5 kroků k organizovanému rozvrhu, který vám pomůže vše zvládnout

Jak si naplánovat den: 6 triků, jak toho stihnout víc

Plánování vám pomůže zapamatovat si důležité věci, dodržet termíny a zažít méně stresu.

Ale není vždy možné vytvořit plán úkolů, který bude pohodlný a snadno použitelný. Mluvíme o technikách, které tento úkol usnadní.

Mozek: mailing list o emocích a psychice

Lifehacky o tom, jak se nepoddat stresu – ve vaší schránce dvakrát do měsíce. Zdarma
Přihlásit se
Přihlášením k odběru souhlasíte s podmínkami přenosu dat a zásadami ochrany osobních údajů
Recepce č. 1

Rozvrh založený na chronotypu

Při sestavování harmonogramu se obvykle zaměřujeme na termíny a nejdříve řešíme to nejnaléhavější. Ale autor knihy „Timehacking. Jak nám věda pomáhá dělat věci včas,“ tvrdí Daniel Pink, že to není nejlepší strategie. Radí plánovat věci v souladu s cirkadiánními rytmy – cykly biologických procesů v našem těle spojených s nástupem dne a noci.

Je tedy známo, že po ránu se většina lidí obvykle cítí vesele a inspirovaně a také má lepší vztah k ostatním. Odpoledne pozitivní emoce vystřídají jiné – apatie a únava, ale večer se nálada opět zlepší a taková zůstává až do spaní.

Vědci se domnívají, že důvodem je práce jedné z oblastí našeho mozku, suprachiasmatického jádra, umístěného v hypotalamu. To je pro člověka jakýsi časovač: zóna reguluje produkci hormonů a pomáhá nám v noci usnout a ráno se probudit a také se v různých denních dobách cítíme jinak.

Zde je další vzorec, který Pink popisuje na základě výzkumných dat: analytická ostrost dosahuje svého vrcholu pozdě ráno nebo kolem poledne. To znamená, že po ránu jsme hůře oklamaní, lépe se nám daří hledat chyby, řešit složité a k zamyšlení nutící problémy a méně propadáme stereotypům. Tento stav většinou odezní po obědě: jsme unavení, takže mozek již nemůže pracovat tak efektivně. Ale odpoledne, kdy je pozornost a kontrola oslabena, se lidé lépe vyrovnávají s kreativními úkoly, které vyžadují nestandardní přístup.

Ale dalším důležitým faktorem, který určuje, v kterou denní dobu jste nejproduktivnější a nejproduktivnější, je váš chronotyp. Často se všichni lidé dělí na dva odlišné typy – večerní „noční sovy“ a ranní „skřivani“. Většina však stále patří ke smíšenému chronotypu nebo „holubům“: nemají jasné vzestupy a pády během dne a v případě potřeby může takový člověk pracovat docela efektivně ráno i večer. Pomocí dotazníku můžete určit, zda jste „noční sova“, „skřivan“ nebo „holub“.

Daniel Pink radí vytvořit si rozvrh na základě vašeho chronotypu a povahy činnosti, kterou musíte dělat. Takto by měl vypadat optimální plánovací plán zohledňující cirkadiánní rytmy.

Příklady rozvrhů pro různé chronotypy

Příklady rozvrhů pro různé chronotypy

Pravda, ve skutečnosti dodržet takový harmonogram nebude tak snadné. Někdy budete muset dělat věci v čase, který nevyhovuje vašemu chronotypu. V takových případech Pink radí zvýšit ostražitost a naučit se ovládat svůj stav.

Pokud potřebujete například přijít na neobvyklé řešení, můžete se projít na čerstvém vzduchu, pomůže to vašemu mozku pracovat. A po večerech byste si měli výpočty dvakrát zkontrolovat, takže v nich uděláte méně chyb.

Spojování úkolů do bloků

Jakýkoli systém řízení času předpokládá, že jsou vyžadovány přestávky. Například podle pravidel známé techniky Pomodoro musíte pracovat nebo studovat v půlhodinových intervalech: 25 minut na podnikání a 5 minut na odpočinek.

