8 známek, že máte problémy s řízením času

Všichni nemáme dost času. Někteří začnou pracovat z domova, aby neztráceli cenné chvíle v dopravních zácpách, zatímco jiní si užívají hodiny navíc po změně času na podzim. Na internetu najdete spoustu užitečných informací o time managementu. Pocit „selhání“ a naléhavých termínů ale přesto nezmizí. co děláme špatně? Zná odpověď Alexej Fedorko, Head of L&D ve společnosti EPAM, který se již řadu let zabývá výzkumem tématu time managementu a důvodů, proč většina z nás v time managementu selhává.

Pro začátek se sluší poznamenat, že neexistuje žádný univerzální nástroj, který by fungoval pro všechny stejně. Existuje však mnoho dostupných nástrojů, které můžete zkusit použít k dosažení svého cíle – poznat sami sebe a vzít v úvahu své preference. Ale někdy spolehlivé, ověřené metody nepřinášejí úspěch. Důvodů může být několik a my se zaměříme na ty hlavní:

Špatný typ

Všechny lidi lze rozdělit do dvou typů. V závislosti na tomto rozdělení se člověku osvědčí určitý přístup z arzenálu time managementu. Tak, racionality klasické techniky jsou vhodnější, jmenovitě struktura a reportování: naplánováno, dokončeno, označeno dokončení, pochváleno. Pro iracionální Stačí určené vektory a sféry, ve kterých se mohou mezi úkoly přepínat. To tomuto typu umožní neztrácet zájem o věc. Vyzkoušejte různé přístupy a techniky, abyste našli to, co vám vyhovuje.

Neefektivní využití času

Audit takové doby je důležitou, i když obtížnou analytickou prací, na kterou samotná introspekce nemusí stačit. Zeptejte se svého okolí, kde podle jejich názoru „ztrácíte“ minuty (a někdy i hodiny), jaké neplánované činnosti vám žerou čas – může to být sledování sociálních sítí nebo videí na Youtube. Nebo použijte technologii svého smartphonu, abyste si uvědomili, kolik času denně promarníte.

Nedostatek fixace

Tento bod logicky navazuje na předchozí. Existuje mnoho sledovačů, které vám pomohou sledovat čas. Mezi ty nejběžnější patří plugin Clockify Time Tracker pro Chrome, RescueTime, Toggl, trackery Pomodoro. Nicméně kupodivu psychologové radí sledovat čas v poznámkovém bloku, protože to podporuje větší informovanost.

Abstraktnost účelu

Čas potřebujete z nějakého důvodu – musíte si být vědomi toho, na jaký úkol bude vynaložen. A k tomu je třeba jej správně nainstalovat. Například učení angličtiny je špatně definovaný cíl. A naučit se angličtinu na úroveň B1, abyste se dostali do dalšího příjmu EPAM, už je skvělý plán! Čím vyšší cíl, tím více úkolů a podúkolů krok za krokem musíte pro sebe vytvořit, časově omezený.

Nedostatek rovnováhy

Pojem time management se nejčastěji používá v oblasti pracovních zájmů. V ideálním případě byste však měli ovládat všechny složky svého života a sledovat jejich rovnováhu. Abyste měli energii a motivaci k plnění úkolů a abyste se vyhnuli vyhoření a prokrastinaci, věnujte pozornost všem prvkům rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem:

• Tělo: spánek, výživa, zdraví
• Aktivity: kariéra, úspěchy, školení
• Kontakty: rodina, přátelé, komunikace
• Spiritualita: sny, plány do budoucna, hodnoty

Dosažení cíle není jen o hospodaření s časem, ale také o sledování stavu a vnitřní energie.

