Jak toho udělat víc, správně nastavit úkoly a řídit čas zaměstnanců

Time management: jak řídit pracovní dobu zaměstnanců

Který manažer by nechtěl, aby každá minuta jeho podřízených byla využita efektivně, účelně, moudře? Možná takoví lidé neexistují, ale ve skutečnosti se ne všichni zaměstnanci sami snaží trávit svou pracovní dobu moudře. Úkol řídit pracovní dobu specialistů proto nejčastěji padá na bedra managementu. V tomto článku vám prozradíme, jaké metody a strategie time managementu si můžete osvojit.

Koncept time managementu

Time management se doslovně překládá z angličtiny jako „time management“. Přesněji řečeno jde o soubor specifických technik a nástrojů, které jsou zaměřeny na zvýšení efektivity využití času. Jedním slovem, time management vám pomůže dosáhnout více, najít časové rezervy a optimalizovat vaši práci tak, aby hodiny plynuly co nejproduktivněji.

Proč je důležité řídit si pracovní dobu?

Nekontrolovaný čas = ztracený čas. Zajímavá data z GoRemotely říkají, že průměrný kancelářský pracovník je produktivní maximálně tři hodiny denně. Ponoříme-li se hlouběji do výzkumu, získáme následující obrázek: podle statistik je zaměstnanec rozptýlen přibližně 7krát za hodinu, doba rozptýlení je přibližně 5 minut. Aplikováním matematiky zjistíme, že během pracovního dne takových pět minut nicnedělání dává dohromady více než 4 hodiny. A to je mimochodem polovina standardní osmihodinové pracovní doby.

Mezi nejoblíbenější důvody pro rozptýlení patří: povídání o ničem s kolegy, dlouhé čajové dýchánky a kouřové pauzy, sociální sítě, instant messenger, čtení zpráv. Více než 70 % zaměstnanců navíc úspěšně prokrastinuje pracovní pomůcky.

„Utahování šroubů“ není v této situaci nejlepší řešení, personál začíná rychle ztrácet motivaci a utahování vnímá negativně. Ale můžete systematicky a šetrně řídit pracovní dobu specialistů. Time management vám umožňuje:

• systematizovat nastavení úkolů;
• sledovat termíny;
• správně nastavit priority;
• mít více času;
• méně se unavit;
• vybudovat motivační systém.

Metody a strategie time managementu

Existuje mnoho strategií a metod time managementu, ale všechny jsou založeny na třech principech:

• prioritizace. Každému je jasné, že za určitou dobu lze splnit jen omezený počet úkolů. Hlavní věc je zaměřit se na ty, které vyžadují naléhavou pozornost. Mezi množstvím úkolů je těžké identifikovat ty základní. K implementaci tohoto principu můžete použít Eisenhowerovu matici: rozdělte úkoly do 4 bloků – důležité a naléhavé; důležité, ale ne naléhavé; nedůležité naléhavé; nedůležité a ne naléhavé. Nejprve musíte vyřešit to důležité a naléhavé. Většinu svého pracovního času věnujte důležitým, ale nenaléhavým úkolům. Nedůležité urgentní – delegát. Nedůležité a nenaléhavé úkoly můžete zpravidla bezbolestně odmítnout – buď jde o úkoly, které se vás vůbec netýkají, nebo o ztrátu času;
• plánování. Abyste mohli dosáhnout více, musíte pochopit, do jaké doby musí být určité úkoly nebo projekty dokončeny a kolik času je k dispozici na jejich dokončení. Možností plánování je spousta – od klasických papírových diářů až po elektronické plánovače a systémy projektového řízení;
• strukturování. Můžete plánovat spoustu věcí, ale pokud nebudete sledovat implementaci, věci se nerozběhnou a termíny se budou i nadále rýsovat s nezáviděníhodnou konzistencí.

