7 tipů pro Gmail od bývalého zaměstnance společnosti Google

E-mail Gmail lekce 226: 10 praktických tipů pro používání nejlepší e-mailové služby

Ahoj! Dnes bych chtěl mluvit o E-mailová služba Gmail (e-mail od Googlu). Určitě ho už znáte. Osobně jsem se s ním setkal poměrně nedávno, asi před 4 měsíci. Předtím jsem používal Mail.ru, ale po přechodu na Gmail jsem si uvědomil, že ten druhý je skutečně nejlepší na světě. Proč? Níže vám o tom řeknu více. Co mě přimělo přejít na jinou e-mailovou službu? Toto je krásný mail s vlastní doménou, to znamená, že můj mail teď vypadá takto: petr@wpnew.ru. Není to špatné, že? Ano, samozřejmě, to lze provést v Yandexu, ale z nějakého důvodu jsem se usadil na Gmailu a vůbec toho nelituji. Registrace na Gmail.com není složitá, přesto doporučuji, abyste si místo běžné registrace rovnou vytvořili krásný email s vlastním názvem domény (jak na to jsem vám řekl zde).

Jak používám e-mail Gmail

1. Vyprázdním schránku.

Ve složce „Doručená pošta“ mám pouze relevantní dopisy, které vyžadují nějakou akci: odpověď, sledování některých akcí atd. Když se určitý dopis stane irelevantním, jednoduše ho pošlu do archivu. Co je to archiv? Jedná se o e-maily, které nejsou viditelné ve vaší doručené poště, ale lze je vyhledat. Zde je tlačítko „Archivovat“: Dopisy odeslané do „Archivu“ jsou také dostupné prostřednictvím složky „Všechny zprávy“. Tímto způsobem je moje schránka vždy čistá . Pokud jste si jisti, že konkrétní dopis určitě nikdy nebudete potřebovat, můžete místo „Archivovat“ bezpečně kliknout na tlačítko „Odstranit“.

2. Označuji důležité emaily.

Některé dopisy vyžadují naléhavou odpověď nebo jsou pro mě nesmírně důležité. A zatímco si třídím poštu, první věc, kterou udělám, je přejít do složky „Tagged“: Označení písmene je velmi jednoduché: stačí kliknout na „hvězdu“ v pravém horním rohu: Pokud vám jedna hvězda nestačí, můžete použít hromadu známek. Chcete-li je povolit, musíte jít do Nastavení -> Obecné -> Hvězdičky:

3. Používám „Zkratky“.

Například právě probíhá maraton a mně velmi vyhovuje sbírat dopisy od každého účastníka do samostatné složky. co jsem pro to udělal?

1. Otevřel jsem dopis od účastníka maratonu a kliknul na šipku v pravém horním rohu:
2. Ze seznamu jsem vybral „Filtrovat podobné e-maily“:
3. Do pole „Od“ jsem zadal e-mailovou adresu účastníka maratonu a kliknul na tlačítko „Vytvořit filtr podle tohoto požadavku“:
4. V řádku „Použít zástupce“ klikněte na tlačítko „Vybrat zástupce. “:
5. Již tam jsem kliknul na tlačítko „Vytvořit zástupce“:
6. Zkratku jsem pojmenoval (v mém případě jsem napsal webovou adresu tohoto účastníka) a kliknul na tlačítko „Vytvořit“:
7. To je vše! Zástupce byl vytvořen, nyní všechna písmena z vasya@pupkin.ru automaticky přejdou do složky pupkin.ru:

Tímto způsobem můžete filtrovat dopisy podle poštovní schránky, předmětu atd.

Každému štítku přiřaďte konkrétní barvu, čímž výrazně zvýšíte viditelnost:

4. Automatické e-maily označuji jako přečtené.

Často dostáváme dopisy z burz, jako je GoGetLinks, Rotapost a další. Potřebuji je, ale nelíbí se mi, že jsou to „nepřečtené e-maily“. Pro taková písmena z burz také vytvářím filtry, jen v kroku 4 předchozího odstavce (viz výše) zaškrtnu políčko vedle „Označit jako přečtené“ (nevytvářím štítky pro tato písmena):

Některá písmena můžete také „přeskočit“ za složku „Doručená pošta“ nebo je úplně smazat.

Rada: nutně naučit se používat filtry, čímž si výrazně zjednodušíte život při analýze vaší poštovní schránky.

