IGTD je ideální program pro GTD

Ideální program pro GTD. Nebo proč je RememberTheMilk lepší než TickTick a Todoist

Trvalo mi dlouho, než jsem se dostal k Remember The Milk. Po cestě jsem testoval spoustu softwaru pro správu úkolů/úkolů ve stylu GTD (Getting Things Done). Dva z nejlepších, které jsem používal po značnou dobu, jsou TickTick a Todoist. Jsou skutečně nejlepší, mají krásné a uživatelsky přívětivé rozhraní, jsou synchronizované mezi všemi vašimi zařízeními a mohou se pochlubit vynikající funkčností. Moje požadavky na tento druh softwaru jsou však velmi různorodé. Výsledkem bylo, že průkopník v této oblasti, Remember The Milk, se ukázal být nesporným vůdcem.

Tento program, pokud je šikovně zacházeno, může uspokojit téměř všechny vaše požadavky na systém správy úloh. Používám ho v kanceláři, na cestách, doma – všude tam, kde se mohou objevit úkoly. Můj seznam filmů ke shlédnutí je tam, moje starosti o můj osobní blog jsou tam, články k přečtení s odkazy, připomenutí sportu a nákupní seznamy jsou tam také. Již jsem napsal článek o tom, jak TickTick a OneNote mohou pokrýt všechny vaše potřeby ukládání informací a plánování. Ale nahradil jsem TickTick výkonnějším nástrojem, takže některé seznamy OneNotu jsou nyní v RememberTheMilk skvělé. Má vše, co jeho konkurenti, ale pokud mluvíme o placené předplatné verzi, má také mnoho jedinečných a užitečných funkcí.

Například zadání data úkolu je velmi flexibilní. Můžete, řekněme, napsat něco jako „Jděte do bazénu každé úterý a středu v 19:00, aby se nový úkol vytvořil až další dostupný den po dokončení předchozího,“ a systém to pochopí. Ve skutečnosti je analýza data v RTM nejpokročilejší na trhu. Až na to, že Todoist se může pochlubit tím samým, ale TickTick k nim má daleko.

Opakující se úkoly jsou dobře zpracovány jak v RTM, tak v Todoistu. Můžete například přiřadit úkol pro každé pondělí a středu. Existují dva režimy. Například v pondělí a ve středu jste nedokončili úkol a byl to čtvrtek, kdy jste konečně dokončili to, co jste si naplánovali. V prvním režimu bude nový úkol přiřazen minulé středu, protože tento krok byl přeskočen. Ve druhém režimu bude úloha naplánována na další dostupný den, tedy příští pondělí. Oba režimy jsou užitečné pro různé typy úkolů. TickTick má pouze první režim, což značně omezuje jeho funkčnost.

Rozhraní ve všech třech aplikacích jsou vynikající a drží krok s dobou. TickTick bych vyzdvihl jako nejpohodlnější a nejkrásnější, ale RTM také není špatné. Todoist je krásný, ale úkoly se zobrazují příliš velké, takže jsou méně užitečné pro velké seznamy úkolů a složité systémy.

Koncept dílčích úkolů je užitečný, když nechcete vytvářet nový projekt/seznam (názvosloví se mezi programy mírně liší), protože problém nepředstavuje plnohodnotný projekt, ale vyplatí se jej rozdělit do několika fází . V TickTick nejsou dílčí úkoly třída a v Todoistu se s nimi špatně pracuje. Například při zobrazení seznamu úkolů se stejné dílčí úkoly mohou objevit dvakrát. V RTM jsou dílčí úkoly implementovány docela dobře – mohou mít různé atributy, jako plnohodnotné úkoly, ale také dědí vlastnosti nadřazených úkolů, například seznam, ve kterém se nacházejí. Ne vždy je však práce s nimi pohodlná. Například je obtížné oddělit dílčí úkol od jeho nadřazeného úkolu. V seznamu, který obsahuje dílčí úkol, není jasné, ke kterému úkolu patří. Chcete-li jej zobrazit, musíte na něj kliknout. Neexistují také žádná omezení pro uzavření nadřazeného úkolu, pokud má nedokončené dílčí úkoly. Obecně má tým RTM před sebou ještě hodně práce.

Užitečnou funkcí TickTick je naopak možnost připojit k úkolu jednoduchý seznam, například nákupní položky. Je radost tam zavádět nové prvky a proškrtávat, co se v nich udělalo. Konkurenti mohou pro podobné účely používat dílčí úkoly, ale to je nepohodlné. Snad jednoduché seznamy jsou hlavní konkurenční výhodou TickTick.

RTM také nemá možnost vytvářet podprojekty (podřízené seznamy). Todoist a TickTick tuto funkci mají, ale neřekl bych, že je příliš užitečná. V konceptu RTM je možné u projektů využít rozdělení velkého úkolu na mnoho dílčích úkolů, aniž by došlo k zahlcení seznamu seznamů, které je pro pohodlné používání vhodné ponechat ve všech GTD malé.

Všechny programy mají schopnost nastavit několik připomenutí pro každý úkol a všechny jsou v tom dobré. V RTM a Todoist můžete také použít různé exotické způsoby, jak vám připomenout úkol, včetně e-mailu a SMS.

V čem je RTM opravdu dobrý, je vytváření „chytrých seznamů“, tedy personalizovaných seznamů úkolů přizpůsobených podle vašich představ pomocí velkého množství sofistikovaných filtrů (datum, značky, seznamy atd.). Úkoly v každém seznamu můžete třídit buď ručně, nebo pomocí komplexních třídicích systémů přizpůsobených vašim potřebám. Tuto funkci nemá žádný z našich konkurentů. V Todoist i TickTick existují „chytré“ seznamy, ale jejich funkčnost je ve srovnání s RTM značně omezena a někdy dokonce obsahují chyby. Srdcem každého systému GTD jsou „inteligentní“ přizpůsobitelné seznamy úkolů spolu se systémem připomenutí.

Abych to shrnul, Remember The Milk bych doporučil úplně všem a hlavně lidem v technických profesích, kteří jsou schopni z programu vytěžit maximum. Zdá se, že tým Todoist usíná na vavřínech popularity a zaměřuje se více na marketing než na vývoj. Rozhraní programu je módní a krásné, ale nepohodlné. Myslím, že se to v dohledné době nevyplatí používat. TickTick je na druhé straně nejužitečnější pro jednoduché systémy správy osobních úkolů. Postrádá však funkčnost a stabilitu. Pokud se tento projekt vyvine směrem k funkcionalitě RTM, při zachování jeho skvělého rozhraní a pohodlí, pak se možná stane nejlepším. Počkej a uvidíš.