Metody a strategie time managementu jsou v zásadě univerzální pro osobní použití i použití v práci. Hlavní je vybrat ty správné do týmu. Největší efekt vykazují následující postupy:

• Slona jíme kousek po kousku. Velký obchodní cíl je třeba rozdělit na malé úkoly, úkoly na dílčí úkoly a ty by měly být přiděleny zaměstnancům. Velké množství práce je vždy zastrašující, ale pokud ji rozdělíte na kousky, je mnohem snazší začít;
• jasné termíny. Pokud úkol nemá termín dokončení, může být někdy dokončen nebo možná nedokončen vůbec. Proto vždy musí existovat určitá linie. Může být přesouván v závislosti na pracovním vytížení nebo prioritách, ale bude tam, aby vám připomněl, že dříve nebo později musí být úkol dokončen;
• Snídáme se žábou. Nejnepříjemnější a nejtěžší úkol je lepší vykonávat na začátku pracovního dne, aby později na vás myšlenka na otravný úkol nevisela a nepřiváděla vás k šílenství;
• soustředíme se na jeden úkol. Vědci již dlouho prokázali, že časté přepínání mezi úkoly snižuje produktivitu. Být rozptýlen na minutu, dvě nebo tři, pak to mozku trvá 2-3krát déle, než se vrátí k předchozímu úkolu. Pro zvýšení efektivity je proto lepší věnovat určité časové období jednomu úkolu;
• měříme čas. Abyste pochopili, proč někdy během pracovního dne nemáte čas ani dýchat a večer se ukáže, že ze seznamu úkolů není co odškrtávat, musíte zaznamenat, čím přesně byly hodiny stráveny. Načasování v této věci je užitečná praxe.

Nástroje pro správu pracovního času

Praktiky time managementu jsou již dlouho zavedeny do profesionální sféry. A čím více se životní tempo zrychluje, tím větší důraz je kladen na time management a v kancelářích se používají modernější nástroje. Navíc v podmínkách nerozlučného spojení mezi téměř jakoukoli profesí a výpočetní technikou se nástroje také elektronizovaly. Mezi nejoblíbenější, které pomáhají řídit pracovní dobu v kanceláři:

• různé přístupové systémy. Minimálně umožňují sledovat dodržování pracovní kázně, která je možná základem time managementu – podle statistik se jen polovině zaměstnanců úřadu podaří přijít do práce včas;
• online kalendáře. Takové služby vám umožňují koordinovat práci týmu v kancelářských prostorách – domlouvat schůzky a schůzky, distribuovat zasedací místnosti a konferenční místnosti tak, aby každý měl místo pro práci;
• kontrolní seznamy. Snadný způsob, jak mít pod dohledem vše, co musíte udělat například za den;
• plánovači. Rozšířená verze kontrolních seznamů, která v online formátu pomáhá rozdělovat úkoly podle dnů v týdnu, přeplánovat termíny a sledovat termíny;
• systémy řízení projektů. Pomáhají stanovovat cíle, rozdělovat role a odpovědnosti mezi zaměstnance, sledovat nejen termíny, ale také průběžné výsledky;
• sledovače času. Programy pro sledování času stráveného na konkrétních úkolech poskytují pochopení toho, kolik úsilí zaměstnanec vynakládá na konkrétní budovu;
• časovače. Tyto jednoduché programy naopak umožňují měřit čas na dokončení konkrétního úkolu. Široce používané přívrženci techniky Pomodoro. Zajímavou možností jsou časovače, které mají za cíl snížit množství rušivých vlivů například na mobilním telefonu. V tomto případě aplikace obvykle nabízí nějaký cíl, kterého lze dosáhnout bez zapnutí gadgetu po určitou dobu. Například pěstování stromu na hodinu. Pokud svůj smartphone odemknete dříve, rostlina zemře. Herní vybavení, které je zajímavé i pro dospělé;
• systémy sledování pracovní doby. Tento typ programu je možná nejobsáhlejší. Kombinuje možnosti všech výše popsaných softwarových možností a umožňuje flexibilně, ale přehledně řídit čas zaměstnanců. Zároveň odpadá výběr nástrojů po částech, není potřeba zatěžovat informační systém celým balíkem programů. Jedno řešení na všechny problémy. Podívejme se, jak to funguje na příkladu jednoho z nejloajálnějších systémů této úrovně – CrocoTime.