5. Ve složce „Doručená pošta“ nejprve zobrazím nepřečtená písmena.

Ve výchozím nastavení třídí Gmail všechny e-maily podle data. Připadá mi mnohem pohodlnější, když jsou nepřečtené e-maily umístěny úplně nahoře. Chcete-li to provést, stačí kliknout na šipku napravo od složky „Doručená pošta“ a zaškrtnout políčko vedle položky „Nejdříve nepřečtené“:

6. Aktivně využívám vyhledávání.

Potřebujete shromáždit veškerou korespondenci s konkrétním příjemcem? Žádný problém! To je v Gmailu velmi snadné. Stačí zadat adresu poštovní schránky osoby, kterou potřebujete, a voila! , všechny dopisy od něj máte před očima:

Opravdu pomáhá, když osoba, se kterou si dopisujete, nepoužívá historii zpráv ve svém e-mailu. Pak se diví, proč jim neodpovídám na dopisy? A někdy si ani nepamatuji, o čem jsem s touto osobou mluvil. Upřímně řečeno, vyhledávání je velmi užitečné. Také hledám všemožná klíčová slova a skutečně najdu písmena, která potřebuji.

Na Gmailu je také skvělé, že se shromažďují všechny e-maily, na které jsou odpovědi e-mailové řetězce (úspora místa v seznamu písmen a snadnější sledování historie).

7. Je velmi pohodlné používat e-mail Gmail prostřednictvím mobilního telefonu.

Aplikaci pro téměř jakýkoli telefon snadno najdete zde http://gmail.com/app. Nebo můžete použít prohlížečovou verzi webu Gmail, která je stále velmi pohodlná (pošta je „zúžená“ na velikost obrazovky). Existuje také mnoho aplikací vytvořených vývojáři třetích stran. Například na svém milovaném iPhonu používám aplikaci Sparrow, která je opravdu velmi pohodlná. Na iPadu používám mail v prohlížeči, vše funguje skvěle.

8. Všechny přiložené soubory otevřu přímo v Gmailu.

Připojili jste k dopisu dokument aplikace Word? Co jsem obvykle dělal: stáhl jsem soubor do počítače, otevřel jej a po zkontrolování jej nejčastěji smazal. V Gmailu je vše velmi jednoduché: otevřete dokument přímo v prohlížeči a ušetříte se tak zbytečným pohybům:

9. Používám hotové odpovědi.

Často se stává, že dorazí dopisy stejného typu a vy musíte odpovídat stejně. Pro takové dopisy byly vynalezeny „připravené odpovědi“. To znamená, že po obdržení dopisu jednoduše vyberete požadovanou odpověď ze šablon:

Toto je experimentální funkce, pro aktivaci této funkce musíte přejít do nastavení pošty -> Laboratoř -> Šablony odpovědí -> Povolit:

Obecně lze v této „Laboratoři“ aktivovat mnoho různých funkcí. Prohlédněte si je, možná najdete něco vhodného a zajímavého pro sebe.

10. Klávesové zkratky.

Je velmi pohodlné, jako v každém programu, používat „horké klávesy“. Chcete-li je povolit, přejděte do nastavení pošty -> Obecné -> Zkratky -> Povolit:

• C – Nová zpráva.
• O – Otevřít zprávu.
• E – Archiv.
• R – Odpovědět.
• F – Vpřed.
• Tab+Enter – Odeslat.
• ? – Volání pomoci pomocí „horkých kláves“.

Myslím, že těchto 10 tipů k pochopení stačí E-mail Gmail je opravdu nejlepší, a doufám, že tyto tipy vám usnadní život.

A nakonec doporučuji zhlédnout poněkud neobvyklé video o používání e-mailu Gmail:

Byl bych moc vděčný za retweet, všechno nejlepší!

7 užitečných věcí o Gmailu, které jsem se naučil při práci ve společnosti Google

Můj první den v Googlu v roce 2011 se cítil jako první den v Bradavicích: nervózně vzrušený, aniž bych vlastně věděl, co budu dělat.

Byl jsem ochoten dělat cokoliv a učit se za pochodu. Během následujících dvou let jsem měl to štěstí školit zaměstnance společnosti, jak používat Gmail a propagovat službu společnostem všech velikostí.

A přestože už nepracuji v Googlu, ale pracuji v Buffer a Remotive.io, stále používám těchto sedm triků, které ovlivňují mou produktivitu každý den.

