 1790 XNUMX RUB/měsíc a bezplatné zkušební období. Finolog – služba je podobná předchozí s intuitivním rozhraním. Vhodné pro malé týmy. Je pohodlné, že vás po registraci uvítají demo společnosti – pomůže vám to rychleji se zorientovat. Budete moci sledovat několik projektů a propojit několik účtů.

Cena: předplatné od 3 990 RUB/měsíc a 14 dní bezplatného používání. Když se jen snažíte přijít na to, jak strukturovat všechny informace v rámci firmy, zdají se vám všechny tyto služby poněkud komplikované a nesrozumitelné. Navíc musíte čelit odporu týmu, který je zvyklý se řídit pravidlem – „funguje to? Nedotýkejte!“. A to je v pořádku. Jakýkoli nový proces může způsobit odpor, protože známé je pochopitelné. V tomto článku jsme shromáždili doporučení, jak přejít na správce úloh, ale jsou perfektní pro každou situaci, ve které potřebujete implementovat službu optimalizace práce.

15 nejlepších plánovačů úkolů pro týmovou a individuální práci

Téměř každý člověk má potíže s kontrolou pracovních a osobních záležitostí. To je zcela přirozené, protože je nemožné mít na paměti obrovský tok informací přicházejících ze všech stran. Abyste se ušetřili nutnosti pamatovat si stovky odborných i osobních otázek a rozumně a racionálně nakládat se svým časem, můžete využít osobního asistenta – elektronického plánovače úkolů.

Snadno použitelný, esteticky příjemný a funkční plánovač úloh, který kombinuje možnosti několika podnikových služeb: aplikace pro zadávání úkolů, služba projektového řízení s panelem Kanban pro vizualizaci informací a aplikace pro zvýšení produktivity.

Správce úloh má potřebné nástroje pro organizaci a řízení času. Jsou v něm zabudovány všechny známé světové systémy řízení času. LeaderTask je postaven tak, že 20 % výsledků získáte s 80 % svého úsilí.

V aplikaci lze vytvářet projekty a úkoly s neomezeným vnořováním a rozdělovat je na dílčí projekty a dílčí úkoly. Kombinujte úkoly do seznamů, skupin a přizpůsobte si je „pro sebe“. Je možné vytvořit záznamy, které se budou objevovat denně nebo v určité dny. Kluzák podporuje režim spolupráce týmu. Můžete delegovat příkazy a úkoly na ostatní členy týmu, sledovat jejich plnění, sledovat výsledek kontroly a vyměňovat si zprávy v podnikovém chatu.

Výhody

• Notifikační systém, který vám bude připomínat naplánované události a informovat vás o změnách úkolů.
• Řazení a vyhledávání podle úkolů.
• Kalendář a diář s flexibilním nastavením vám umožní plánovat úkoly na den, týden a měsíc.
• Kanban desky pro projektovou práci.
• Hodnocení produktivity a statistika plnění úkolů pro tým i jednotlivé zaměstnance.
• Vytvářejte objednávky přímo z e-mailů.
• Systém týmových rolí a nastavení přístupu.
• Pracujte offline, bez internetu.
• Služba odpovědné podpory.
• CRM systém pro vytváření a údržbu klientské základny, ukládání a zpracování aplikací.