Kontrola příchodů a odchodů zaměstnanců

Time management začíná stanovením hranic právě pro tento čas. V kanceláři si nikdo nenárokuje osobní hodiny zaměstnanců, ale pracovní doba předepsaná v stanovách společnosti, pracovněprávních předpisech a smlouvě náleží zaměstnavateli a ten má právo vědět, kde je tráví. Minimálně na základě jednoduché a merkantilní logiky je to počet odpracovaných hodin, který je základem pro výpočet mezd.

Řízení příchodů a odchodů v automatickém časovém a docházkovém systému lze organizovat dvěma způsoby:

1. Program označuje začátek a konec pracovního dne synchronně se zapínáním a vypínáním pracovního počítače zaměstnance.
2. Program zaznamená začátek a konec v okamžiku vstupu do podniku. Děje se tak díky integraci s turnikety.

Tak či onak systém eviduje dodržování kázně ve firmě.

Automatické sledování času

Při nastavení hranic pracovní doby systém automaticky zohledňuje „interní“ obsah pracovního dne. Ostatně každý už dávno ví a je to zřejmé: mezi příchodem do práce a přímým plněním povinností je často propast pití čaje, diskuzí a kuřáckých přestávek.

Monitoring pracovníků pokrývá nejen čas strávený u počítače, ale i mimo něj. Integrace s různými firemními systémy a kalendáři vám umožní vidět celý den personálu detailně, nezaujatě a objektivně. To znamená, že pokud specialista nebyl u PC, ale schůzka je označena v kalendáři, bude čas považován za produktivní.

Žádné lpění na sociálních sítích. Nejnebezpečnějším nepřítelem produktivity je surfování po internetu. CrocoTime zaznamenává všechny stránky a zdroje používané zaměstnancem. Současně stojí za zmínku, že program nepostupuje za titulní pruhy aktivních oken, to znamená, že v programu nejsou poskytovány žádné snímky obrazovky, zachycování zpráv v instant messengerech a poště ani odposlechy. Všechno. Flexibilní systém nastavení však umožňuje nastavit jednotlivé parametry pro zaměstnance nebo oddělení – které stránky a programy budou považovány za rušivé a které za nutnost. Protože to, co je pro jednoho odborníka otálením, je pro jiného profesionální nutností. Například: sociální sítě pro správce obsahu nebo účetní.

Žádné přetížení. Monitorovací systém ukazuje, jak je pracovní zátěž personálu rozložena v čase. Nouzové situace a dopravní špičky mohou být spojeny s neschopností odhadnout objem práce a vlastní síly. Jasný obrázek ukáže, kde je třeba změnit přístupy k plánování.

Vestavěné sledování času ukazuje, kolik času každý konkrétní zaměstnanec stráví na konkrétním úkolu a kolik úsilí ten či onen projekt nakonec stojí.

Fotografie pracovního dne ukazuje, v jaké době je specialista nejúčinnější, což pomůže nastavit nejsložitější úkoly, které vyžadují maximální koncentraci během těchto hodin.

Analýza je motorem pokroku. Vestavěná analytika systému CrocoTime pro sledování pracovní doby vám umožňuje vidět důvody a budovat další přístupy k řízení času v týmu, čímž se všichni osobně a celý podnik jako celek přiblíží k úspěchu.

Systém sledování pracovní doby CrocoTime je univerzální nástroj pro řízení pracovní doby zaměstnanců, který spojuje základní principy řízení času a spojuje možnosti nesourodých nástrojů.

