10 tipů, jak může manažer budovat vztahy se zaměstnanci

Jak komunikovat s podřízenými: časté chyby a způsoby jejich řešení

Komunikační dovednosti jsou pro lídra nejdůležitější kompetencí. Ostatně komunikaci s podřízenými věnuje většinu svého pracovního času. A pokud neovládá vhodné techniky, může to vést ke konfliktům v týmu a snížení efektivity řízení.

Řekneme vám, jaké chyby manažeři dělají a jak se jim vyvarovat.

Anastasia Vysotskaya

Nejasnost v komunikaci

To je možná nejčastější chyba. Jeho hlavním důvodem je nejasné jednání samotného vůdce. Představte si, že manažer potřebuje zadat úkol zaměstnanci, ale na dlouhé rozhovory mu nezbývá čas. Krátce promluví o úkolu, narazí na chodbu do zaměstnance a odejde si vyřídit, aniž by si ujasnil, zda je mu vše jasné.

Zaměstnanec provádí zadání, jak mu rozumí, a rozčiluje ho, když se manažer ptá, jak práce probíhá a proč ještě není připravena. Po dokončení úkolu se vše ukáže být žalostnější: šéf zaměstnance tvrdě kritizuje a stěžuje si, že dostal takový nepořádek. Podřízený věří, že vedoucí nachází chybu a nechápe, co potřebuje. A tento vývoj událostí se může mnohokrát opakovat.

Této situaci se lze vyhnout, pokud si úkol dobře promyslíte, jasně zformulujete a v klidném prostředí ho vyslovíte zaměstnanci. Poté se musíte zeptat, jak pochopil úkol, a dohodnout se na kontrole provedení.

Jak se vyhnout problémům

• Nepředpokládejte, že by vám zaměstnanec měl dokonale rozumět. V první řadě je vaší povinností seznámit ho se svou vizí.
• Vždy mějte jasno v tom, co chcete získat. Zpočátku je nejlepší to udělat písemně, abyste si vytvořili návyk.
• Všechna prohlášení musí být konkrétní, aby se vyloučily dvojí výklady, a pokud možno obsahovaly kvantitativní a kvalitativní kritéria. Nejen „Vytvořit zprávu“, ale „Vytvořit srovnávací zprávu o ziscích za první a druhé čtvrtletí běžného roku ve srovnání s odpovídajícími obdobími loňského roku podle oddělení společnosti. Do 10:00 1. června by měla být hotová zpráva na mém stole.“
• Vždy si ujasněte, jak vám zaměstnanec rozuměl. Neptejte se: „Rozumíte všemu?“ Téměř vždy všichni odpoví kladně. Místo toho je lepší se zaměstnance zeptat: „Zopakujte prosím, jak jste pochopili, co je třeba udělat/na čem jsme se dohodli.“ Dále se ujistěte, že zaměstnanci neuniknou důležité body. V případě potřeby je vyslovte znovu.

Nevyváženost komunikace

Tento problém se často nebere vážně, dokud se s ním v praxi nesetkáme. Koneckonců, pokud je komunikace nedostatečná, zaměstnanci se cítí zbaveni pozornosti a začínají ji přitahovat všemi způsoby. A ještě navíc mohou zaměstnanci začít budovat teorie o tom, co způsobilo vaši nepřízeň. Druhým extrémem nerovnováhy je, když manažer příliš komunikuje s podřízenými. V určitém okamžiku to začnou být zaměstnanci unavení, podráždění a konflikty s manažerem.

Představte si dvě oddělení ve velké společnosti.

В první oddělení Manažer komunikuje se zaměstnanci pouze v krajních případech: úkoly pouští do pracovního chatu a volá své podřízené k rozhovoru, pokud je plnili špatně. Zbytek času tráví ve své kanceláři a na jednáních s ostatními odděleními.

Hlava druhé oddělení, naopak aktivně komunikuje se zaměstnanci. Každý den pořádá obrovské množství setkání a konferencí. A jak rád kontroluje nebo poskytuje každému zpětnou vazbu s rozumem i bez něj. Nebo může náhle vstoupit do kanceláře a začít dávat pokyny. Zaměstnanci oddělení se mu snaží zbytečně nepadnout do oka a tajně závidět svým kolegům z prvního oddělení.

Jak se problému vyhnout

Snažte se najít střední cestu v komunikaci s každým zaměstnancem.

