Jak si vybrat správného správce úloh a začít pracovat

TOP 10 task managerů v roce 2024 pro pracovní a osobní záležitosti

Pokud chcete zvýšit svou produktivitu a efektivně organizovat svůj den a úkoly, pak potřebujete správce úloh. Jak vybrat ten nejlepší program z mnoha existujících se dočtete v tomto článku. Prozradíme vám, co je správce úloh, jak si jej vybrat a které aplikace jsou v roce 2024 považovány za nejlepší. Porovnejte a vyberte si ten, který vám vyhovuje, stáhněte si zdarma a otestujte sami.

Co je správce úloh

Správce úloh je speciální program, který vám pomáhá organizovat věci a spravovat úkoly. Usnadňuje plánování projektů a každodenních úkolů. Dělá pracovní tok strukturovaný a produktivní.

Moderní sledovače úkolů používají různé nástroje, které pomáhají organizovat pracovní postup a plánovat věci. Zde jsou ty nejoblíbenější.

Seznam úkolů nebo Seznam úkolů – seznam úkolů, které musí být splněny v určitém časovém rámci. Pomáhá stanovit priority a sledovat dosahování stanovených cílů.

Kanban deska – nástroj pro organizaci práce, kde jsou věci prezentovány ve formě karet. Jsou umístěny na virtuální nástěnce, která je rozdělena do sloupců podle stavu, například „nevyřízeno“, „probíhá“, „dokončeno“. Každý úkol se pohybuje po hrací ploše v závislosti na jeho stavu.

Ganttův diagram — nástroj pro vizualizaci projektu ve formě grafu. Vodorovná osa zobrazuje čas a svislá osa úkoly. Umožňuje představit si posloupnost a trvání úkolů a také závislosti mezi nimi.

Kalendář — pomáhá plánovat události a úkoly na konkrétní data a časy. Umožňuje spravovat svůj plán, nastavovat připomenutí důležitých událostí a schůzek, sledovat termíny a data dokončení úkolů.

Společně tyto nástroje poskytují komplexní přístup k organizaci práce, což vám umožní efektivně plánovat, řídit úkoly a kontrolovat čas.

Jak vybrat správce úloh

Výběr plánovače závisí na vašich cílech, potřebách a preferencích. Neexistuje žádné univerzální řešení. Proto porovnejte různé možnosti a vyberte si tu, která je vhodná k použití.

Nejprve se však seznamte s kritérii, kterým je třeba věnovat pozornost při výběru aplikace.

Funkce. Nejprve byste měli věnovat pozornost:

• Vytváření a úpravy úkolů
• Přidělování povinností a termínů
• Připojování souborů a komentářů
• Nastavení priorit a závislostí
• Přijímat upozornění a připomenutí
• Integrace s aplikacemi a službami
• Synchronizace se zařízeními a platformami

Snadné použití. Plánovač by měl být intuitivní a pohodlný. Nemusíte trávit spoustu času učením se rozhraní, úpravou nastavení nebo řešením technických problémů.

Vyberte si aplikaci s jasnou a logickou strukturou, jasnými ikonami a tipy a dostupnou technickou podporou.

Cena. Existují bezplatné a placené sledovače úkolů. Bezplatné verze mají obvykle omezenou funkčnost, počet uživatelů a projektů. Placené nabízejí více možností přizpůsobení a integrací a také vysokou úroveň zabezpečení a podpory.

Vyberte si program, který vyhovuje vašemu rozpočtu a potřebám. Vezměte prosím na vědomí, že existuje zkušební období nebo demo verze pro vyzkoušení aplikace před zakoupením.

Recenze. Vyberte si plánovač s dobrými recenzemi a hodnocením na různých platformách a webech. Přečtěte si komentáře ostatních uživatelů, abyste se dozvěděli o výhodách a nevýhodách aplikace a o tom, jak funguje v reálném světě. Sledujte videorecenze nebo prezentace o programu, abyste lépe porozuměli funkcím a rozhraní.

Ruský správce úloh kombinuje funkce diáře, organizéru s poznámkami a kalendáře. Organizér vám pomůže efektivně plánovat den a dělat věci s maximální produktivitou. Vhodné jak pro osobní úkoly, tak pro týmovou práci.

Pro zvýšení bezpečnosti můžete nastavit spouštěcí heslo. Existuje školení, které vám pomůže pochopit, jak program funguje. Můžete si vytvářet seznamy úkolů, organizovat je na nástěnkách Kanban, plánovat věci v kalendáři a diáři.