Přečtěte si další články na našem blogu

Jak zorganizovat pracovní dobu zaměstnanců pomocí flexibilního rozvrhu

Není to práce, ale pohádka: objevte se v kanceláři, kdy chcete, opusťte kancelář, když nastane osobní potřeba. Samotní zaměstnanci jsou připraveni převzít odpovědnost za výsledek a zaměstnavatelé tento přístup k organizaci pracovního procesu stále častěji využívají jako výhodu otevřených volných pracovních míst. Historie není.

Co použít místo ručního sledování času?

Podle ruského pracovního práva je záznam pracovní doby povinný pro každou společnost. Je stanoven minimální požadavek na kontrolu příchodů a odchodů zaměstnanců – tyto údaje musí být zohledněny v docházkových výkazech. Měření času je dlouhodobá praxe. Ale přístupy k implementaci v průběhu času nejsou stejné.

Jak správně zadávat úkoly podřízeným, aby je splnili

Co je stanovení cílů zaměstnanců a proč je důležité?

Zadávání úkolů je proces sestavení přesné formulace úkolu s popisem podmínek jeho realizace. Správně nastavený úkol pomáhá minimalizovat počet otázek, zjednodušit a zrychlit práci podřízených. Správné nastavení úkolů pomáhá nejen jednotlivým zaměstnancům, ale i celému týmu. Pokud tým rozumí vzájemným povinnostem, je pro ně snazší najít odpovědi na otázky, upravit akce a spolupracovat na dosažení stejného cíle. Je pohodlné pracovat na úkolech v systému řízení projektů Bitrix24. Každá karta úkolu ukazuje, kdy byl úkol přidělen, kdo na něm pracoval a jak probíhala diskuse. Související úkoly lze spojovat do projektů připojením potřebných nástrojů k nim: kalendář, chat, fotogalerie, znalostní báze. Uspořádejte si práci na úkolech pomocí jakékoli pohodlné metody – Ganttův diagram, Scrum, Kanban board, řazení podle termínů – a přiřaďte projektům různá pozadí, abyste je od sebe rychle odlišili.

Typy úloh v projektovém řízení

• Důležité a dlouhodobé. Jejich plánování a dosažení vyžaduje nejvíce času, úsilí a zdrojů. Například nárůst počtu zákazníků, růst zisku, vstup společnosti na nový trh.
• Ty aktuální důležité. To jsou úkoly, které musí zaměstnanec vyřešit dnes nebo v nejbližších dnech. Příklad: uspořádejte schůzku s významným klientem, naplánujte úkoly oddělení na příští týden.
• Neformální. Úkoly, které vaši zaměstnanci plní každý den: telefonování zákazníkům, vystavování faktur, expedice zboží.
• Situační. Objevit se v práci v závislosti na okolnostech a situacích.

SMART cíle při stanovování cílů

Správně formulovat cíle vám pomůže SMART, systém pro efektivní stanovování cílů a dosahování cílů. S jeho pomocí jednoduše podrobně popíšete požadovaný výsledek. Zkratka znamená názvy kritérií. Při přidělování úkolů zaměstnancům zkontrolujte znění, zda je v souladu s každým:

1. Charakteristický. Ujasněte si očekávaný výsledek a vyhněte se abstrakcím. Příklad: zvýšení konverze webu o 30 %.
2. Měřitelný. Napište si kritéria, podle kterých bude pro vás a vaše zaměstnance snazší vyhodnotit výsledek. Může se jednat o konkrétní částky zisku nebo počet nových zaměstnanců při personálních změnách.
3. Dosažitelný. Posoudit proveditelnost úkolu. Chcete-li to provést, zvažte zdroje: načasování, počet a zkušenosti zaměstnanců, rozpočet. Pokud máte pocit, že něco chybí, snižte laťku. Například místo „zvýšit prodej o 40 % za měsíc“ – „zvýšit prodej o 20 % do konce roku“.
4. Významné (relevantní). Zvažte, zda je tento úkol aktuálně vhodný pro ekonomickou situaci a stav firmy. Během pandemie byste neměli plýtvat energií a penězi na otevírání nových kanceláří, ale je lepší počkat na stabilitu.
5. Časově ohraničené. Zbavte se vágních formulací jako „rychle“ nebo „naléhavě“. Místo toho nastavte v nástroji pro sledování úkolů termín s malou časovou rezervou, aby měl zaměstnanec čas na dokončení úkolu.

