4 Techniky analýzy dat v aplikaci Microsoft Excel

Excel pro analytika. 4 Techniky analýzy dat v Excelu

Excel je jedním z nejlepších programů pro datové analytiky. A téměř každý člověk se v té či oné životní fázi musel vypořádat s čísly a textovými daty a zpracovávat je v přísných termínech. Pokud to přesto potřebujete udělat, pak popíšeme techniky, které pomohou výrazně zlepšit váš život. A aby to bylo jasnější, ukážeme vám, jak je implementovat pomocí animací.

Analýza dat pomocí kontingenčních tabulek Excelu

Kontingenční tabulky jsou jedním z nejjednodušších způsobů automatizace zpracování informací. Umožňuje vám dát dohromady obrovské množství dat, která jsou absolutně nestrukturovaná. Pokud jej používáte, můžete téměř navždy zapomenout na to, co je filtr a ruční řazení. A k jejich vytvoření stačí stisknout pár tlačítek a zadat pár jednoduchých parametrů v závislosti na tom, jaký způsob prezentace výsledků v určité situaci konkrétně potřebujete.

Existuje mnoho způsobů, jak automatizovat analýzu dat v Excelu. Jedná se jak o vestavěné nástroje, tak o doplňky, které lze stáhnout z internetu. K dispozici je také doplněk „Analysis Pack“, který vyvinula společnost Microsoft. Má všechny potřebné funkce, takže můžete získat všechny výsledky, které potřebujete, v jednom souboru aplikace Excel.

Balíček analýzy dat vyvinutý společností Microsoft lze použít výhradně na jednom listu v jedné časové jednotce. Pokud zpracovává informace umístěné na několika, pak se konečné informace zobrazí výhradně na jednom. Ostatní zobrazí rozsahy bez hodnot, které obsahují pouze formáty. Chcete-li analyzovat informace na více listech, musíte tento nástroj použít samostatně. Jedná se o velmi velký modul, který podporuje velké množství funkcí, zejména vám umožňuje provádět následující typy zpracování:

1. Analýza rozptylu.
2. Korelační analýza.
3. Kovariance.
4. Výpočet klouzavého průměru. Velmi oblíbená metoda ve statistikách a obchodování.
5. Přijímat náhodná čísla.
6. Proveďte operace výběru.

Tento doplněk není standardně aktivován, ale je součástí standardního balíčku. Chcete-li jej používat, musíte jej povolit. Chcete-li to provést, proveďte následující kroky:

1. Přejděte do nabídky „Soubor“ a najděte tlačítko „Možnosti“. Poté přejděte na „Doplňky“. Pokud jste nainstalovali verzi Excelu 2007, musíte kliknout na tlačítko „Možnosti Excelu“, které se nachází v nabídce Office.
2. Dále se objeví vyskakovací nabídka s názvem „Správa“. Tam najdeme položku „Doplňky aplikace Excel“, klikněte na ni a poté klikněte na tlačítko „Přejít“. Pokud používáte počítač Apple, pak stačí otevřít kartu „Nástroje“ v nabídce a poté v rozevíracím seznamu najít položku „Doplňky pro Excel“.
3. V dialogovém okně, které se poté objeví, musíte zaškrtnout políčko vedle položky „Analytický balíček“ a poté potvrdit své akce kliknutím na tlačítko „OK“.

V některých situacích se může stát, že tento doplněk nebyl nalezen. V tomto případě nebude v seznamu doplňků. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Procházet“. Můžete také obdržet informaci, že balíček v tomto počítači zcela chybí. V tomto případě je nutné jej nainstalovat. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Ano“.

Než povolíte analytický balíček, musíte nejprve aktivovat VBA. Chcete-li to provést, musíte si jej stáhnout stejným způsobem jako samotný doplněk.

