10 tipů, jak si usnadnit práci se soubory v Dropboxu

15 tajných tipů a triků pro Dropbox, které změní způsob práce se soubory

Často jsem si Dropbox představoval jako jednoduchou službu cloudového úložiště, kterou můžete použít k ukládání a sdílení souborů a složek. Ale když jsem se začal hlouběji zabývat jeho funkčností, uvědomil jsem si, že jsem se mýlil. Tato cloudová služba je plná překvapení a má mnohem více funkcí, než víte.

Dropbox je neuvěřitelně jednoduché řešení cloudového úložiště, které je také docela výkonné. V tomto příspěvku chci zdůraznit různé skryté tipy a triky, jak převzít kontrolu nad Dropboxem a udělat mnohem víc než jen hostovat soubory a synchronizovat je. Pojďme se na ně podívat.

1. Vyžádejte si soubory od kohokoli, přijímejte je do Dropboxu

Pokud si myslíte, že soubory do svého Dropboxu můžete nahrávat pouze vy, pak se mýlíte. Request Files vám umožňuje shromažďovat a přijímat soubory – velké nebo malé – od kohokoli přímo do vašeho Dropboxu. A nejlepší na tom je, že prostřednictvím této funkce vám mohou posílat soubory i lidé, kteří nemají účet na Dropboxu.

Chcete-li anonymně požádat o soubory, postupujte podle těchto jednoduchých kroků:

1. Přihlaste se do svého Dropboxu.
2. Otevřete Žádosti o soubory v levém postranním panelu.
3. Klikněte na „Vytvořit žádost o soubor“.
4. Napište krátký popis svého požadavku a kliknutím na „Změnit složku“ nastavte složku pro ukládání požadovaných souborů. Potom klepněte na tlačítko Další.
5. Nyní zkopírujte poskytnutý odkaz a sdílejte jej s jakoukoli osobou, od které chcete přijímat soubory. Můžete také zadat jejich e-mailové adresy a kliknutím na „Odeslat“ jim přímo poslat pozvánku.

2. Náhled téměř jakéhokoli formátu souboru

Pokud obdržíte soubor od přítele a váš počítač jej nemůže otevřít, jednoduše jej nahrajte do svého Dropboxu. Jeho funkce „náhledu souboru“ vám může zobrazit náhled mnoha typů souborů včetně PDF, PSD, AI, PNG, JPG, SVG, BMP a mnoha dalších.

Můžete také číst a upravovat své dokumenty, tabulky a prezentace se snadnou integrací s Office Online, bezplatnou základní verzí Microsoft Office, která běží ve vašem prohlížeči.

Zde je návod, jak zobrazit náhled nebo upravit soubory přímo v Dropboxu:

1. Otevřete libovolný soubor v Dropboxu.
2. V okně náhledu klikněte na šipku vedle tlačítka Otevřít.
3. Chcete-li soubor upravit, vyberte „Microsoft Word/Excel/PowerPoint Online“.

3. Obnovení přístupu ke smazané (nebo opuštěné) sdílené složce

Je možné získat přístup ke sdílené složce, kterou jste nechtěně nebo úmyslně opustili tím, že ji smažete ze svého Dropboxu.

Postupujte podle níže uvedených kroků:

1. Klikněte na „Sdílení“ v levém postranním panelu.
2. V části Složky, které můžete přidat do svého Dropboxu, vyberte složku, ke které se chcete znovu připojit, a klikněte na Přidat.

4. Zkontrolujte nedávnou aktivitu u vašich souborů

Pokud potřebujete aktualizovat tabulku, na které jste pracovali před dovolenou, můžete ji snadno najít v seznamu všech posledních souborů v sekci Nedávné na levém postranním panelu. Tato část v Dropboxu zobrazuje aktualizovaný seznam souborů, které jste nedávno otevřeli nebo upravili.

Přímo z této sekce můžete také sdílet, stahovat, komentovat, mazat nebo dokonce prohlížet předchozí verze svých souborů.

5. Pracujte na souborech jako tým

Pokud pracujete v týmu nebo spolupracujete s ostatními na projektu, pak je Team Dropbox pro vás. Tato funkce umožňuje pracovat v týmu, kdy jeden člověk může sdílet soubory s celým týmem nebo vybranými skupinami a každý má jiná oprávnění. A nejlepší na tom je, že je to zdarma!

Každý bezplatný tým sdílí jednu týmovou složku s možnostmi konfigurace pro organizaci a správu přístupu ke sdílenému obsahu. Můžete také vytvářet skupiny a sdílet soubory nebo složky se všemi ve skupině najednou – podobně jako seznamy přátel na Facebooku.

