Zapomenutá schránka nebo systematizace zpracování příchozích informací

Jak často zapomínáte udělat něco s důležitými informacemi? Neustále být ve vizuálním chaosu vede k mnoha problémům, jako je ztráta koncentrace, podrážděnost a zhoršení paměti.

Jmenuji se Yulia Kores, jsem autorkou kanálu TG „Život jako projekt“, dnes mluvím o tom, jak používat populární Metoda Zero Inbox spravovat všechny informace ve svém životě.

Převzít kontrolu nad všemi informacemi, které k vám přicházejí, je to nejlepší, co můžete pro svou produktivitu a životní spokojenost udělat.

Jaké je tajemství správy příchozích informací? Velmi dlouho jsem se snažil najít odpověď na tuto otázku, procházel jsem možné možnosti a vytvářel vlastní metody. V určitém okamžiku jsem se dozvěděl o metodě nulové schránky a rozšířil jsem ji na všechny své schránky. Stále nemohu říci, že jsem dosáhl „prázdné krabice“, ale nyní vidím výsledky této techniky.

Co je Zero Inbox?

Nulová doručená pošta (prázdná schránka) je systém pro správu e-mailů vytvořený odborníkem na produktivitu Merlinem Mannem.

„Technologie Empty Box je o vlastnictví vaší schránky, pozornosti a života. Slovo „prázdný“ v názvu metody neodkazuje na počet e-mailů ve vaší doručené poště, ale na počet myšlenek, které máte o informacích v této doručené poště. Zvlášť, když na to nechcete myslet. To je vše.“ — Merlin Mann

„Jde o to, jak získat zpět svůj e-mail, pozornost a život. Ta „nula?“ Nejde o to, kolik zpráv je ve vaší doručené poště – jde o to, kolik z vašeho vlastního mozku je v této doručené poště. Zvlášť, když si to nepřejete. A je to.“ – Merlin Mann

Metoda nulové schránky byla původně vynalezena a často se používá jen k tomu, aby byla e-mailová schránka organizována. Nevidím ale smysl v takovém omezování jeho použití. Myslím, celý efekt této metody vzniká pouze jejím použitím se všemi informacemi, které k nám přicházejí – s dopisy, s nápady, s myšlenkami a s úkoly. David Allen ve své knize Getting Things Done dobře vysvětluje podstatu aplikace systému nulové pošty na všechny informace. Ale trochu jsem změnil jeho přístup a vytvořil jsem si pohodlnou verzi pro sebe.

Zkuste se podívat na svůj e-mail, knihu problémů a poznámkový blok. Pokud máte v doručené poště více než 24 souborů po dobu 0 hodin, pak je čas přehodnotit vaši strategii správy informací. Je celkem zřejmé, že mít obrovský list článků, poznámek, úkolů nebo e-mailů není efektivní způsob organizace.

Jak často zapomínáte udělat něco s důležitými informacemi? Neustále být ve vizuálním chaosu vede k mnoha problémům, jako je ztráta koncentrace, podrážděnost a zhoršení paměti.

Samozřejmě nemusíte s informacemi pracovat hned. Ve skutečnosti je to přesně naopak – občasná kontrola e-mailů a sociálních sítí výrazně zvyšuje produktivitu. Studie University of British Columbia zjistila, že kontrola e-mailů dokonce třikrát denně namísto neomezeného počtu opakování Pomáhá vám méně stresu a zvyšuje počet dokončených úkolů. Ideální je vyhradit si vyhrazený čas na zpracování všech informací ve vaší schránce jednou denně, protože je nejlepší se s informacemi propracovat brzy po jejich obdržení (nejlépe do 24 hodin), abyste se vyhnuli přívalu nových informací a neztratili se v velký seznam.

Algoritmus pro zpracování příchozích informací

Algoritmus pro zpracování každého souboru s informacemi je univerzální a skládá se ze 4 fází:

• Analýza, identifikace akcí
• Formulování akce
• Okamžité provedení akce
• Záznam akce ve správci úloh s přiřazením štítků

Pokud jsou z názvu jasné poslední tři body, pak ten první má mnoho nuancí. Allen v knize GTD podrobně popisuje algoritmus analýzy informací (1 bod). Už jsme to použili při správě úloh.