Nedostatek podpůrného systému

Jde o to, že nestačí vytvořit seznam úkolů nebo stáhnout tucet aplikací. Pokud nejsou pravidelně kontrolovány a plánovány, seznamy nefungují. To má za následek potřebu alespoň jednou týdně kontrolovat své záležitosti a aktualizovat svůj seznam úkolů. Getting Things Done (GTD) Davida Allena je jedním z příkladů systému, který podporuje dokončení úkolů, jakmile se to stane zvykem. Pokud to ještě není zvykem, vyhraďte si hodinu týdně – například každé pondělí ráno – na plánování nadcházejícího týdne a zamyšlení nad minulostí.

Špatně nastavené priority

Možná, že chcete udělat všechno, plánujete příliš mnoho úkolů za jednotku času. Nebo si impulzivně vezmete věci, které máte nejraději, ale které nejsou prioritou. Nejjednodušším způsobem práce s prioritami je Eisenhowerova matice, která umožňuje analyzovat důležitost a naléhavost věcí a podle toho plánovat jejich realizaci. Zajímavé je, že ty nejdůležitější věci v našem životě často nejsou urgentní, a proto se ztrácejí na pozadí naléhavých úkolů. A naléhavé záležitosti zase nejsou vždy důležité.

Skrytá motivace, prokrastinace

Zmeškáte termíny a úkoly selžou, pokud se je podvědomě nesnažíte splnit. Taková sabotáž může být způsobena mnoha důvody. Například nezřejmý sled akcí (měli byste se na problém podívat nebo požádat o radu zkušenější kolegy), nepochopení smyslu úkolu (měli byste jej najít nebo jej odmítnout realizovat), pochybnosti ve vašem vlastní schopnosti (musíte si vzpomenout na situaci, kdy jste se vyrovnali s obtížným úkolem; pochopit, kdo nebo co může pomoci vyrovnat se s aktuálním problémem) atd. Pokud odkládáte, není třeba si vyčítat nebo si slibovat, že příští týden všechno stihnete – to je důvod, proč si sednout a zjistit, proč se to děje, a možná přehodnotit své cíle a priority.

O time managementu je spousta literatury. Nejlepší by bylo prostudovat několik zdrojů, abyste přehodnotili své dovednosti v řízení času a přestali se honit časem. Doporučujeme:

• «Cesta Jediů“, Maxim Dorofejev. Nové vydání z roku 2019, které je logickým pokračováním autorových předchozích metod.
• «Jednoduše prostor. Workshop o agilním životě plném smyslu a energie“, Jekatěrina Lengold. Mimochodem, doporučujeme i autorův Youtube kanál.
• «Život na plný výkon. Energetický management je klíčem k vysokému výkonu, zdraví a štěstí“, Jim Lauer a Tony Schwartz. Nejen o studijních úspěších, ale i o tom, jak si užívat života.
• «Síla vůle. Jak se rozvíjet a posilovat“, Kelly McGonigal. Praktický průvodce, jak pracovat se silou vůle na základě vědeckých přístupů a také faktorů, které vás mohou brzdit.
• «Atomové návyky“, James Clear. Doporučujeme také jeho anglicky psaný blog.

Schopnosti sebeorganizace jsou pro juniora velmi cenným zdrojem. Abyste se dostali do EPAM, musíte vynaložit velké úsilí a umět samostatně pracovat na materiálech, dělat domácí úkoly a plánovat si čas a energii. Pokud jste připraveni na nové výzvy a rychlý rozvoj, pak vás zveme do našich tréninkových programů – aktuální seznam balíčků naleznete zde. Uvidíme se!

8 známek, že máte problémy s řízením času

7 2023 декабря
8 hlavních problémů s řízením času

Potýkáte se s typickými problémy s time managementem – prokrastinace, špatná sebeorganizace, neschopnost stanovit si priority? Zde je 8 běžných zlodějů času a jak s nimi bojovat. Čtěte, analyzujte, implementujte, zvyšte svou osobní efektivitu!

8 hlavních problémů s řízením času a jak se s nimi vypořádat

Time management je nejdůležitější dovedností moderního člověka. Naše produktivita, kariérní úspěch a dosahování osobních cílů závisí na tom, jak efektivně nakládáme se svým časem. Na této cestě nás však čeká mnoho nástrah. V tomto článku se podíváme na 8 nejčastějších problémů v time managementu a způsoby, jak se s nimi vypořádat.