Algoritmus pro zadávání úkolů pro zaměstnance

Nekompetentní manažer může svalit vinu na zaměstnance a obvinit je, že jsou nezodpovědní nebo líní. Výsledek ale do značné míry závisí na samotném manažerovi a správném algoritmu pro zadávání úkolů. Chcete-li pomoci podřízenému úspěšně dokončit úkol:

• Určit odpovědného zaměstnance s přihlédnutím k jeho kompetencím, motivaci a zkušenostem.
• Zvolte vhodný čas a metody pro zadání úkolu – slovně, e-mailem, v programu projektového řízení, ráno nebo večer v pracovní den.
• Úkol podrobně popište, aby měl zaměstnanec ucelený obrázek.
• Uveďte požadované výsledky v konkrétních číslech a ukazatelích.
• Ujistěte se, že úkolu rozumíte tím, že budete zaměstnanci pokládat otázky.
• Poskytněte veškerý přístup, kontakty, skripty, stránky, pokud je to nutné pro spuštění.
• Uveďte fáze, kdy kontrolujete mezivýsledek a kdy je výsledek potřeba.
• Poskytněte zpětnou vazbu po analýze průběžných výsledků a závěrečné kontrole dokončeného úkolu.

Příklady nastavení úkolů ve správci úloh

Podívejme se na správné příklady zadávání úkolů z oblasti IT technologií a digitální sféry.

Úkol pro analytika: připravit statistiku návštěvnosti webu za poslední tři měsíce před koncem dne. V přehledu uveďte průměrnou dobu zobrazení stránky a počet unikátních uživatelů.

Úkol pro copywritera: napsat mailingový text pro klienty se zprávou o týdenní slevě 30 % na krabicovou verzi CRM. Ve středu zobrazit 2–3 dokončené možnosti.

Úkol pro návrháře rozvržení: do konce měsíce vytvořit prototyp firemní mobilní aplikace. Prototyp by měl odrážet všechny položky nabídky: můžete si jej vyžádat od obchodníka.

Úkol pro marketéra: připravit dotazník pro průzkum stálých zákazníků s 10 otázkami. Účelem průzkumu je identifikovat problémy v práci servisního oddělení. Pošlete manažerovi do konce týdne.

Jaké jsou chyby při zadávání úkolů?

Časté chyby jsou způsobeny tím, že manažer nebere v úvahu zdroje a skutečné možnosti společnosti a také nesleduje průběžné výsledky. Někdy ředitel zapomene uvést reference a další informace, které zaměstnanci pomohou úkol správně splnit. Podívejme se na osm běžných chyb.

Nereálné cíle a cíle

Když manažer nesprávně posoudí zdroje organizace, zkušenosti a motivaci zaměstnanců, ukáže se, že úkoly jsou odtržené od reality. Před nastavením analyzujte ukazatele společnosti, například počet prodejů, uskutečněných hovorů, odmítnutí zákazníků. Představte si požadovaný výsledek a zamyslete se nad tím, jak je možné ho dosáhnout a v jakém časovém horizontu. Rozdělte jeden velký úkol na 2-3 malé, s osobním termínem pro každý.