Pamatujte, že některé z nich potřebují více komunikace, jiné méně. K tomu se dohodněte na množství komunikace se zaměstnanci, zejména ohledně monitoringu a zpětné vazby.

Nesprávný styl komunikace

Kupodivu tuto chybu často dělají nejen začátečníci, ale i zkušení manažeři. Stává se, že se manažer přestěhuje na nové působiště a automaticky si s sebou přináší obvyklý styl řízení a komunikace.

Jednoho dne byl vedoucím obchodního oddělení společnosti jmenován velmi autoritativní specialista, který se nechal zlákat od konkurenční firmy. Hned od prvního pracovního dne dával najevo, že je zastáncem přísného direktivního řízení. Jeho hlavní komunikace spočívala ve vydávání příkazů a rozkazů, veřejném odsuzování chyb a vyhrožování pokutami za špatné výsledky. Pro zaměstnance, kteří byli zvyklí na snazší, přátelštější styl komunikace s vedením, byla tato změna extrémně náročná. V určité chvíli dokonce došlo na oddělení ke konfrontaci, kdy někteří zaměstnanci otevřeně neposlechli svého šéfa. Konflikt se podařilo vyřešit až po zapojení personálního ředitele, ale ani to nezabránilo odchodu několika zaměstnanců.

Dalším běžným příkladem je, když je někdo z týmu jmenován manažerem, ale poté nedojde ke správné změně stylu komunikace. Zaměstnanci nadále komunikují se svým bývalým kolegou příliš známým způsobem, ale on proti tomu nic nemá. Navíc se nechává pravidelně odstraňovat z role vůdce – kvůli nezkušenosti a laskavosti svého srdce.

Taková chyba je zatížena velkými problémy s disciplínou a podřízeností do budoucna a extrémně vysokými náklady na řízení pro samotného manažera. Pokud si totiž manažer od začátku nastaví určitý styl komunikace, pak je velmi těžké jej změnit.

Jak se problému vyhnout

Před vytvořením určitého stylu komunikace se zaměstnanci nezapomeňte analyzovat:

• jaký styl se již v týmu vyvinul;
• do jaké míry odpovídá stylu přijatému na úrovni společnosti;
• jak přispívá k efektivnímu řízení.

Je důležité pochopit, že pro různé týmy mohou být vhodné zcela odlišné styly. A možná budete muset strávit nějaký čas, abyste našli ten nejoptimálnější styl pro váš tým.

Pokud si uvědomíte, že váš dosavadní styl komunikace již není efektivní a negativně ovlivňuje vedení zaměstnanců, je třeba jej změnit. To může vyžadovat určité úsilí a může to způsobit odpor týmu a dokonce sabotáž. V tomto případě pevně, ale správně trvejte na svém stanovisku a „prodejte“ zaměstnancům nový styl komunikace a ukažte jeho výhody. A nedovolte zaměstnancům, aby vás vytáhli z manažerské pozice do pozice chápavého člověka nebo jiných formátů, které jsou pro ně neméně přínosné.

Sada měkkých dovedností pro manažery

Další informace

• Naučte se řídit tým a motivovat podřízené
• Budete se moci domluvit se svými podřízenými a kolegy
• Naučte se vést konstruktivní schůzky a optimalizovat jejich počet

Ke všemu použijte jeden přístup

Velmi často k takové chybě dochází z důvodu nedostatečné manažerské flexibility a upřímného přesvědčení, že přizpůsobení a nalezení přístupu je úkolem zaměstnanců, nikoli manažera. V tomto případě se manažeři zpravidla zaseknou v obvyklém stylu řízení a aplikují jej automaticky v komunikaci se všemi zaměstnanci bez rozdílu.

Na úplných začátcích jedné logistické firmy řídil vedoucí skladu malý tým pěti lidí. Jelikož firma teprve vstupovala na trh, neměla možnost vyplácet velké mzdy. Vedoucí skladu se proto musel potýkat se spíše nemotivovanými a nekvalifikovanými dělníky, kteří se navíc často střídali. V důsledku toho přijal styl vedení mentoringu, který zahrnoval ty nejpodrobnější pokyny a morální podporu.