Práce s úkoly je jednoduchá a pohodlná: určete interpreta, termíny, upomínky, štítky a popisy a připojte kontrolní seznamy. Systém zadání, firemní chat, sdílený přístup a kontrola výsledků – vše pro týmovou práci. A něco málo o smutném. Neexistuje žádná možnost výběru barvy rozhraní. Bezplatná verze nezahrnuje týmovou práci.

Rád bych zdůraznil následující funkce LeaderTask:

• Práce offline bez internetu po připojení k internetu se data synchronizují mezi zařízeními.
• Pro úkoly s nejvyšší prioritou existuje další stav „zaostřené“ – zvýrazní úkoly v seznamu.
• Hlasové zprávy v úkolovém chatu.
• Možnost zveřejnit nástěnku Kanban a sdílet odkaz s klientem nebo partnerem.

tarify. Volný, uvolnit. Premium – 2 899 rublů ročně. Business – 4499 XNUMX rublů ročně pro každého uživatele.

TickTick je správce úloh, který vám pomáhá vytvářet úkoly, nastavovat cíle, přidělovat čas a sledovat postup práce. Vhodné jak pro osobní záležitosti, tak pro týmovou práci.

Rozhraní programu je intuitivní, zvládne ho i začátečník. K dispozici pro Windows, macOS, Android, iOS a jako webová aplikace. Můžete vytvářet dílčí úkoly, značky, poznámky, upomínky. Stanovte si priority. K dispozici je kalendářové zobrazení plánovaných aktivit. Pokud chcete vytvářet společné projekty, přidělujte úkoly ostatním uživatelům a chatujte.

Aplikace má jednu nevýhodu – nepřijímá platby z Ruska. Pokud tedy chcete Premium, musíte si pořídit virtuální nebo zahraniční kartu. Nebo kontaktujte zprostředkovatele.

Následující funkce TickTick bych rád zdůraznil samostatně:

• Velké množství widgetů na obrazovce – od dnešních zvyklostí až po zaměření na time management.
• Časovač pomodoro zdarma.
• Integrace s Google Assistant, Zapier, Amazon Alexa, IFTTT.
• Importujte Todoist, Microsoft To Do, Any. Dělat.

Sazby. Zdarma – omezený počet úkolů, dílčích úkolů, značek, seznamů a funkcí. Premium — 1799 7 rublů/rok, k dispozici je bezplatná XNUMXdenní zkušební verze.

Jednoduchý správce úloh vám pomůže uspořádat si život a zvýšit produktivitu. Používá technologii Wunderlist. Aplikace je vhodná pro každodenní použití a práci. Existují mobilní a webové aplikace.

Rozhraní aplikace je intuitivní. Snadno přizpůsobte motivy a pozadí. Můžete sdílet seznamy úkolů s kolegy a pracovat na projektech společně. Program se synchronizuje se všemi zařízeními. Má integraci se službami společnosti Microsoft – Office 365, Outlook, Kalendář. Nevýhody jsou, že neexistují šablony pro úkoly a statistiky a systém upozornění ne vždy funguje správně.

• Pro dnešní seznam úkolů existuje samostatná kategorie „Můj den“.
• Aplikace rozděluje úkoly na kroky, nikoli na dílčí úkoly.

Sazby. Zdarma, vše, co potřebujete, je účet Microsoft.

Pohodlný správce úloh a organizátor, který vám pomůže řídit váš čas. Umožňuje vytvářet každodenní úkoly a sledovat jejich plnění. Připomíná prioritní úkoly.

Aplikace se synchronizuje s Diskem Google. Na obrazovce má různé widgety pro rychlou práci s aplikací. Plus – široký výběr motivů a pozadí, připomenutí úkolů, sledování zvyků, kalendář úkolů.

Stejně jako většina zahraničních programů nelze platit ruskou kartou. Pouze přes prostředníky nebo virtuální a zahraniční karty. Některé funkce jsou dostupné pouze s prémiovým předplatným: pokročilá připomenutí, blokování reklam, šablony úkolů, přílohy, vlastní vyzváněcí tón. A samostatnou nevýhodou je, že nemůžete sdílet samostatný seznam úkolů s ostatními.