Úzké zaměření

Soustředění pozornosti všech zaměstnanců na jeden úkol vede k problémům ve firmě. Příklad: manažer směřuje své úsilí a zdroje svých podřízených k rozvoji internetového obchodu. Při práci na tomto úkolu sociální sítě vypadnou z centra pozornosti, protože již nejsou udržovány. To vede ke ztrátě zákazníků. Rozdělte personál mezi úkoly tak, aby při provádění neutrpěly ostatní obchodní procesy oddělení a společnosti.

Manažeři nesledují průběh projektu

Další hrubou chybou je zájem a pozornost manažera pouze na konečný výsledek. Takoví manažeři zcela nebo částečně ignorují průběh úkolů a úspěšnost dosahovanou v intervalech. Chcete-li úkol správně dokončit, rozdělte jej na etapy a sledujte výsledek ve speciálních službách pro řízení projektu, pokud vidíte problémy. To pomůže včas odstranit nedostatky a pomůže zaměstnanci.

Nastavte úkoly v Bitrix24
Organizujte efektivní práci na úkolech a projektech v pohodlném nástroji pro sledování úkolů.

Negativní cíle

Tyto cíle zhoršují týmové prostředí, zvyšují stres a snižují motivaci zaměstnanců. Vyhněte se negativním zprávám při stanovování cílů, hrozbám propuštění nebo ztrátě bonusů. Například místo toho, abyste požadovali, abyste nepřišli pozdě na začátek pracovního dne, upozorněte na nutnost přijít včas.

Příliš mnoho gólů

Při velkém množství úkolů zadaných současně se zaměstnanci ztrácejí a mohou minout důležité věci. To vede k nepochopení priority provádění a ke špatným výsledkům. Adekvátně posoudit schopnosti týmu a rozdělit úkoly mezi všechny podřízené.

Nedostatek příkladů

Pokud je pro zaměstnance úkol nový, může jej dokončit po svém. Skončíte se špatným výsledkem a ztratíte čas jeho předěláním. Problémy doplňujte návody, dobrými a špatnými příklady a dávejte rady. Podělte se o své zkušenosti nebo doporučte kontaktovat zaměstnance, který již podobný úkol provedl.

Nedostatek zpětné vazby

Bez zpětné vazby bude zaměstnanec spoléhat pouze na osobní zkušenost. Může to udělat špatně nebo ve špatném formátu. To povede ke ztrátě času na odstraňování závad a zmeškání termínu. Zjistěte, zda v úkolu všemu rozumí, zeptejte se na postup a odpovězte na případné otázky. Když kontrolujete průběžné a konečné výsledky, poznamenejte si, co se stalo a jaké jsou výhody a nevýhody.

Nedostatečné termíny

Touha získat výsledky rychleji se nemusí shodovat se skutečnými schopnostmi týmu a vést k chybám nebo nedodržení termínů. Při plánování úkolu vyhodnoťte schopnosti všech účastníků procesu a stanovte si pouze reálný termín. Pokud si v mezistupních všimnete, že vaši podřízení nedrží krok, připojte další zdroje nebo posuňte data dokončení.

Když zaměstnanci vykonávají mnoho úkolů, je pro manažera obtížné sledovat práci všech, termíny a výkony. Na stránce Účinnost Bitrix24 ukazuje, kolik úkolů manažer během zvoleného období dokončil, zda došlo k nějakým připomínkám nebo porušení termínu a kolik aktivních úkolů aktuálně má. Software pro inteligentní řízení projektů vám pomůže vypočítat platy, KPI a bonusy.

S tím výsledkem, že

Formulace úkolu určuje jeho kvalitu a termín. Při stanovování cílů použijte metodu SMART. Pokud jsou úkoly složité nebo nové, připravte si pokyny, reference a sdílejte tipy. Rozdělte velké cíle na etapy a kontrolujte průběžné výsledky. Použijte správce úloh pro svůj tým ke zlepšení komunikace, shromažďování statistik o úkolech a ke zvládání všeho včas. Dejte zaměstnancům zpětnou vazbu a pochvalu i za malé úspěchy, aby se cítili oceňováni.