Postupem času se společnost několikrát rozrostla a nyní tento šéf řídí mnohem větší tým. A kromě nekvalifikovaných zaměstnanců pod jeho vedením pracuje dostatek zkušených a motivovaných zaměstnanců. Komu se ze zvyku vícekrát snaží vše co nejpodrobněji vysvětlit, což vytváří určité napětí v komunikaci. Zaměstnanci mu opakovaně naznačovali, že ne každý takové pokyny potřebuje, ale on tomu nevěnuje velkou pozornost – prý to rozhodně nebude zbytečné. Motivace zaměstnanců klesá.

Tato chyba je také zatížena skutečností, že použití stejného komunikačního formátu neznamená rozšíření komunikačního arzenálu. Použitím stejných technik určitě dostaneme šanci je dokonale zvládnout. Zvládnuté množství však může být v určité chvíli nedostatečné. A pokud to rychle neodstraníme, efektivita interakce se zaměstnanci klesá.

Jak se problému vyhnout

• studovat různé teorie o typech osobnosti, které pomáhají lépe porozumět lidem a určit charakteristiky interakce s různými typy zaměstnanců;
• pozorujte své zaměstnance, abyste pochopili, do jakého typu každý z nich patří;
• zvýšit manažerskou flexibilitu a pravidelně rozšiřovat svůj komunikační arzenál, ovládat nové nástroje;
• Pamatujte, že manažer musí efektivně řídit nejen tým jako celek, ale i každého zaměstnance individuálně.

Nejúčinnější je, když znáte silné a slabé stránky každého zaměstnance, jeho motivátory a úroveň kompetencí a vybudujete komunikaci a styl řízení s ohledem na tyto parametry.

Neregulovaná zpětná vazba

Zpětná vazba je jednou ze součástí komunikačního procesu. Díky zpětné vazbě je možná obousměrná komunikace, kdy zprávu partnerovi nejen pošleme, ale také na ni obdržíme reakci. Bohužel v mnoha ruských společnostech neexistuje kultura zpětné vazby. Někteří manažeři jej nepovažují za nutné a zaměstnanci se toho prostě bojí. V důsledku toho se komunikace ukazuje jako jednostranná a v důsledku toho ztrácí mnoho na své neúčinnosti.

Účastníci jedné školicí skupiny mi sdělili, že jim jejich manažer téměř nikdy nedává zpětnou vazbu o výsledcích jejich práce. Jediný způsob, jak ho získat, je udělat významnou chybu, po které nevyhnutelně následuje zničující kritika. Ale pokud je práce dokončena bez chyb, manažer to nikdy nezaznamená, zřejmě to nepovažuje za nutné. Téměř všichni jeho podřízení jsou tímto postojem silně demotivováni. Nedostatek včasné zpětné vazby při dokončení úkolu je navíc nutí věnovat mnohem více času a úsilí jeho vylepšování nebo úplnému předělání.

Jak se problému vyhnout

• Poskytujte zaměstnancům pravidelnou zpětnou vazbu různých formátech a také v různých fázích ovládání. Nesoustřeďte se na nápravnou zpětnou vazbu, najděte si čas a důvod, abyste si všimli kvality práce zaměstnance a pochválili ho.
• Nastavte typ zpětné vazby, kterou vám zaměstnanci mohou poskytnout, a pravidelně o ni žádejte. Tento formát by měl být co nejpohodlnější pro obě strany. Zpětnou vazbu můžete poskytnout anonymně, například formou ročního průzkumu, nebo ji můžete poskytnout individuálně, na osobních schůzkách.
• Neposlouchejte pouze zpětnou vazbu od zaměstnanců, ale analyzujte ji a použijte jej k dalšímu zlepšení vaší komunikace s ním.
• Rozvíjejte kulturu poskytování zpětné vazby ve vašem oddělení a společnosti.. K tomu dávejte zpětnou vazbu, ukažte její důležitost a hodnotu pro efektivní práci týmu jako celku i jednotlivého zaměstnance.

Výkon

V komunikaci je mnohem více problémů, než jsem uvedl. Ale ještě důležitější je, že efektivní vůdce není ten, kdo nedělá chyby. A ten, kdo chyby rozpoznává včas a od času, nachází účinné způsoby, jak je řešit. A to je možné pouze tehdy, budete-li neustále zlepšovat své manažerské kompetence.