Zde je návod, jak vytvořit nový týmový Dropbox účet:

1. V Dropboxu klikněte na možnost Tým v levém postranním panelu a klikněte na Vytvořit bezplatný tým.
2. Zadejte název týmu, vyberte Vytvořit nový týmový Dropbox a zadejte svou osobní/pracovní e-mailovou adresu a heslo pro daný tým, poté klikněte na Pokračovat.
3. Pozvěte členy, aby se připojili k vašemu týmu (je-li to nutné), a klikněte na Pokračovat.
4. Klikněte na „Vytvořit týmový Dropbox“ a jste připraveni.

6. Přístup k souborům bez internetu

Když jste na cestách (tj. používáte mobilní zařízení), možná budete potřebovat přístup k některým konkrétním souborům. Možná však nenajdete připojení k internetu všude, kam jdete. Pro takové scénáře přichází na pomoc funkce Offline Dropboxu.

U nejdůležitějších souborů můžete k nim offline přistupovat takto:

1. V mobilní aplikaci Dropbox najděte soubory, které chcete prohlížet offline.
2. Klikněte na ikonu vpravo a zapněte přepínač „Dostupné offline“ a Dropbox stáhne soubory do vašeho zařízení, abyste si je mohli prohlížet offline.
3. Soubory můžete prohlížet offline kliknutím na „Offline“.

7. Zvyšte rychlost synchronizace

Aby nedošlo k narušení vašeho internetového zážitku, Dropbox se automaticky omezí na 75 % maximální rychlosti stahování vašeho připojení, takže si nevšimnete žádného zpomalení. To pro vás znamená pomalé načítání/synchronizaci, ale tady je trik, jak se tomu vyhnout.

Pokud chcete změnit nastavení šířky pásma Dropboxu, postupujte takto:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu Dropbox v systémové liště.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola a z nabídky vyberte Nastavení.
3. Klikněte na kartu „Šířka pásma“.
4. Chcete-li proces nahrávání/synchronizace urychlit, vyberte v části „Rychlost nahrávání“ možnost „No Limit“.

8. Odstraňte soubory bez zanechání stopy

Pokud jste do složky Dropbox omylem umístili citlivý soubor, ale potřebujete soubor naléhavě smazat, pak se nebojte, můžete to udělat vymazáním složky mezipaměti Dropboxu. Toto je skrytá složka s názvem „.dropbox.cache“ ve složce „Dropbox“.

Dropbox uchovává mezipaměť souborů pro efektivitu a pro případ nouze. Pokud smažete soubor ze svého Dropboxu, může být stále uložen ve složce mezipaměti.

Chcete-li trvale odstranit citlivé soubory, můžete ručně vymazat mezipaměť podle následujících kroků:

1. Otevřete správce souborů, do adresního řádku zadejte následující a stiskněte Enter: „%HOMEPATH%Dropbox.dropbox.cache“ (bez uvozovek).
2. Tím se dostanete přímo do složky mezipaměti Dropbox, odkud můžete odstranit soubory nebo složky, které chcete.

9. Přístup ke starým verzím souborů

Dropbox uchovává staré verze vašich souborů po dobu 30 dnů. To znamená, že soubor můžete snadno obnovit, pokud jste provedli nějaké chybné změny nebo chcete zkontrolovat jeho předchozí verzi. Tato funkce funguje podobně jako funkce Historie souborů systému Windows 10.

Chcete-li získat starou verzi souboru, můžete provést následující kroky:

1. Klikněte na tři tečky vedle souboru, jehož předchozí verzi chcete vidět, a vyberte „Historie verzí“.
2. Vyberte jednu z verzí náhledu a kliknutím na Obnovit tuto verzi obnovte.

10. Chytré záložky s Dropboxem

Pokud jste vždy přemýšleli o ukládání záložek do cloudu, abyste je mohli mít na všech svých zařízeních, pak pro to nemůže být nic lepšího než Dropbox. Nyní byla přidána funkce pro ukládání a synchronizaci záložek pouhým přetažením do Dropboxu.

Adresy URL můžete samozřejmě přetahovat kamkoli v Dropboxu, ale nejlepší je vytvořit složku záložek, abyste měli všechny adresy URL na jednom místě. Upozorňujeme, že Microsoft Edge, na rozdíl od Google Chrome a Mozilla Firefox, v našich testech nepodporuje funkci přetahování.

Zde je návod, jak můžete snadno ukládat a synchronizovat záložky pomocí Dropboxu:

1. Vytvořte novou složku s názvem „Záložky“ v Dropboxu (nebo jakýkoli název, který chcete použít).
2. Přetáhněte malou ikonu zobrazenou nalevo od řádku umístění v prohlížeči na kartu nebo okno Dropbox a přetáhněte odkaz do složky Záložky.