Jak pracovat s kontingenčními tabulkami

Prvotní informace může být jakákoli. Mohou to být informace o prodeji, doručení, zásilkách produktů a tak dále. Bez ohledu na to bude pořadí kroků vždy stejné:

1. Otevřete soubor obsahující tabulku.
2. Vyberte rozsah buněk, které budeme analyzovat pomocí kontingenční tabulky.
3. Otevřete kartu „Vložit“ a tam musíte najít skupinu „Tabulky“, kde je tlačítko „Kontingenční tabulka“. Pokud používáte počítač s operačním systémem Mac OS, musíte otevřít kartu „Data“ a toto tlačítko bude na kartě „Analýza“.
4. Poté se otevře dialog s názvem „Vytvořit kontingenční tabulku“.
5. Poté nastavte zobrazení dat tak, aby odpovídalo zvolenému rozsahu.

Otevřeli jsme tabulku, jejíž informace nejsou nijak strukturované. K tomu můžete použít nastavení pole kontingenční tabulky na pravé straně obrazovky. Odešleme například „Částku objednávky“ do pole „Hodnoty“ a do řádků tabulky odešleme informace o prodejcích a datu prodeje. Na základě údajů obsažených v této tabulce byly částky automaticky stanoveny. V případě potřeby můžete otevřít informace pro každý rok, čtvrtletí nebo měsíc. To vám umožní získat podrobné informace, které jsou v konkrétním okamžiku potřeba.

Sada dostupných parametrů se bude také lišit v závislosti na počtu sloupců. Například celkový počet sloupců je 5. A stačí je správně umístit a vybrat a ukázat součet. V takovém případě proveďte akce zobrazené v této animaci.

Kontingenční tabulku můžete určit například uvedením země. Za tímto účelem zařazujeme položku „Země“.

Můžete si také zobrazit informace o prodejcích. Za tímto účelem nahradíme sloupec „Země“ sloupcem „Prodejce“. Výsledek bude následující.

Analyzujte data pomocí 3D map

Tato metoda georeferenční vizuální reprezentace umožňuje hledat vzory vázané na regiony a také analyzovat informace tohoto typu.

Výhodou této metody je, že není potřeba zadávat souřadnice zvlášť. Stačí do tabulky správně zapsat zeměpisnou polohu.

Jak pracovat s 3D mapami v Excelu

Pořadí akcí, které musíte provést, abyste mohli pracovat s 3D mapami, je následující:

1. Otevřete soubor, který obsahuje rozsah dat, který vás zajímá. Například tabulka se sloupcem „Země“ nebo „Město“.
2. Informace, které se zobrazí na mapě, musí být nejprve zformátovány jako tabulka. Chcete-li to provést, musíte najít odpovídající položku na kartě „Domů“.
3. Vyberte buňky, které budou analyzovány.
4. Poté přejděte na kartu „Vložit“ a tam najdeme tlačítko „3D mapa“.

Poté se zobrazí naše mapa, kde jsou města v tabulce znázorněna jako body. Ale ve skutečnosti nepotřebujeme jen informace o osadách na mapě. Mnohem důležitější je pro nás vidět informace, které jsou k nim připojeny. Například ty částky, které lze zobrazit jako výšku sloupce. Po dokončení akcí uvedených v této animaci, když najedeme kurzorem na odpovídající sloupec, zobrazí se data s ním spojená.

Můžete také použít koláčový graf, který je v některých případech mnohem informativnější. Velikost kruhu závisí na celkovém množství.

Předpovědní list v Excelu

Obchodní procesy často závisí na sezónních podmínkách. A takové faktory je třeba vzít v úvahu ve fázi plánování. Existuje na to speciální nástroj Excel, který si oblíbíte svou vysokou přesností. Je výrazně funkčnější než všechny výše popsané metody, bez ohledu na to, jak skvělé jsou. Stejně tak rozsah jeho využití je velmi široký – obchodní, finanční, marketingové a dokonce i vládní struktury.

Je důležité, aby se: Pro výpočet předpovědi je nutné získat informace z předchozího času. Kvalita prognóz závisí na tom, jak dlouhodobá data jsou. Doporučuje se mít data rozčleněná do pravidelných intervalů (například čtvrtletní nebo měsíční).