A čím více komunikačních nástrojů máte, tím je pravděpodobnější, že vás mnoho komunikačních problémů obejde. A ti, kteří neobcházejí, proti vám prostě nebudou mít jedinou šanci: vždyť předem varováno znamená předpažit.

Přečtěte si také

Názory autora a redaktora se nemusí shodovat. Chcete napsat sloupek pro Netologii? Přečtěte si naše podmínky zveřejnění. Chcete-li držet krok se všemi novinkami a číst nové články, připojte se ke kanálu Netology Telegram.

Anastasia Vysotskaya

Jak zlepšit vztah mezi zaměstnanci a managementem

Efektivní komunikace mezi zaměstnanci a managementem je klíčovým faktorem úspěchu každé společnosti. Otevřenost, vzájemné porozumění a důvěra na pracovišti vedou ke zvýšení produktivity, spokojenosti zaměstnanců a omezení konfliktů. Jak toho dosáhnout? Dnes to zjistíme.

Vlastnosti komunikace v malých a velkých firmách

Menší společnosti mívají komornější a neformálnější atmosféru. Zaměstnanci mohou komunikovat přímo s vedením, což podporuje lepší porozumění vzájemným potřebám a názorům. Otevřenost v takových společnostech přispívá k rychlému rozhodování a lepšímu týmovému duchu. Nevýhodou malých firem však mohou být omezené zdroje a omezený přístup ke školení a rozvoji zaměstnanců, což může ovlivnit profesní rozvoj zaměstnanců.

Ve velkých společnostech může být komunikace složitější a formalizovanější. Management je obvykle odstraněn z provozní úrovně, což může vytvořit mezeru v chápání potřeb zaměstnanců a jejich problémů. Na druhou stranu mohou větší společnosti poskytnout větší příležitosti pro kariérní rozvoj, školení a profesní rozvoj. Jedním z hlavních problémů velkých společností ale může být byrokracie, která ztěžuje rychlé rozhodování a sdílení informací mezi různými odděleními.

Rizika neformální komunikace

Neformální komunikace mezi zaměstnanci a vedením může být užitečným nástrojem pro budování důvěry a jednoty týmu. Nese s sebou ale i určitá rizika, která mohou ovlivnit efektivitu práce a dokonce způsobit firmě škodu. Níže uvádíme některá z hlavních rizik neformální komunikace:

1. Falešné informace a fámy: V neformálním prostředí mohou být informace při ústním podání zkreslené nebo dokonce fiktivní. To může vést k šíření fám, které mohou způsobit nespokojenost a nepochopení mezi zaměstnanci.
2. Ignorování hierarchie: V neformální komunikaci mohou zaměstnanci někdy obejít formální hierarchii a komunikovat přímo s vyššími manažery. To může vést k vytváření paralelních struktur v rámci organizace, což ztěžuje rozhodování a sdílení odpovědnosti.
3. Nedodržování zásad společnosti: V neformální komunikaci mohou zaměstnanci diskutovat o tématech, která nejsou v souladu s firemní politikou nebo porušují důvěrnost. To může ovlivnit pověst společnosti a způsobit právní problémy.

Nejen Trello. TOP 5 nejlepších systémů řízení projektů

Udržení efektivity v neformální komunikaci

Co lze udělat pro udržení účinnosti a pozitivního dopadu takové komunikace? Je nutné zmírnit rizika, a to:

1. Vítáme otevřenost a zpětnou vazbu: Vedení by mělo podporovat otevřenou komunikaci se zaměstnanci a vytvářet atmosféru, ve které se budou cítit příjemně a ochotně sdílet své názory a nápady. Je důležité zajistit, aby zaměstnanci pochopili, že na jejich hlasu záleží.
2. Rozpoznat a podporovat pozitivní aspekty neformální komunikace: Neformální komunikace může stimulovat kreativní myšlení, sdílení zkušeností a posilování vazeb v týmu. Management musí tyto pozitivní aspekty aktivně podporovat a zároveň zajistit rovnováhu a řízení rizik.
3. Trénink efektivních komunikačních dovedností: vedení a zaměstnanci by měli být vyškoleni v efektivních komunikačních dovednostech, aby se snížilo riziko nedorozumění a konfliktů. To zahrnuje aktivní naslouchání, kladení správných otázek a jasné vyjadřování svých myšlenek.
4. Nastavení pravidel a hranic: Je důležité stanovit pravidla pro neformální komunikaci, zejména pokud jde o důvěrné informace a kritická témata. Taková pravidla pomohou vyhnout se šíření fám a zachovat profesionalitu v komunikaci.