11. Získejte přímé odkazy ke stažení

Když kliknete na odkaz Dropbox, váš prohlížeč zobrazí novou stránku se souborem a možností stažení souboru. Existuje však trik, který prohlížeč donutí okamžitě začít soubor stahovat, než aby stránku zobrazoval od začátku.

Pokud chcete soubor stáhnout přímo na jeden zátah, jednoduše změňte odkaz na Dropbox, který má na konci parametr dotazu „dl=0“ na „dl=1“ a stane se přímým odkazem ke stažení.

12. Sdílejte snímky obrazovky za běhu

Pokud vás nebaví pořizovat snímky obrazovky, přetahovat je do Dropboxu a poté sdílet jejich odkaz s ostatními, pak je zde rychlejší způsob, jak sdílet snímky obrazovky pomocí Dropboxu. Tento trik si také zamilujete, pokud ke sdílení snímků obrazovky s ostatními používáte nástroj třetí strany.

Vše, co musíte udělat, je povolit funkci sdílení snímků obrazovky Dropboxu následovně:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu Dropbox v systémové liště.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte Nastavení.
3. Přejděte na kartu „Importovat“, zaškrtněte „Sdílet snímky obrazovky pomocí Dropboxu“ a klikněte na „OK“.

Nyní pořiďte snímky obrazovky pomocí Ctrl+Print a Dropbox je automaticky uloží do „Dropbox/screenshoty“ a zkopíruje odkaz do schránky, kterou můžete použít k rychlému sdílení snímků obrazovky.

13. Synchronizujte pouze soubory, které potřebujete

Pokud máte omezené místo na disku, můžete se rozhodnout synchronizovat s počítačem pouze určité složky namísto synchronizace všech souborů a složek v Dropboxu. Toto se nazývá selektivní synchronizace.

Zde je návod, jak nastavit selektivní synchronizaci:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu Dropbox v systémové liště.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte Nastavení.
3. Přejděte na kartu Synchronizace a klikněte na možnost Selektivní synchronizace.
4. Zaškrtněte složky, které chcete synchronizovat s počítačem, a klikněte na Aktualizovat.

14. Použijte Dropbox k hostování svých webových stránek

Dropbox můžete použít jako bezplatný hosting pro svůj web nebo webovou stránku. Jediné, co musíte udělat, je vytvořit složku v Dropboxu, umístit do ní soubory HTML a sdílet veřejný odkaz na svůj hlavní soubor HTML.

Zde je návod, jak můžete použít Dropbox k hostování svého webu:

1. Vytvořte novou složku v Dropboxu a pojmenujte ji „Můj web“ (nebo jakýkoli název, který chcete).
2. Do této složky umístěte své HTML soubory.
3. Klikněte pravým tlačítkem na svůj hlavní soubor HTML (obvykle index.html) a vyberte Vytvořit odkaz.
4. Zkopírujte odkaz a sdílejte jej s každým, kdo potřebuje vidět váš web.

15. Udržujte své soubory v bezpečí

Dropbox nabízí dvoufaktorové ověření pro větší zabezpečení vašeho účtu. To znamená, že při přihlášení budete kromě hesla požádáni o zadání bezpečnostního kódu, který vám bude zaslán na váš mobilní telefon.

Zde je návod, jak povolit dvoufaktorové ověřování:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu Dropbox v systémové liště.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte Nastavení.
3. Přejděte na kartu Zabezpečení a zapněte dvoufaktorové ověřování.

To je vše! Toto bylo 15 tipů a triků pro používání Dropboxu, které vám pomohou vytěžit z této cloudové služby maximum. Máte-li jakékoli dotazy nebo návrhy, neváhejte nás kontaktovat.

Pamatujte, že klíčem k efektivnímu používání jakéhokoli nástroje je znalost jeho funkcí a možností. Takže pokračujte ve zkoumání a experimentování!

Dropbox není jen úložiště souborů; je to mocný nástroj, který vám může usnadnit život a práci. S těmito 15 tipy a triky objevíte nové obzory ve správě souborů a spolupráci. Nezůstávejte u toho, pokračujte ve zkoumání a experimentování. Váš Dropbox čeká, až využijete jeho plný potenciál!