Aplikace mě potěšila následujícími funkcemi:

• K dispozici je widget pro odpočítávání, vhodný pro ty, kteří si nepotřebují nechat ujít důležitou událost nebo událost.
• Pěkné zprávy v sekci „Přehled úkolů“, kde si můžete prohlížet statistiky po dnech a vidět nadcházející úkoly za 7 dní.
• Důležité a naléhavé úkoly můžete označit hvězdičkou, poté budou zařazeny do samostatného seznamu „Úkoly s hvězdičkou“.

Koupit reklamu Vypnout

Sazby. Volný, uvolnit. Měsíční PRO – 169 rublů. Roční PRO – 1100 rublů. Permanentní PRO – 2199 rublů.

Ruský SMART asistent pro organizaci každodenních úkolů a pracovních úkolů. Pomůže vám uspořádat váš osobní seznam úkolů nebo nastavit vaši firmu ve vhodném formátu. Pomáhá zlepšit efektivitu sledováním pokroku.

Automaticky převádí nevyřízené úkoly do nového dne. Úkoly lze seskupit do složek. Za splněné úkoly je k dispozici stupnice postupu, která vás motivuje k dalším úkolům.

Velkým plusem plánovače je samostatná sekce nastavení designu. Můžete změnit barvy motivů, ikon a odznaků, přizpůsobit styl aplikace a hlavní obrazovky. Nechybí ani synchronizace mezi zařízeními a samostatná sekce pro poznámky.

Existují tři nevýhody, kterým uživatelé nejčastěji věnují pozornost. Za prvé, pokud nastavíte čas špatně, musíte úkol vymazat a znovu nastavit čas. Za druhé, denní rozvrh je nepohodlný: abyste našli volný čas v rozvrhu, musíte vše prohlížet ručně. Zatřetí, upozornění nepřijdou, pokud se do aplikace delší dobu nepřihlásíte.

Sazby. Volný, uvolnit. Měsíční verze PRO – 190 rublů. Roční verze PRO – 890 rublů. Verze PRO navždy – 2690 rublů. Zároveň pro synchronizaci aplikace na různých platformách (iOS, Android, Huawei AppGallery) je potřeba zakoupit Pro na každém zařízení.

Organizér pro správu úkolů. Aplikace byla vyvinuta v roce 2019 ruským týmem programátorů. Pro úkoly a projekty můžete vytvářet neomezené množství dílčích úkolů, přidávat značky, připomenutí a používat filtry při vyhledávání.

Na úvodní obrazovku můžete umístit funkci, kterou používáte nejčastěji – věci na dnešek, příchozí úkoly, plány, kalendář, projekt. Je možné použít Pomodoro časovač a habit tracker. Synchronizuje se s různými zařízeními a Kalendářem Google. Můžete povolit automatická upozornění. Ale nejsou tam žádné připomínky zvyků.

A ještě jedno malé mínus – chybí automatické rozpoznání data a času. Musíte jej zadat ručně, což vyžaduje čas.

Zajímavé vlastnosti Singularity:

• Skenujte vytištěné seznamy úkolů.
• Můžete nastavit hesla pro případy.
• Samostatná verze aplikace pro hodinky založené na wear OS.
• Nastavení úkolů prostřednictvím telegramu a pošty.
• Vytvářejte úkoly pomocí hlasového vstupu.
• Pro verzi můžete dát zakoupením certifikátu.
• K dispozici je koš – vždy můžete obnovit omylem smazaný úkol.

Тarifs. Volný, uvolnit. PRO přístup – 199 rublů za měsíc, 2004 rublů za rok.

Správce úloh: jak si vybrat?

Správce úloh (task manager) je užitečný nástroj pro řízení projektů. Na pár kliknutí můžete úkoly rozdělit všem svým zaměstnancům a sledovat jejich plnění. Řekneme vám, proč z toho bude mít váš tým prospěch.

Pracovní postup se stává jednodušším a organizovanějším. Ve správci úloh (správce úloh) jsou všechny informace uspořádány do sekcí. Kdo na čem pracuje, kdy začal, kdy skončil. Pokud máte k některému z úkolů dotazy, můžete je prodiskutovat přímo ve správci úloh, abyste negenerovali nekonečné e-maily.

Jednoduchý příklad: potřebujeme vyvinout aplikaci. Sestavujeme vývojový tým. Projekt rozdělíme na dílčí úkoly. Úkoly zase rozdělujeme mezi zaměstnance. Zaznamenávají, kdy začali a dokončili práci na konkrétním úkolu. Nebo označují, co chybí k dokončení úkolu.

