15 funkcí Kalendáře Google, které byste měli využívat naplno

10 užitečných funkcí Kalendáře Google, které jste možná ignorovali

Všichni dříve nebo později dojdeme k závěru, že má smysl věnovat se time managementu. A není nic lepšího, než k tomu využít speciální aplikace. Je pravděpodobné, že vaše volba v tomto případě padne na Kalendář Google.

Zástupce týmu HubSpot Ginny Mineo aktivně používá Kalendář Google a shromáždil několik užitečných funkcí, které mohou být užitečné pro individuální i firemní uživatele. Studujte a berte na vědomí.

Vytvářejte samostatné kalendáře pro různé účely

Když poprvé začnete používat Kalendář, máte pouze jeden kalendář – je označen vaším jménem na levém postranním panelu nástroje.

Pokud chcete svůj kalendář používat pro více účelů, jako je plánování pracovní doby nebo vytváření opakujících se připomenutí, máte na to pouze jednu kartu. To však nemusí být příliš pohodlné, protože všechny tyto úkoly se zobrazí v jednom okně. To může způsobit, že se důležité, neopakující se úkoly ztratí v náhodném pořadí.

Chcete-li se těmto problémům vyhnout, stačí vytvořit samostatné kalendáře pro různé úkoly. To je snadné: stačí kliknout na tlačítko „Přidat kalendář“ (nad svým jménem v levém postranním panelu), vymyslet jméno a kliknout na tlačítko „Vytvořit kalendář“:

Je důležité, aby se: Barvy kalendářů můžete změnit, abyste měli přehled o tom, co je v daný den potřeba udělat.

Naplánujte si schůzky pomocí funkce Navrhovaný čas

Zkoušeli jste někdy zorganizovat setkání s několika velmi zaneprázdněnými lidmi současně? Pak asi víte, jak je to těžké, vzhledem ke všem překryvům v rozvrhu skupiny. Kalendář Google vám však může pomoci.

Chcete-li najít čas, který vyhovuje všem, přidejte do události budoucí účastníky schůzky. Chcete-li to provést, klikněte na „Vytvořit“, poté se otevře stránka, kde si můžete vybrat čas vhodný pro každého.

Je důležité, aby se: Potenciální účastníci schůzky musí mít účet Google a odpovídajícím způsobem vyplněný kalendář v Kalendáři. Kromě toho musí být kalendáře hostů veřejně přístupné organizátorovi schůzky.

Přidat Google Hangout

Google Hangout je aplikace od společnosti Google pro videokonference. Pokud se všichni účastníci schůzky nemohou zúčastnit osobně, můžete zorganizovat vzdálenou komunikaci pomocí aplikace Google. To je snadné, stačí kliknout na tlačítko „Přidat videokonferenci“ v nabídce schůzky.

Připojte všechny potřebné materiály

Pracovní schůzky často zahrnují analýzu problému nebo diskuzi o plánu. A zde se neobejdeme bez dalších materiálů, které budou všichni účastníci potřebovat.

Abyste neposílali vše potřebné v samostatném dopise, přidejte materiály přímo k události. To pomůže vyhnout se zpožděním a zmatkům během schůzky.

Chcete-li to provést, musíte při vytváření události kliknout na ikonu kancelářské sponky.

Po kliknutí na ikonu se otevře speciální nabídka. Ke schůzce můžete přidávat materiály třetích stran i materiály uložené na Disku Google organizátora.

Upřesněte pracovní dobu

Každý máme jiný pracovní režim. Někteří lidé sedí v kanceláři od 9 do 6 hodin, jiní mají flexibilní rozvrh. Občas se stane, že se tyto dva světy střetnou. Pokud jste zaměstnanec s nestandardním rozvrhem, který si nikdo z vašich kolegů nepamatuje, pak je tato položka určena právě vám.

Pracovní doba je funkce, která o vašem plánu informuje ostatní uživatele, kteří se s vámi pokoušejí naplánovat schůzku mimo běžnou pracovní dobu. Jinými slovy, pokud pracujete od 15:00 do 21:00 a chtějí vás pozvat na akci, která se koná ve 13:00, organizátor obdrží zprávu, že vaše pracovní doba začíná v 15:00.

Chcete-li zadat svou pracovní dobu, musíte otevřít nabídku nastavení v pravém horním rohu, poté v části „Obecné“ vybrat „Pracovní doba“ a zadat požadovanou dobu.

Je to důležité,: Tato funkce je dostupná pouze uživatelům, kteří používají školní nebo firemní účet.

Určete místo setkání

Problémy logistiky se pro mnohé ukazují jako poměrně obtížné. Řekněme, že máte schůzku ve Starbucks. Ve vašem městě však může být několik takových bodů a účastníci akce si mohou místo splést.

V Kalendáři Google můžete zadat konkrétní místo schůzky pomocí adresy. A všichni účastníci jej mohou snadno najít pomocí Google Maps.

Do nabídky schůzky můžete přidat místo:

Určete intervaly schůzek

Tato funkce je dostupná pouze pro firemní a školní účty Google a umožňuje vám nastavit časy, kdy se můžete setkat s kolegy.

Chcete-li funkci použít, musíte otevřít kalendář a kliknout na libovolný interval mřížky kalendáře. Ve vyskakovacím okně budete muset vybrat možnost „Intervaly schůzek“.

Schůzky lze sdílet s kolegy. Chcete-li to provést, musíte kliknout na interval a vybrat „Upravit událost“, po které musíte otevřít kalendář. Poté musíte zkopírovat adresu URL stránky kalendáře z adresního řádku prohlížeče a odeslat odkaz všem, které chcete upozornit na plánování schůzek během této doby.

Přidejte zajímavé kalendáře

Kalendář Google umožňuje sledovat různé sportovní události, svátky a dokonce i fáze měsíce. Chcete-li si přidat jeden z těchto kalendářů, musíte kliknout na „Přidat kalendář“ na levém postranním panelu nástroje a vybrat „Zajímavé kalendáře“.

Sdílejte svůj kalendář s ostatními uživateli

Kalendář Google vám umožňuje řídit, kdo může váš plán zobrazit, a umožňuje vám zvolit, zda jej mohou upravovat uživatelé třetích stran.

Chcete-li ostatním uživatelům umožnit přístup k vašemu kalendáři, musíte kliknout na tlačítko nastavení v levé postranní nabídce:

V nabídce, která se otevře, můžete vybrat jednu z následujících možností:

• Zveřejněte kalendář.
• Udělte přístup jednotlivým uživatelům.
• Nastavte si upozornění na události.

Po výběru požadovaných možností se můžete vrátit do kalendáře – všechna nastavení se automaticky uloží.

Používejte klávesové zkratky

Ano, fungují také v Kalendáři Google a hodně usnadňují práci, pokud si je pamatujete nebo máte po ruce otevřený seznam. Chcete-li například vytvořit událost, stačí stisknout klávesu „c“ a dnes se otevře „t“. Úplný seznam naleznete v nápovědě.

Závěr

Kalendář Google je vynikající volbou pro začátečníky i zkušené uživatele různých plánovačů úloh. Pokud však z nějakého důvodu chcete rozmanitost, vždy si můžete vybrat novou službu. Například jeden z těch, o kterých se mluví v tomto článku.