Psycholog Howard Weiss ale s touto technikou nesouhlasí: domnívá se, že naopak člověk potřebuje velké časové úseky bez přestávek na kreativní a pohlcující úkoly, jako je psaní textu nebo kódu.

Weiss proto radí spojovat velmi podobné nebo podobné úkoly do velkých bloků. Naplánujte si například schůzky jednu po druhé a jednou denně kontrolujte sociální sítě a e-maily a okamžitě odpovídejte na všechny potřebné dopisy a zprávy.

Podle Weisse vám tento způsob plánování pomůže vyhnout se přetížení multitaskingem a zlepší vaši koncentraci. Ostatně výzkumy ukazují, že člověku trvá 11 až 25 minut, než se po přechodu na něco jiného soustředí na určitou činnost.

Navíc se díky této technice můžete dostat do tzv. flow stavu, tedy zcela se ponořit do své práce a díky tomu plnit úkoly snadno a s radostí.

Existuje i radikálnější přístup. V roce 2009 napsal zakladatel Y Combinator Paul Graham esej o tom, proč může být obtížné pro dva typy zaměstnanců spolupracovat: pro manažery a pro ty, kteří vytvářejí věci, jako jsou programátoři nebo spisovatelé.

Jde o to, že plán manažera se skládá z krátkých časových úseků – schůzek a schůzek, zatímco „tvůrcům“ obvykle vyhovuje pracovat po dlouhou dobu. Ponořte se například na půl dne do své činnosti. Ale pouze manažeři to neberou v úvahu a shromažďují zaměstnance na porady uprostřed své práce.

Graham napsal, že on a jeho kolegové v Y Combinator pracují podle plánu „tvůrců“, nikoli manažerů: schůzky plánují pouze večer, na konci pracovního dne. Totéž doporučil dalším podnikatelům a investorům, aby ušetřili pracovní čas a zdroje svých zaměstnanců a obchodních partnerů.

Ale ve skutečnosti ne každý zvládá vykonávat pouze manažerské nebo pouze kreativní funkce. Často je nutné tyto dva druhy práce kombinovat, zvláště pokud jste podnikatel nebo nezávislý pracovník. Těmto lidem se doporučuje, aby si na práci na podobných úkolech vyhradili celé dny: například jeden nebo dva dny věnovali poradám a po zbytek pracovního týdne se ponořili do kreativních činností.

Ale pokud není možné úplně oddělit úkoly podle dne, pro ty, které vyžadují kreativní přístup, můžete každé ráno vyčlenit určitý čas, řekněme hodinu.

Rozdělení případů do čtyř typů

Technika plánování, kterou používá blogerka Sahil Bloom, je založena i na dělení času na plnění manažerských úkolů a kreativní práci. Přibyly k nim ale jen dvě další činnosti: konzumace obsahu, jako je čtení nebo studium, a práce s nápady – brainstorming, psaní poznámek, sebereflexe nebo třeba chůze, při které mohou vznikat zajímavé myšlenky. Pro přehlednost lze každý typ aktivity v rozvrhu zvýraznit určitou barvou.

Bloom navíc radí pravidelně si dávat dny na přemýšlení: vypněte si upozornění na telefonu, odložte všechny povinnosti a věnujte čas přemýšlení o cílech, způsobech, jak si usnadnit práci, a dalších důležitých tématech.

Eisenhowerova matice

Metoda stanovení priorit, kterou vynalezl 34. americký prezident Dwight Eisenhower, je pravděpodobně jednou z nejznámějších. Podle něj je třeba všechny vaše záležitosti rozdělit do čtyř skupin a umístit je do příslušného sloupce tabulky neboli Eisenhowerovy matice.

Použití matice je snadné. Věci ze sloupce důležité a naléhavé je třeba dokončit jako první a ty ze sloupce nedůležité, ale naléhavé je třeba dokončit jako druhé.

