10 způsobů, jak používat Dokumenty Google produktivněji

Denní rutina zabere hodně času. Každý specialista, bez ohledu na jeho specializaci, který tráví maximum času na pracovním notebooku, se snaží optimalizovat svůj pracovní čas a používá k tomu nejrůznější triky.

Níže budu hovořit o 10 funkcích Dokumentů Google, které se vám mohou hodit, abyste si uvolnili čas na řešení skutečně důležitých úkolů. Takže v pořádku.

1 Dostupnost offline přístupu

V Dokumentech Google můžete pracovat bez internetu. Ne každý má možnost být na internetu 24/7, a tak je tato funkce svým způsobem žádaná.

Po zapnutí internetu se všechny změny, které byly provedeny v každém dokumentu, synchronizují, takže nepřijdete o cenný materiál.

Chcete-li funkci aktivovat, otevřete web Google Drive a v nabídce nastavení vyberte požadovanou funkci.

2 Porovnání dokumentů

Pokud ve vaší organizaci na dokumentech pracuje několik lidí najednou, je docela možné, že se objeví dvě verze stejného dokumentu.

V tomto případě vám funkce „Srovnání“ umožní zjistit, který z nich je novější nebo naopak. Vyberte: „nástroje“ – „porovnat dokumenty“. A budete šťastní.

3 Hlasový vstup

Ano, Google Docs takovou funkci má, i když ji mnoho lidí kritizuje, ale někdy může pomoci. Funkce funguje pouze v prohlížeči Chrome, mějte to prosím na paměti.

Můžete jej vyvolat prostřednictvím nabídky „nástroje“ – „hlasový vstup“. Ideální pro přepis audio rozhovorů, které máte. Zapněte současně samotné nahrávání a hlasový vstup a voilá – čas ušetřen.

4 Vytvořte v dokumentu záložky pro snadné použití

Představme si situaci. Vytvořili jste obsáhlý dokument a chcete se poradit s kolegy o nějaké části. Listování celým dokumentem je iracionální. Je jednodušší vytvořit záložku a okamžitě na ni kliknout. Chcete-li to provést, jednoduše klikněte na „Vložit“ – „Záložka“.

V dokumentu se objeví zaškrtávací políčko s odkazem. Odkaz jednoduše zkopírujete a přepošlete svým kolegům, kteří se na toto místo ve vašem textu okamžitě dostanou.

5 Stažení potřebných obrázků

Mnoho lidí se pravděpodobně setkalo s tím, že stáhnout obrázek v Google Docs není tak snadné. Oblíbený způsob stahování pomocí pravého tlačítka myši prostě nefunguje. jak potom?

Klikněte na „Soubor“ – „Stáhnout“ – „Webová stránka“. Dokument bude stažen v archivním formátu, který bude obsahovat i složku se všemi obrázky.

6 Hledejte obrázky z internetu přímo v těle dokumentu

Stačí kliknout na Nástroje – Pokročilé vyhledávání a tím se dostanete na kartu Obrázky. Zde jednoduše vyhledáte všechny potřebné obrázky pro dokument, aniž byste opustili hlavní proces a aniž byste museli jít do prohlížeče, abyste provedli tento úkol. To ušetří čas, což všichni chceme.

7 Psaní poznámek

Práce na velkém dokumentu vždy obnáší udělat si poznámky, které jsou nezbytné pro vás, jako autora i pro vaše kolegy, kteří se s tímto materiálem také časem seznámí.

Pro tyto účely použijte Google Keep. Vyberte text, klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Uložit do Google Keep“. Zde můžete snadno uložit:

• seznamy úkolů;
• fragmenty textu;
• upomínky.

Samotný text poznámky lze snadno přenést do nového dokumentu, bez problémů.

8 Úprava souborů PDF

Docela pohodlná funkce. Nyní jednoduše nemusíte trávit spoustu času hledáním speciálních služeb na internetu, které vám umožní upravovat soubor PDF.

Použijeme funkci „Soubor“ – „Otevřít“ – „Stáhnout“. Soubor nahrajeme na Disk a poté jej jednoduše otevřeme. Nyní je k dispozici pro úpravy. Jak se říká, všechno důmyslné je jednoduché.

9 Používání klávesových zkratek

Kombinace klávesových zkratek umožňuje rychle provést akci stisknutím několika kláves. Přirozeně je prostě nemožné si je všechny zapamatovat a uchovat si je v hlavě.

Pomocí kombinace Ctrl + / vyvolejte nabídku, kde se zobrazí celý seznam kombinací. Abyste neztráceli čas hledáním, můžete použít vyhledávání.

