15 klávesových zkratek, které vám pomohou pracovat rychleji v Gmailu

Z tréninkového plánu Jedi Představte si, že vám každý den spadne do schránky spousta věcí: dopisy od klientů, dopisy od kolegů, otevřený přístup k dokumentům, pozvánky do kalendáře, zprávy z CRM, odpovědi na komentáře v GoogleDocs a nejrůznější maily. Důležité nebo zajímavé e-maily se ztratí ve změti. Pokud používáte poštu jako seznam úkolů, je to ještě horší: pokud jste úkol nedokončili, neoznačili jste dopis jako přečtený. V důsledku toho se stává bolestí v očích a překáží. Chcete-li ušetřit čas, automatizujte práci s e-mailem. A abyste svému mozku ulevili, mějte vždy prázdnou schránku. Zde jsou triky, které vám pomohou. Doporučuji otevřít gmail a nastavit to, co byste mohli potřebovat právě teď. Bude to trvat asi 10 minut. Pokud nastavení odložíte na později, s největší pravděpodobností na to zapomenete. Sám jsem to udělal více než jednou, ale teď toho lituji.

Základní a experimentální výchozí nastavení

Většina nastavení ve výchozím nastavení funguje dobře. Některé je ale potřeba opravit, aby se předešlo nepříjemným chybám: odpovídání jedné osobě místo skupiny nebo odesílání nedokončeného dopisu. Zde nás zajímají karty „Obecné“ a „Laboratoře“.

Používáme gmail v angličtině, takže screenshoty v článku jsou také v angličtině
Pokud něco, nastavení je v pravém horním rohu

• Zapněte nastavení „Zrušit odeslání“ na 10 sekund. Pokud jste omylem odeslali nezpracovaný e-mail, můžete jej označit jako odeslaný do 10 sekund.
• Vyberte Odpovědět všem jako výchozí chování odpovědi. Pokud je příchozí e-mail adresován skupině lidí, ve výchozím nastavení odpovíte celé skupině, nikoli pouze odesílateli.
• Skryjte v e-mailech tlačítko „Odeslat a archivovat“. To lze provést pomocí klávesových zkratek.
• Vypněte oznámení na ploše. Jsou rušivé.
• Povolte výchozí klávesové zkratky, aby fungovaly bez myši.
• Vyberte „Zobrazit začátek e-mailů v seznamu“ (úryvky), chcete-li zobrazit první řádek e-mailů.

„Laboratoř“ jsou experimentální parametry, které může Google kdykoli odstranit. Zatímco běží, povolte:

• Ikona pro ověřené odesílatele. Podvodníci se často snaží padělat dopisy z bank nebo platebních systémů. Pokud je vedle dopisu ikona ověřené zprávy, znamená to, že odesílateli lze důvěřovat.
• Avataři v chatu. Tímto způsobem rychle pochopíte, od koho dopis je a jak důležitý může být.
• Vlastní klávesové zkratky. Tímto způsobem můžete překonfigurovat klávesové zkratky tak, aby vám vyhovovaly. Budeme o nich mluvit podrobně níže.

Toto jsou základní nastavení, která doporučujeme. Pokud se nehodí, nebojte se. Hlavní je být v pohodě.

Klávesové zkratky

Klávesové zkratky vám pomohou pracovat rychleji, zejména na notebooku bez myši. Aby fungovaly, povolte je v „Laboratořích“. Poté se v nabídce nastavení zobrazí karta „Klávesové zkratky“, kde se nachází seznam výchozích klávesových zkratek.

Klávesové zkratky fungují pouze v anglickém rozložení. Pokud píšete v ruštině, napište jejich ekvivalent v azbuce do pravého sloupce v nastavení. Nebudete pak muset neustále přepínat mezi rozloženími.

Některé z nejoblíbenějších klávesových zkratek:

• Nahlásit jako spam – !;
• Smazat – č.;
• Archiv – r.

Není to klávesová zkratka, ale také užitečná funkce: chcete-li vybrat asi deset písmen za sebou, klikněte do zaškrtávacího políčka u prvního písmene, podržte Shift a klikněte do zaškrtávacího políčka u posledního písmena – gmail automaticky vybere všechna ostatní písmena.