Jak pracovat s předpovědním listem

Chcete-li pracovat s listem prognózy, musíte provést následující kroky:

1. Otevřete soubor, který obsahuje velké množství informací o ukazatelích, které potřebujeme analyzovat. Například během minulého roku (i když čím více, tím lépe).
2. Vyberte dva řádky informací.
3. Přejděte do nabídky „Data“ a klikněte na tlačítko „Prognóza“.
4. Poté se otevře dialog, ve kterém můžete vybrat typ vizuálního znázornění prognózy: graf nebo histogram. Vyberte si ten, který vyhovuje vaší situaci.
5. Stanovte datum, kdy má předpověď skončit.

Níže uvedený příklad poskytuje informace za tři roky – 2011-2013. Doporučuje se uvádět spíše časová období než konkrétní čísla. To znamená, že je lepší psát březen 2013 a ne konkrétní číslo jako 7. března 2013. Pro získání prognózy na rok 2014 na základě těchto dat je nutné získat data umístěná v řádcích s datem a ukazateli, které byly v daný okamžik. Pojďme zvýraznit tyto řádky.

Poté přejděte na kartu „Data“ a vyhledejte skupinu „Prognóza“. Poté přejděte do nabídky „Prognóza“. Poté se objeví okno, ve kterém opět vybereme způsob prezentace prognózy a poté nastavíme datum, do kterého má být předpověď dokončena. Poté klikněte na „Vytvořit“, poté se zobrazí tři možnosti prognózy (zobrazené oranžovou čarou).

Rychlá analýza v Excelu

Předchozí metoda je opravdu dobrá, protože umožňuje vytvářet skutečné předpovědi na základě statistických ukazatelů. Tato metoda vám však umožňuje skutečně provádět plnohodnotnou obchodní analýzu. Je velmi skvělé, že tato funkce je vytvořena tak, aby byla co nejergonomičtější, protože k dosažení požadovaného výsledku musíte provést doslova několik akcí. Žádné ruční výpočty ani zapisování jakýchkoliv vzorců. Stačí jednoduše vybrat rozsah, který bude analyzován, a stanovit konečný cíl.

Přímo v buňce je možné vytvářet různé tabulky a mikrofotografie.

Jak pracovat

Abychom mohli pracovat, musíme otevřít soubor obsahující soubor dat, který je třeba analyzovat, a vybrat odpovídající rozsah. Poté, co jej vybereme, budeme mít automaticky tlačítko, které nám umožní sestavit výsledky nebo provést sadu dalších akcí. Říká se tomu rychlá analýza. Můžeme také definovat částky, které budou automaticky zadány níže. Jak to funguje, můžete jasněji vidět na této animaci.

Funkce Rychlá analýza také umožňuje formátovat výsledná data různými způsoby. A můžete určit, které hodnoty jsou větší nebo menší, přímo v buňkách histogramu, který se objeví po konfiguraci tohoto nástroje.

Uživatel může také umístit různé značky, které označují větší a menší hodnoty vzhledem k těm ve vzorku. Největší hodnoty se tedy zobrazí zeleně a nejmenší červeně.

Opravdu chci věřit, že tyto techniky vám umožní výrazně zvýšit efektivitu vaší práce s tabulkami a co nejrychleji dosáhnout všeho, co chcete. Jak vidíte, tento program pro práci s tabulkami poskytuje velmi široké možnosti i ve standardní funkčnosti. A co můžeme říci o doplňcích, kterých je na internetu spousta. Důležité je pouze poznamenat, že všechny doplňky musí být důkladně zkontrolovány na přítomnost virů, protože moduly napsané jinými lidmi mohou obsahovat škodlivý kód. Pokud jsou doplňky vyvinuty společností Microsoft, můžete je bezpečně používat.

Analytický balíček společnosti Microsoft je velmi funkční doplněk, který z uživatele dělá skutečného profesionála. Umožňuje provádět téměř jakýkoli druh kvantitativního zpracování dat, ale pro začínajícího uživatele je to poměrně složité. Oficiální stránka nápovědy společnosti Microsoft obsahuje podrobné pokyny, jak používat různé typy analýz pomocí tohoto balíčku.