Potíže v komunikaci a způsoby, jak je překonat

Komunikaci mezi zaměstnanci a vedením mohou provázet různé potíže, které znesnadňují efektivní interakci a vzájemné porozumění. Níže se podíváme na některé z těchto potíží a představíme způsoby, jak je překonat:

1. Nedostatek jasnosti a jasnosti: Jedním z hlavních faktorů, které brání komunikaci, je nedostatečná srozumitelnost a přesnost při vyjadřování a přenosu informací. Vedení může dávat nejasné pokyny nebo používat složitý žargon, což může vést k nedorozuměním mezi zaměstnanci.

Jak to vyřešit? Vedení by se mělo snažit vyjádřit své myšlenky jednoduchým a srozumitelným jazykem. Je důležité zkontrolovat, zda zaměstnanci rozumí sdělovaným informacím, a v případě potřeby položit upřesňující otázky.

1. Nedostatek empatie: Když vedení neprojevuje pochopení a empatii pro obavy a názory zaměstnanců, může to vést k pocitům podcenění a nespokojenosti.

Jak to vyřešit? Management musí aktivně naslouchat svým zaměstnancům, projevovat zájem o jejich názory a obavy a při rozhodování zvažovat jejich názory.

1. Jazykové bariéry a kulturní rozdíly: V multikulturních společnostech mohou zaměstnanci a management čelit jazykovým a kulturním rozdílům, které znesnadňují porozumění a komunikaci.

Jak to vyřešit? Management musí poskytovat rozmanité a inkluzivní pracovní prostředí, které je kulturně citlivé a v případě potřeby poskytuje překladatelské služby.

1. Konflikty a nedorozumění: Nesprávné vnímání, špatná komunikace nebo rozdíly mezi zaměstnanci a vedením mohou způsobit konflikty a nedorozumění.

Jak to vyřešit? Je důležité okamžitě reagovat na potenciální konflikty, provádět mediaci, zkoumat zdroje nedorozumění a hledat kompromisy, aby bylo dosaženo vzájemného porozumění.

Thundercloud: efektivní metoda pro řešení konfliktů

Metody pro zlepšení efektivity komunikace

Při práci s firemní komunikací dosahují nejlepších výsledků následující dvě metody:

1. Pravidelná setkání a zpětná vazba: Pravidelné schůzky mezi zaměstnanci a vedením usnadňují včasnou výměnu informací a zpětné vazby. To umožňuje řešit problémy v rané fázi a brát v úvahu názory všech účastníků.
2. Podpora otevřenosti a důvěry: Vedení musí vytvořit atmosféru důvěry a otevřenosti, aby zaměstnanci mohli svobodně sdílet své myšlenky a nápady a hlásit jakékoli problémy, které se objeví.

Závěr

Pamatujte, že správný způsob zvládání výzev a používání efektivních komunikačních metod pomáhá zlepšovat vztah mezi zaměstnanci a vedením, což má pozitivní dopad na produktivitu a celkový úspěch firmy.

Článek můžete sdílet

Přečtěte si nás na Telegramu a buďte první, kdo se dozví o nových článcích!

Také by vás mohlo zajímat

22. května 2024 · Obchodní Naši lidé. Zakladatel sítě obchodů Fizcult – o snech, plánech a omylech

Pojďme se navzájem poznat. MTBlog začíná vyprávět podnikatelské příběhy klientů bank. Dnes se dozvíte, kdo.

25. dubna 2024 · Obchodní Prodej, automatizace a motivace – v Minsku se konala rozsáhlá obchodní snídaně MTBank ve stylu Flex

15. dubna se konala jedna z největších business snídaní MTBank ve stylu Flex. Na akci se sešli přední odborníci.

24. dubna 2024 · Obchodní MTBank uspořádala první „Negotiation match“. Řekneme vám, jak to bylo

Pokud věříte v sílu vyjednávání, pak je tento materiál pro vás. V rámci projektu „Business in Flex style“ spustila MTBank novou.

14. března 2024 · Obchod Výběr služby pro online registraci klientů

Pokud je váš podnik velmi malý a váš objem klientů ještě není velký, pak si snadno vystačíte s papírovým poznámkovým blokem nebo podobně.