Nastavení → Laboratoře → Povolit vlastní klávesové zkratky

Nastavení → Klávesové zkratky

Tagy

Tagy jsou další složky v levém menu, do kterých můžete vkládat všechna písmena stejného typu. Například dopisy z účetnictví o mzdách. Viděl jsem dopis, přesunul jsem jej ručně do požadované složky a zapomněl. Odlehčíme tak doručené poště a můžeme rychle najít dopis, který potřebujeme.

Nastavení → Štítky → Vytvořit nový štítek

Štítky by měly být informativní, aby se v nich dalo snadno orientovat. Například štítek „Zbytek“ nic neznamená, ale štítek „Aquaphor Y. Direct“ říká, že složka obsahuje všechna oznámení o reklamních kampaních Aquaphor v Yandexu. Přímo.

Jak to vypadá v praxi: Zaškrtnu políčko u písmene a kliknu na Štítky. Pokud požadovaný štítek již existuje, zaškrtnu jeho políčko a kliknu na Použít. Dopis zůstává ve složce „Doručená pošta“ a je duplikován ve složce dopisů se stejným štítkem.

Pokud tam požadovaný štítek není, mohu jej okamžitě vytvořit výběrem Vytvořit nový

Pokud nechcete e-maily ručně třídit do složek, nastavte si automatické filtry.

Operátoři ve vyhledávání

Operátory neboli regulární výrazy jsou speciální znaky nebo slova, která pomáhají zpřesnit vyhledávací dotazy. Pomohou vám například najít dopis od konkrétní osoby nebo s konkrétním tématem. Pro zpřesnění vyhledávání je lze kombinovat.

Operátory jsou užitečné pro nastavení filtrů, ale o nich později.

Operátory jsou psány pouze v angličtině. I když je vaše rozhraní v ruštině

V předmětových řádcích dopisů označujeme doménu projektů, kterých se týkají. Například designér a manažer komunikují o projektu Aquaphor. Předmět každého dopisu začíná „aquaphor.ru. “ Chcete-li najít všechna písmena související s tímto projektem, stačí zadat název domény do vyhledávání. Je to rychlé a pohodlné.

Filtry

Filtry vám pomohou automaticky se zbavit všech nevyžádaných e-mailů a třídit e-maily do složek. Například oznámení o komentářích v GoogleDocs lze okamžitě označit jako přečtené a odeslat do samostatné složky.

Nastavení → Filtry nebo přímo ve vyhledávací liště

Chcete-li vytvořit nový filtr, klikněte na šedou šipku ve vyhledávací liště

E-maily můžete filtrovat podle odesílatele, příjemce, klíčových slov, velikosti a příloh. V případě potřeby filtrujte podle několika parametrů najednou.

Vytvořme si filtr na dopisy ze služby BA Express. Pravidelně se mi hrnou do schránky, ale už je archivuji automaticky, tak ať to udělá robot. Přicházejí na @.ru, a tak je filtrujeme.

Dokážu filtrovat e-maily podle jednoho nebo více parametrů najednou: odesílatel, příjemce, předmět, klíčová slova, přiložené soubory

Když máme tato písmena vyfiltrovaná, vybereme si, co s nimi uděláme. Chci, aby e-maily BA Express obcházely Doručenou poštu, byly označeny jako přečtené a skončily v samostatné složce (tj. získaly svůj vlastní štítek). K tomu označím: Přeskočit doručenou poštu (Archivovat), Označit jako přečtené a Použít štítek. Pokud ještě nemám nastaven štítek pro e-mailovou složku BA Express, udělám to přímo ve filtru.

Mohu spravovat e-maily, jak chci: označit je hvězdičkou nebo jako důležité, okamžitě je přeposílat, mazat, nikdy je neposílat do spamu nebo jim přiřadit kategorii

Chcete-li použít nový filtr na všechna existující písmena, zaškrtnu políčko „Použít filtr také na. odpovídající konverzaci“.

Nejužitečnější jsou filtry. Měly by být nakonfigurovány pro všechny úkoly stejného typu, aby e-maily nezahlcovaly vaši doručenou poštu.