10 Překlad dokumentů pomocí vestavěného překladače

Pokud ve své práci narazíte na cizí dokument, můžete jej přeložit bez použití služby třetí strany.

Postupujte podle těchto kroků: „Nástroje“ – „Přeložit dokument“.

Překlad vám pomůže pochopit hlavní podstatu dokumentu během několika minut, což je velmi užitečná funkce.

Podělte se prosím, jaké triky používáte při práci s Dokumenty Google. Bude velmi zajímavé to zjistit.

10 užitečných funkcí editoru Dokumentů Google

Pro práci s kancelářskými dokumenty není nutná instalace Microsoft Office nebo jiný textový procesor. Funguje skvěle na většinu úkolů Dokumenty Google – bezplatný online editor formátu dokumentů Microsoft Word и OpenDocument. Přes zdánlivou jednoduchost, Dokumenty Google je plnohodnotná profilová aplikace se spoustou zajímavých a užitečných funkcí.

Historie verzí

Kdykoli zavřete dokument, Dokumenty Google automaticky uloží aktuální verzi do složky _SNAPDOC , umístěný u kořene Disk Google .

Chcete-li zobrazit všechny uložené revize, klikněte na tlačítko analogových hodin nebo vyberte z nabídky „Soubor“ volba „Historie verzí“.

Hlasový vstup

Dokumenty Google Podporuje převod hlasu na text s rozpoznáváním slov pro interpunkční znaménka – body, čárka, dvojtečky a tak dále. Modul hlasového vstupu také podporuje přepis – převod přehrávaného zvuku na text.

Funkci vyvoláte stisknutím Ctrl + Shift + S nebo výběrem z nabídky „Nástroje“ volba „Hlasový vstup“.

Konverze formátů

Pomocí online editoru můžete převádět textové soubory příchozích podporovaných formátů do DOCX , RTF , TXT , PDF , ODT и EBUP s uložením souboru do místního počítače.

Možnost „Stažení“ je v nabídce „Soubor“.

Načítání obrázků

Bohužel, Dokumenty Google nepodporuje ukládání obrázků z dokumentů, ale to neznamená, že obrázek nelze v zásadě extrahovat.

Přejděte do nabídky „Soubor“ → „Stažení“ a vyberte položku „Webová stránka (HTML, ZIP archiv)“. Po rozbalení archivu v něm najdete složku obrazy a v něm – všechny obrázky vložené do dokumentu.

Automatické opravy

Usnadněte si práci pomocí šablon automatické opravy.

Přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“, přepněte na kartu „náhrady“ a přidejte text, který je třeba nahradit, a ten, který je třeba nahradit.

Vkládání obrázků z vyhledávání Google

Dokumenty Google podporuje vkládání obrázků přímo z vyhledávání Google obrázky .

Umístěte kurzor na požadované místo, kam chcete vložit obrázek, vyberte z nabídky „Vložit“ → „Obraz“ → „Najít na internetu“. Vpravo se zobrazí vyhledávací panel Google, kde najdete vhodný obrázek.

Rozšíření funkčnosti

Pokud nemáte dostatek vestavěných možností editoru, otevřete nabídku „rozšíření“ → „Dodatky“ → „Instalovat doplňky“.

Otevře se okno obchodu Google Workspace Marketplace , ve kterém možná najdete vhodné řešení.

Rychlé přejmenování

Na rozdíl od desktopových editorů Dokumenty Google umožňuje přejmenovat otevřené dokumenty přímo z hlaviček.

Klikněte na název souboru, který upravujete, a jednoduše zadejte nový název.

Přizpůsobení vzhledu stránky

Výchozí stránka Dokumenty Google otevře se ve formátu A4 s poměrně velkými prohlubněmi.

Chcete-li rozšířit svůj pracovní prostor, vyberte z nabídky „Soubor“ volba „Nastavení stránky“, vyberte velikost papíru A3 a nastavit menší okraje.

Přidávání poznámek pod čarou z internetu

Pokud dokument potřebuje citovat zdroj nebo odborný materiál, kromě ručního vkládání poznámek pod čarou (Vložit → Poznámka pod čarou) , můžete použít možnost pokročilého vyhledávání.

Vyberte z nabídky „Nástroje“ → „Pokročilé vyhledávání“ a hledejte ve vyhledávací liště, která se otevře vpravo Google článek, na který chcete odkazovat.

Najeďte na něj myší a klikněte na ikonu, která se zobrazí „citát“, což způsobí, že se v zápatí stránky zobrazí poznámka pod čarou.