Je lepší delegovat důležité, ale ne naléhavé záležitosti, nebo je odložit na později. Abyste pochopili, co lze delegovat, stojí za to si položit otázku: „Jsem jediný, kdo to mohl udělat? Pokud se ukáže, že tomu tak není, převeďte úkoly na jiné interprety.

Nemusíte se vůbec zabývat nedůležitými a neurgentními záležitostmi – alespoň do té doby, než budou zbývající buňky prázdné.

Teoreticky se toto rozdělení úkolů zdá jednoduché a pochopitelné, ale ve skutečnosti není vždy snadné určit, co přesně je považováno za důležité. Jedna studie tedy zjistila, že si lidé často pletou důležitost a naléhavost: ty úkoly, u kterých je termín blíž, jsou hodnoceny jako důležitější, i když mají menší odměnu než úkoly méně naléhavé.

V tomto případě může pomoci technika psychologického odstupu: musíte si představit, že úkol plní někdo jiný a on se na vás obrátil o pomoc při posouzení jeho významu. Kamarádce byste například pravděpodobně poradili, aby návštěvu lékaře neodkládal a schůzku s klientem na jiný termín, ačkoli vy sami můžete kvůli práci zanedbávat své zdraví.

Když si vytvoříme vzdálenost mezi sebou a úkolem, je pro nás snazší pochopit jeho prioritu. Tím se zabrání mnoha kognitivním zkreslením. Když přemýšlíme o svých a cizích záležitostech, podle vědců jde o různé oblasti mozku. Díky tomu je snazší posoudit situaci, stejně jako se zbavit iluze, že vše rychle zvládneme.

Může být také obtížné vědět, který úkol řešit jako první, pokud existuje několik důležitých a naléhavých úkolů. V tomto případě psychologové doporučují použít techniku ​​komparativní priority: musíte vzít dva úkoly a porovnat je navzájem a posoudit, co se stane, pokud jeden z nich nebude dokončen. Pak je také potřeba porovnat další dva. Tímto způsobem budete schopni pochopit, které úkoly jsou nejdůležitější, a proto je třeba je dokončit jako první.

Metoda struktury

Často se doporučuje používat jej k určení globálních životních priorit pro sebe nebo pro vaši firmu. Tato metoda je však také vhodná pro pochopení, který úkol by měl být zařazen do plánu dříve.

Podle této metody je potřeba všechny úkoly rozdělit do tří kategorií.

Co je třeba udělat. Do této kategorie spadají ty nejdůležitější úkoly, například ty, za které máte nárok na nejvyšší odměnu. Nebo naopak v případě nedodržení čekají nejzávažnější následky.

Patří sem také úkoly, které zpomalují jiné úkoly. Například váš notebook nefunguje dobře, takže jej musíte neustále přerušovat, abyste jej restartovali a ztrácet čas. V tomto případě bude prioritou vzít notebook do opravy.

Co je třeba udělat. To jsou důležité, ale ne kritické záležitosti. Například něco, bez čeho kvalita vaší práce poněkud utrpí, ačkoli bude dokončena. Řekněme, že napíšete včas text, který obsahuje všechna témata dohodnutá se zákazníkem, ale mohl by být doplněn příklady, které jste nestihli najít.

Což by bylo dobré udělat. Do této kategorie byste měli posílat nepříliš důležité věci, jejichž odmítnutí vám nezkazí výsledky vaší činnosti. Ale pokud takový úkol splníte, může to být lepší. Pokud například najdete vhodné ilustrace pro vaši zprávu, informace v ní budou vizuálnější.

Existuje další podobná metoda stanovení priorit zvaná MoSCoW. Nemá nic společného s hlavním městem Ruska, jeho název je zkratkou pro kategorie, do kterých úkoly spadají:

1. M – musí udělat, musí být hotovo.
2. S – mělo by být provedeno, mělo by být provedeno.
3. C – mohl udělat, může být.
4. W – neudělám, není třeba.