Top 10 tipů a triků pro Dropbox

Dropbox je vynikající nástroj pro ukládání, synchronizaci a spolupráci souborů, který můžete použít na svém počítači a mobilních zařízeních. Ale to už jsi věděl. Zde je několik tipů a triků pro Dropbox, které pravděpodobně neznáte:
1. Obnovte smazané soubory – Dropbox uchovává soubory 30 dní poté, co je smažete. Chcete-li obnovit soubor, otevřete svůj účet Dropbox na webu a umístěte ukazatel myši na ikonu koše na „Zobrazit smazané soubory“. Kliknutím pravým tlačítkem (Ctrl+Enter na Macu) obnovíte smazaný (zašedlý) soubor.
2. Získejte volné místo – Dropbox je dodáván s 2 GB volného místa a můžete zaplatit upgrade na účet Pro (100 GB) nebo Business (1000 XNUMX GB). Ale můžete získat spoustu volného místa bez placení:

• Za každého přítele, kterého odkážete na Dropbox, získáte 500 MB bonusového prostoru (až 16 GB).
• Propojte svůj účet s Facebookem a Twitterem a pro každý z nich získáte dalších 125 MB místa. Sledujte Dropbox na Twitteru pro dalších 125 MB.

3.Save fotografie automaticky – Odesíláte e-mailem obrázky z telefonu, abyste je mohli uložit nebo upravit v počítači? Bojíte se ztráty obrázků na vašem iPhone nebo zařízení Android? Už žádné starosti. Přejděte do „Nastavení“ a zapněte „Nahrávání z fotoaparátu“. Zvolte „Pouze Wi-Fi“, abyste ochránili své datové limity a snímky, které pořídíte v telefonu, budou automaticky nahrány na váš účet Dropbox.

4. Synchronizujte pouze vybrané soubory – Pokud se obáváte o místo v počítači nebo máte Dropbox nainstalovaný na více počítačích, můžete se rozhodnout synchronizovat do každého počítače pouze vybrané soubory. Klikněte pravým tlačítkem (na Macu Control+Enter) na ikonu Dropboxu v počítači, vyberte „Předvolby“ a „Upřesnit“. Klikněte na „Uložená nastavení“ a vyberte soubory, které chcete synchronizovat s tímto počítačem.
5. Offline přístup – Oblíbené vybrané soubory na vašem mobilním zařízení pro pozdější prohlížení na místech bez přístupu k internetu – jako je metro nebo letadlo. Soubory označené jako oblíbené budou staženy do vašeho zařízení pro offline přístup.
6. Pro zvýšení bezpečnosti povolte dvoufázové ověření – Máte-li možnost zvýšit zabezpečení, udělejte to. Další krok stojí za námahu. Přejděte do „Nastavení“ a na kartě „Zabezpečení“ povolte dvoufázové ověření. Nyní, když nainstalujete Dropbox na jiný počítač nebo zařízení, budete potřebovat heslo a dodatečný bezpečnostní kód.
7. Snadné sdílení odkazů – Klikněte na soubor pravým tlačítkem nebo s klávesou Ctrl, vyberte „Dropbox“ a „Sdílet odkaz“ pro rychlé odeslání dokumentů, fotografií a videí přátelům a kolegům pomocí jedinečného odkazu e-mailem, rychlými zprávami nebo textovými zprávami. Přátelé – dokonce i ti, kteří nemají účet Dropbox –, kteří kliknou na odkaz, získají okamžitý náhled souboru nebo složky ve svém prohlížeči.
8. Zrychlete nahrávání souborů – Nahrávání souborů trvá příliš dlouho? Dropbox automaticky omezuje rychlost nahrávání souborů. Chcete-li to změnit, klikněte na ikonu Dropbox na vašem počítači a přejděte na „Předvolby“. Na kartě „Síť“ změňte rychlost nahrávání na „Neomezovat“.

9. Zálohujte svůj web nebo blog WordPress na Dropbox – Zálohování je samozřejmé, přesto ho zanedbáváme. Místo toho proces automatizujte. WordPress to usnadňuje s pluginem WordPress Backup to Dropbox: Vyberte si den, čas a jak často si přejete, aby se záloha prováděla a vaše soubory budou vynechány do Dropboxu.
10. Streamujte hudbu na libovolném zařízení – Vytvořte v počítači složku oblíbených skladeb a přetáhněte ji do Dropboxu. Nyní budete moci poslouchat hudbu na všech zařízeních připojených k vašemu účtu Dropbox. Možná budete chtít získat část volného dodatečného prostoru, o kterém jsme hovořili dříve, než to uděláte.
Další tipy? Podělte se prosím v komentářích níže.
SOUVISEJÍCÍ PŘÍSPĚVKY:
Spolupráce na dokumentech s více účty Dropbox na jednom počítači
Dropbox, oblíbená cloudová služba pro právníky, přidává další vrstvu ochrany
Tipy pro produktivitu Dropboxu