Otázky pro analýzu informací:

• Co je to? Na rozdíl od práce s úkoly, první věc, kterou musíte udělat se všemi ostatními informacemi, je pochopit, co je před vámi. V úlohách to není nutné, protože existuje pouze jedna možnost. Otázka „Co je to?“ nám pomůže důkladně porozumět tomu, co se chystáme analyzovat, a učinit správná rozhodnutí. Musíme si zvyknout ponořit se do podstaty toho, čemu věnujeme pozornost.
• Je to nezbytné? Abyste neztráceli čas a úsilí na odpadky, musíte je co nejrychleji filtrovat. Uděláme to na vstupu do algoritmu. Pokud je odpověď „není nutná“, klidně ji vyhoďte a informaci/dopis smažte. Pokud je to „potřebné“ nebo „možná nutné“, pokračujeme v postupu dolů v algoritmu.
• Je s tím spojena nějaká akce? Podle Allena tato otázka zní jako „Je to akceschopné?“ Toto je poslední otázka prvního bodu algoritmu příchozího zpracování. Tato otázka je položena, abychom zjistili, zda je potřeba s tímto dopisem, nápadem, dokumentem něco dělat. Odpověď „ne“ na tuto otázku se často objeví, protože většina informací, které analyzujeme, neznamená žádnou akci. Tyto informace jdou do vašeho archivu, takže je tam v případě potřeby můžete snadno získat. Později vám řeknu, jak správně organizovat archivy pro různé informace. Odpovědět „ano“ znamená, že s těmito informacemi musíme provést nějakou akci. Tím končíme první bod algoritmu a přejdeme k formulaci akce a jejímu provedení nebo zaznamenání.

Po prvním bodu parsovacího algoritmu, pokud informace prošla dále, stačí provést akci – vložit informace do archivu, okamžitě s nimi provést nějakou akci nebo vložit úlohu do sledovače úloh.

Schéma obdobné analýzy metodou GTD
Příklad analýzy

Například čtete článek a máte představu, jak použít informace z tohoto článku. Položením otázky „Co je to?“ jste si uvědomili, že máte nápad. Je to nutné, proto to ze svých myšlenek neodstraňujeme, ale jdeme dál. S touto myšlenkou nemusí být spojena žádná akce, pokud se jedná například o námět na děj vaší budoucí knihy. V tomto případě pošlete tento nápad do svého archivu nápadů a pokračujete ve svém podnikání – zde algoritmus končí. Pokud přijdete s nápadem na nějakou akci, například s použitím principu popsaného v článku, přejdete k druhému bodu algoritmu – zformulujte úkol a vložíte jej do task trackeru s termínem a tagy.

Pro mě má zero inbox hodně společného s minimalismem a všímavostí v životě. Pomocí této metody vím jistě, že zpracovávám všechny příchozí informace, a podle toho využívám všeho, co mě v životě potkává – větu náhodně zaslechnutou v dopravě, nový nápad, dopis na poště, přečtenou knihu. Z tohoto přístupu přirozeně stoupá efektivita života.

Každý večer nebo ráno kontrolujte všechny své systémy. Každý soubor třídit a zpracovávat. Pamatujte, že tento koncept není o tom, že nemáte informace ve své schránce, ale o rychlém třídění informací a věnování pozornosti pouze tomu, co si zaslouží.

V následujících článcích budu hovořit více o organizování archivů pomocí algoritmu analýzy informací a poskytnu praktické tipy, jak uspořádat nulovou schránku v úložišti pošty a poznámek. Každý typ informací má svá specifika, způsoby organizace a vlastní skladovací služby. Metoda zero inbox se ale týká všeho. Pomáhá vám vědomě těžit z jakýchkoli informací a dělá z vás prakticky guru produktivity 🙂