Tímto způsobem může projektový manažer sledovat postup práce.

Výsledek: nejsou vyžadována žádná kolektivní offline setkání, méně času se stráví na nejrůznějších schůzkách a diskuzích. Jednoduše otevřete program na počítači nebo telefonu a uvidíte, co se v projektu aktuálně děje.

Správce úloh může být ve formě programu pro Windows, Mac, Android/iOS nebo i webové aplikace.

Jak to funguje

• Nejprve musíte nastavit úkoly pro zaměstnance. Bez toho to v běžném pracovním procesu nejde. Ale pak je vše mnohem jednodušší. Nemusíte pořádat schůzky nebo v horším případě chodit za každým osobně.
• Když je seznam úkolů s popisem připraven, označíte jména účinkujících. Program sám odešle pokyny všem zaměstnancům a následně vám bude posílat zprávy o aktuálním stavu úkolů.
• Můžete určit čas dokončení úkolu. Není třeba osobně sledovat každého zaměstnance: udělal svou práci nebo se zdržuje? Správce úloh bude sledovat termíny, ve kterých mají zaměstnanci dokončit svou práci, a bude vás informovat, pokud termín vypršel a práce není dokončena.

Správce úloh: jak si dnes vybrat to nejlepší

Nejlepší je okamžitě integrovat správce úloh do sledování času. I když zaměstnancům neplatíte po hodině, může být užitečné vědět, jak efektivně pracují. Například Time Doctor se automaticky integruje s nejoblíbenějšími správci úloh.

Pomocí integrovaných správců úloh pak můžete nejen sledovat práci svých zaměstnanců, ale také sledovat, kolik času věnujete konkrétnímu úkolu. To skutečně pomáhá urychlit postup prací v budoucnu.

Seznam integrací na ovládacím panelu v Time Doctor

Funkce správce úloh (v tomto příkladu Asana) je dostupná přímo v aplikaci Time Doctor (verze pro stolní počítače). Vše je na jednom místě a není třeba přepínat okna.

Zde jsou nejoblíbenější správci úloh mezi desítkami tisíc našich uživatelů.

Asana

Umožňuje plně kontrolovat práci na projektu, rozdělit velký projekt na malé úkoly, sledovat termíny a výsledky dokončených úkolů.

• Zdarma můžete připojit až 15 uživatelů. V tomto případě je Asana bezplatný správce úloh. Pokud potřebujete více, musíte zaplatit.
• Jednoduché a intuitivní rozhraní.
• Integrace s oblíbenými službami (Evernote, Dropbox, MailChimp, Slack atd.).

• Neexistuje žádná podpora pro ruský jazyk.
• Bez připojení k internetu nefunguje.
• Cena za prémiovou verzi je 9,99 $ měsíčně na osobu: to není zdaleka nejlevnější plán mezi konkurenty.

Více o tarifech se dozvíte na oficiálních stránkách. Tam si také můžete stáhnout Asana.

Základní tábor 3

Kombinuje úkoly, kalendář, skupinové chaty, upozornění na události a správu souborů. Univerzální program, který dokáže nahradit několik aplikací pro práci s úkoly, zcela organizovat a automatizovat práci. Basecamp se postará o to, aby ani jeden projekt, ani jeden klient a ani jeden úkol nezmizel z pozornosti nebo se neztratil mezi ostatními.

• Průhlednost rozhraní. Všechny vaše projekty jsou na jedné obrazovce, každý má podpis: kdy byl naposledy aktualizován. Vše je na očích.
• Můžete vytvořit neomezený počet projektů za JAKÝKOLI tarif.
• Bezplatná verze pro studenty

• Neexistuje žádná ruská verze.
• Ne nejlevnější cena: 99 dolarů za měsíc

Nedá se říci, že by Basecamp měl nějaké speciální originální funkce, které by jej odlišovaly od ostatních správců úloh. Toto je prostě spolehlivá možnost pro stabilní práci: úkoly jsou distribuovány, jsou přijímány zprávy. Vše je seskupeno podle projektu bez jakéhokoli zmatku.

Basecamp lze umístit jako online správce úloh nebo správce úloh pro Windows, Mac, Android a iOS.