Pondělní ranní návštěva webu Gmail může vypadat takto:

E-maily jsou všude. Podle studie McKinsey Institute tráví lidé téměř třetinu své pracovní doby (28 %) vyřizováním e-mailů.

Pokusím se vám pomoci s e-mailem sdílením 7 tipů pro používání Gmailu. Nejsou nové, ale každý týden mi pomohly a pomáhají ušetřit mnoho hodin.

1. Chcete-li upravit svůj e-mail na poslední chvíli, zapněte možnost „Zrušit odeslání“.

Pokud jste se někdy dostali do situace, kdy si po kliknutí na Odeslat všimnete chyby v e-mailu, tato funkce vám pomůže jeho odesílání zastavit.

Tato možnost se nachází v nabídce Nastavení > Obecné.

Zachránila mě před mnoha překlepy a nepříjemnými situacemi.

2. Pomocí šablon odpovědí ušetříte čas

Poměrně velké procento e-mailů obsahuje opakovaný text, podobný tomu, co jsme již psali. Psaní zpráv lze standardizovat a následně mírně upravit pro konkrétní případy.

Šablony odpovědí si můžete přizpůsobit a uložit, abyste je mohli kdykoli použít.

Povolení šablon se nachází v Nastavení > Laboratoř > Šablony odpovědí

Pomocí těchto šablon jsme s bratrem ručně odeslali e-mailem prvním 1500 XNUMX odběratelům Remotive, přičemž každý e-mail obsahoval jméno příjemce a informace o pracovišti.

3. Gmail lze používat offline

Jak pokračovat v práci offline? Rád vypínám a soustředím se na kreativní úkoly, ale často se musím obracet k dokumentům a korespondenci. Pro cestování vlakem, výpadky internetu a cestování po moři používám Gmail Offline, aplikaci, která podporuje práci offline. Umožňuje vám číst dopisy a odpovídat na ně, stejně jako prohledávat a archivovat poštu.

Díky kombinaci této aplikace s Drive Offline pro přístup k dokumentům mohu pracovat, i když jsem v letadle, vlaku nebo lodi.

4. Pozastavte doručenou poštu

Velmi mě rozptyluje tato věc: „Doručená pošta (1)“!

Čím více e-mailů dostanete, tím obtížnější je soustředit se na práci.

Nejlepším řešením je použít aplikaci Inbox Pause, která vám umožní pracovat, aniž byste byli rušeni příchozími e-mailovými zprávami, dokud nebudete připraveni je zpracovat.

5. Odhlaste se ze všech odpadků

Chcete-li začít sledovat veškerou poštu, která se vysype z různých e-mailových konferencí, vyzkoušejte službu Unroll.me. Jedná se o bezplatný nástroj, který velmi usnadňuje organizaci vašich předplatných. Můžete se docela rychle odhlásit z čehokoli, co vás omrzí.

Za 4 minuty jsem se odhlásil z 67 mailingů a nechal jsem si jen 27 pro sebe.

6. Použijte dvoufaktorovou autentizaci

Gmail ukládá všechny mé konverzace, obrázky, dokumenty a telefonní čísla. Všechny ostatní služby, jak od Googlu, tak nikoli od Googlu, jsou na něj navázány. Proto musí být toto vše bezpečně uloženo.

Nejlepším způsobem je dvoufaktorová autentizace, která vyžaduje zadání nejen hesla, ale také dočasného kódu zaslaného prostřednictvím aplikace nebo SMS. Také používám 1Password.

Dvoufaktorové ověřování využívá i mnoho dalších služeb: Dropbox, Apple, Facebook, Twitter, GitHub a Buffer.

Také neuškodí zkontrolovat, zda se k vašemu účtu nepřihlásil někdo jiný. Můžete zjistit, zda byl váš účet otevřen někde jinde, a v případě potřeby se jedním kliknutím odhlásit.

7. Oznámení Gmailu vám poskytnou více kontextu

WhatsApp má oznámení o doručení:

Facebook Messenger má také upozornění:

Bezplatná aplikace Gmail, Sidekick, může také poskytovat oznámení, jako jsou tato:

Líbí se mi, že Sidekick odstraňuje dohady při odesílání e-mailů, pokud hledáte práci, prodáváte nebo jste prostě opravdu zvědaví.