Jak optimalizovat svůj čas: 8 hlavních pastí

Schopnost efektivně řídit pracovní dobu je jednou z klíčových dovedností, na kterých závisí úspěch moderního podnikání. Bohužel řada firem se potýká s typickými chybami v organizaci personální práce, což vede k poklesu celkové produktivity a ztrátě konkurenčních výhod.

Pojďme se podívat na 8 nejčastějších „zlodějů času“ a na to, jak si s takovými problémy můžete poradit.

K prokrastinaci dochází, když dokončení projektu odkládáte na poslední chvíli.

Například si popáté zkontrolujete e-mail, místo abyste se ponořili do práce, kterou jste měli dokončit. Víte, že byste to měli udělat, ale teď to dělat nechcete.

Existuje několik důvodů, proč můžete odkládat práci. Zde jsou nějaké příklady:

• Váš úkol je obtížný. Myslíte si, že úkol nezvládnete správně, tak proč se o to pokoušet?
• Váš úkol je únavný. Zíváš, jen když na to myslíš.
• Váš úkol je nepříjemný. Víte, že při práci na něm nebudete mít hřejivý pocit.
• Váš úkol je stresující. Pouhá zmínka o úkolu zvyšuje vaši úzkost.
• Váš úkol zahrnuje rozhodování. Je pro vás těžké dělat obtížná rozhodnutí.

Je zřejmé, že taková zdravotní rizika jsou varovným signálem, ale jak můžeme přestat prokrastinovat?

Zkuste začít s malými úkoly. Můžete také vyzkoušet metodu produktivity s vestavěnými přestávkami.

Pokud stále máte potíže, zkuste projekt rozdělit na několik menších částí. U každého pak stanovte termín.

Multitasking je častým problémem řízení času. Bohužel, náš mozek je špatný v multitaskingu. Když přepnete z jednoho úkolu na druhý, přeostření vám zabere v průměru 23 minut.

Pokud máte velký projekt a několik menších úkolů, možná si myslíte, že práce na každém z nich vám pomůže pracovat rychleji. Bohužel není.

Chcete-li pracovat co nejefektivněji, musíte se zaměřit na konkrétní úkol.

3. Umožnění rozptýlení

Existují rozptýlení, která pravděpodobně přizvete do svého života. Mohou to být:

• Vaše telefonní číslo. Umístěte to tam, kde to nevidíte.
• E-mail, sociální sítě, telefonní hovory a další pracovní úkoly. Pamatujete si na poslední úkol? Soustřeďte se vždy na jednu věc.
• Ostatní lidé. Zpráva spoluhráči, členové rodiny nebo spolubydlící, pokud potřebujete soukromí.
• Vaše okolí. Pokud nemůžete kontrolovat, co se děje ve vašem prostředí, může vám pomoci změna prostředí.

4. Špatná schopnost určovat priority

Co je nejdůležitější věc, kterou dnes musíte udělat? Pokud dokážete odpovědět na tuto otázku, můžete tento úkol učinit svou nejvyšší prioritou.

Může se zdát, že prokrastinujete, protože neděláte vše, co musíte udělat, ale snažte se takto nepřemýšlet. Raději přemýšlejte o tom, že se nejdříve vypořádáte s nejtěžším úkolem, abyste jej neodkládali na později.

Stanovení priorit je v podstatě jen organizování vašeho dne od nejdůležitějších úkolů po ty nejméně důležité. Pokud se budete řídit svým rozvrhem od vysoké priority k nízké prioritě, nebudete otálet se snadnými úkoly, abyste se vyhnuli obtížným.

Bohužel se mění priority. Někdy se objeví naléhavé úkoly. Když k tomu dojde, možná budete muset odložit svůj současný úkol a přejít k naléhavějšímu.

Vytvoření plánu řízení času vám pomůže soustředit se na vaše priority.