Jira

Nejvhodnější pro společnosti zabývající se vývojem softwaru. V tomto případě se jedná zejména o mnoho malých, vysoce specializovaných úkolů, které spolu komplexně souvisí. Je nutné neustále udržovat kontakt se všemi účastníky projektu.

Plánování úkolů, sledování jejich plnění, reporting – to vše je důležitou součástí Jiry.

• Opravdu pohodlná a užitečná mobilní aplikace, protože práce s projekty není vždy prováděna z kanceláře.
• Svou práci můžete optimalizovat pomocí Confluence, Bitbucket, HipChat a stovek dalších nástrojů pro vývoj softwaru. Správce úloh Jira se s nimi snadno integruje.

• Ruská verze rozhraní musí být zakoupena a stažena jako samostatný plugin.
• Vysoce specializovaný nástroj, který není vhodný pro začátečníky

Jira poskytuje bezplatnou 7denní zkušební verzi. Placený plán vás bude stát 10 $ pro tým 10 lidí. Pokud bude správce úloh Jira používat více zaměstnanců, cena se úměrně počtu zvýší, a to od 75 USD pro 15 až po 1500 2000 USD pro XNUMX XNUMX lidí.

Redmine

Jeden z nejzajímavějších správců úloh na našem seznamu. V poslední době je velmi populární dotaz „co je redmine“. Redmine je zcela bezplatný správce úloh, ale jeho webové stránky jsou tak nepohodlné, že není možné pochopit, co je co.

Jedná se o projekt s otevřeným zdrojovým kódem (poskytovaný s otevřeným zdrojovým kódem), což znamená, že jej mohou vylepšovat výrobci třetích stran i běžní uživatelé. To je důvod, proč rozhraní podporuje několik jazyků, včetně ruštiny.

• Bohatá funkčnost. Řízení projektů, sledování pracovní doby, nastavení časových nákladů na úkoly, sledování jejich dokončení, podpora Ganttových diagramů – to je krátký výčet schopností Redmine.
• Správce úloh Redmine se snadno integruje se systémy správy SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar a Darcs. Kromě toho existuje podpora pro MySQL DBMS, Microsoft SQL Server[1], PostgreSQL, SQLite, Oracle.
• Existuje ruská verze

• Velmi nepohodlné a nepřehledné stránky
• Jedná se o návrhářskou aplikaci, kde si musíte sami vybrat kombinaci pluginů, která vyhovuje vašim potřebám. Pro někoho je to plus, ale zjevně ne pro začátečníky.

Todoist

Minimalismus je klíčem k úspěchu. Jedná se o jednoduchou a srozumitelnou možnost pro začátečníky, bez mnoha nepochopitelných, vysoce specializovaných funkcí. Je to užitečné nejen pro týmy, ale také pro zvýšení individuální efektivity a time management se opravdu osvědčil.

Oficiální web produktu výslovně zdůrazňuje „design bez rozptylování“.

• Pohodlné rozdělení velkých úkolů a projektů na dílčí úkoly a dílčí projekty. Tímto způsobem můžete snadno distribuovat obrovský projekt mezi své zaměstnance.
• Tento správce úloh je užitečný nejen pro práci na velkých projektech. Bude se hodit i pro každodenní úkoly. Například jeden uživatel zaznamenal pomoc při psaní diplomové práce, další zaznamenal pomoc při organizaci svatby.
• Můžete sledovat jejich plnění úkolů, psát komentáře, nastavovat priority a vytvářet filtry.
• Multiplatformní. Todoist si můžete stáhnout na Android, iOS, Mac, Windows. Nebo můžete pracovat přímo z prohlížeče. Todoist podporuje Chrome, Firefox, Safari, Outlook a Gmail.

Existují tři plány: Todoist free, Todoist premium a Todoist business. Bezplatná verze se může pochlubit pouze základními funkcemi a má limit 5 lidí na projekt. Za prémii Todoist musíte zaplatit 2190 rublů ročně, již existuje limit 25 lidí na projekt. A pro podnikání Todoist stejných 2190 rublů ročně, ale pro jednoho uživatele. Limit – 50 lidí na projekt.

Při práci s jediným ovládacím panelem Time Doctor ušetříte spoustu času: nemusíte neustále přepínat mezi programy.

Desktopová, mobilní a webová verze Time Doctor jsou konfigurovány s více než 30 bezplatnými integracemi – nástroji nezbytnými pro řízení podniku.

Názory klientů Time Doctor: