20 tajemství Excelu, které vám usnadní práci

10 ŽIVOTNÍCH HACKŮ, KTERÉ POMOHOU ZJEDNODUŠIT PRÁCI V EXCELU

Poměrně často pracujeme se složitými dokumenty, které obsahují řadu vícestupňových výpočtů, jejichž původ nás málo zajímá. A hlavním cílem je zkopírovat potřebné informace do našeho souboru. Pokud zkopírujeme data buňky vypočítaná pomocí vzorců do našeho dokumentu pomocí příkazů Kopírovat + Vložit, nedostaneme přesně to, co jsme očekávali:

K tomu dochází, protože tento příkaz zkopíruje obsah buňky, což je naopak vzorec. Abyste tomu zabránili, musíte použít kombinaci příkazu Kopírovat + Vložit jako hodnoty:

K příkazu Vložit jako hodnoty lze přistupovat kliknutím pravým tlačítkem myši a vyvoláním kontextové nabídky Vložit jinak.

Tento proces můžete urychlit umístěním tohoto příkazu na panel Snadné spuštění:

Tento příkaz najdete následovně: klikněte na šipku na tomto panelu ➤ vyberte nabídku Další příkazy ➤ v části Všechny příkazy, najděte ten, který potřebujete, a přidejte jej na panel. Poté můžete tento příkaz použít pomocí krátké kombinace kláves + sériového čísla tohoto příkazu na pásu karet. V mém případě +1.

2. Zkopírujte vzorec tak, aby byly zachovány původní odkazy

Již jsme si řekli, že při kopírování buněk, které obsahují vzorce, kombinace příkazu Kopírovat + Vložit zkopíruje vzorce. Je však důležité vědět, že při jejich kopírování se odkazy na buňky posunou, a proto jsme nejprve dostali nuly:

Aby vzorec fungoval v zkopírované buňce, musíte provést následující posloupnost akcí: na původní buňce B1 stiskněte tlačítko F2 ➤ na řádku vzorců, zkopírujte tento vzorec

Pomocí příkazu Vložit vložte tento vzorec do požadované buňky. A získáme potřebná data:

3. Rychle najděte buňky na listu obsahujícím vzorce

Pokud pracujete ve svém vlastním dokumentu, pak tato otázka s největší pravděpodobností nenastane. Pokud ale potřebujete rychle pochopit něco jiného, ​​tyto znalosti se vám s největší pravděpodobností budou hodit. Chcete-li doslova během jedné sekundy získat data o tom, které buňky obsahují vzorce, musíte: přejděte na kartu Domů ➤ skupina Úpravy ➤ Najít a vybrat nabídku ➤ Vzorce. Ihned po spuštění příkazu budou na listu vybrány všechny buňky obsahující vzorce.

4. Vytvořte seznam v buňce

Velmi často, když potřebujete standardizovat vyplňování dokumentu tak, aby každý uživatel vyplnil údaje v přesně specifikovaném formátu, je jednodušší vytvořit seznam:

Jak na to: přejděte na kartu Data ➤ skupina Práce s daty ➤ Ověření dat ➤ a v otevřeném okně na kartě Možnosti vyberte jako typ dat Seznam a zdrojem může být buď část vašeho dokumentu, nebo zadaná data. ručně, oddělené čárkami. Také na této kartě můžete najít mnoho dalších zajímavých příležitostí pro sebe.

5. Rychle vložte nebo odstraňte řádek/sloupec

Když pracujete v tabulce s velkým počtem řádků a sloupců, je vhodné pracovat s klávesnicí a nepoužívat myš. Aby byla práce provedena rychle, doporučujeme vám seznámit se s několika klávesovými zkratkami:

• + – vyberte celý řádek
• + -vyberte celý sloupec
• + — smaže vybraný sloupec/řádek
• + — přidat řádek/sloupec před vybraný

6. Řazení podle více sloupců

Chcete-li seřadit tabulku, která má velký počet sloupců, podle několika (například tří) sloupců, můžete to provést ručně v pořadí, nejprve seřadit první, poté druhý atd. Pokud je ale sloupců k řazení hodně a nejsou v pořádku, pak se velmi snadno zmýlíte. Řekněme, že v tabulce níže chceme seřadit data nejprve podle manažerů, poté podle částky a poté podle města:

Po předchozím výběru tabulky, kterou potřebujeme, je snazší k tomu použít příkaz Třídění (karta Data ➤ Skupina Třídění a filtrování). V okně, které se otevře, přidáme pole tabulky ve stejném pořadí:

A nakonec dostaneme tabulku v očekávané podobě:

7. Automaticky vyplňte dny v týdnu/pracovní dny atd.

Abychom všechna tato data nezapisovali ručně, tvůrci Excelu si už dali záležet a stačí do první buňky zadat Po a přetáhnout kurzor na požadované místo v pravém dolním rohu buňky, poté v zobrazené kontextové nabídce vyberte příkaz, který potřebujeme, v tomto případě použijte příkaz Vyplnit:

Stejným způsobem můžete vyplnit tabulku v pořadí podle data, například pouze pracovní dny (tyto a některé další příkazy uvidíte ve stejné kontextové nabídce):

8. Rychle vynásobte vzorec pro celý sloupec

Pokud máte tabulku, ve které nejsou žádné prázdné řádky, pak aby se vzorec použil na celý sloupec, stačí dvakrát kliknout levým tlačítkem myši na pravý dolní roh horní buňky:

Pokud je však v tabulce alespoň jeden prázdný řádek, šíření vzorce se tam zastaví:

Chcete-li to provést, je to jednodušší: pomocí příkazu Kopírovat zkopírujte vzorec horní buňky ➤ vyberte celý rozsah zájmu ➤ použijte příkaz Vložit, pak budou všechny vzorce správně vloženy do celého vybraného rozsahu:

Excel poskytl možnost pracovat jak s rozsahy, tak s inteligentními tabulkami. V předchozím odstavci jsme vytvořili tabulku představující rozsah dat. Pokud tomu ale chceme dát pěkné formátování jedním kliknutím, aby bylo možné v případě potřeby přidat sloupce a řádky ve zvoleném formátu, pak můžeme rozsah převést na chytrou tabulku. Chcete-li to provést, vyberte buňku v tomto rozsahu a na kartě Vložit ➤ skupina Tabulky ➤ klepněte na příkaz Tabulka. Celý náš sortiment bude vybrán automaticky a tabulka okamžitě získá nové formátování:

Kromě výše popsaných bodů (rychlé formátování atd.) můžete pro chytrou tabulku přidat řezy (podrobněji o nich napíšeme v dalších blozích), jedním kliknutím vytvořit kontingenční tabulku, která automaticky aktualizuje rozsah dat, jak se data v něm zvětšují, a také můžete přidat celkový řádek a zvolit způsob výpočtu pro každý sloupec tabulky:

10. Ujistěte se, že záhlaví dokumentu je vytištěno na každé stránce

Pokud vaše tabulka zabírá několik listů, je zcela logické, že chcete, aby její záhlaví bylo umístěno na každém z nich. K tomu můžete použít příkaz Tisknout záhlaví na kartě Vzhled stránky ve skupině Vzhled stránky. Takže pro požadovaný prvek (v našem případě řetězec) vyberte rozsah:

Poté se záhlaví tabulky vytiskne na každý list dokumentu:

Přihlaste se k odběru blogu! Stále je před námi mnoho skvělých triků pro práci v Excelu a Tabulkách Google!