Trello vám umožňuje organizovat jakoukoli aktivitu

Polina Volovik, copywriterka, marketérka a spoluzakladatelka kreativního studia Zen Studio, napsala stručnou recenzi na Trello, systém řízení projektů založený na japonské metodě kanban boardů, speciálně pro Netology.

POLINA VOLOVIK

Trello je jedním z nejpopulárnějších online systémů pro řízení projektů, oblíbený zejména mezi malými společnostmi a startupy. Umožňuje efektivně organizovat práci pomocí japonské metodiky Kanban board.

Byl vytvořen Fog Creek Software v roce 2011 na základě MongoDB, Backbone.js a Node.js. Hlavní výhody, které umožnily Trello dosáhnout popularity, jsou:

• jednoduché rozhraní;
• téměř neomezený volný přístup;
• snadné použití a možnost integrace s dalšími oblíbenými nástroji pro online práci.

Jednoduchost

Trello je nejjednodušší nástroj, který lze snadno implementovat do pracovního postupu bez dlouhého přizpůsobování ze strany personálu. Z osobní zkušenosti mohu říci, že po vyzkoušení více než 10 systémů pro řízení projektů (od Basecampu po Bitrix24) se implementace Trello ukázala být pro tým nejvíce „bezbolestná“.

Celé rozhraní je postaveno na bázi Kanban desek. Název se vám může zdát děsivý a neznámý, ale klasická deska vypadá asi takto:

K organizaci úkolů slouží deska s kartami, které jsou rozmístěny podle typu. Obvykle se úkoly dělí na:

• plánované,
• aktuální,
• dokončeno.

Toto je nejzákladnější struktura, možnosti modernizace jsou omezeny pouze vaší představivostí.

Ale to jsou fyzické desky, bavíme se o webové aplikaci.

Takhle to vypadá v Trello:

Strukturu Trello tvoří také desky, které jsou rozděleny do seznamů s kartami. Každá deska může být věnována konkrétním pracovním procesům nebo oddělením. U nás to vypadá například takto:

Nyní je tým malý, ale když dosáhl 50 lidí, každé oddělení mělo svou vlastní radu:

• Projektové řízení („Klienti a projekty“).
• Copywriting.
• Design.
• Rozvoj.
• Reklama.
• Workflow (všechny klíčové pracovní postupy na jedné desce).
• Interní úkoly ateliéru.

Dostupnost

Volnost, a ne takzvaná „podmíněná“, ale model freemium, je další významnou výhodou Trello oproti jeho analogům. V Trello můžete plně pracovat zcela zdarma – a to není na 30 dní, ale navždy. Přirozeně bude omezena funkčnost: počet integrací a objem stahovaných souborů bude omezen. Ach ano, také nebudete moci vytvářet vlastní pozadí pro nástěnky. Ale na tom nezáleží: Trello nyní spolupracuje s Unsplash a tapety si lze vybrat ze sbírky slavné fotografie.

Budu upřímný: my osobně jsme Trello Business vůbec nepotřebovali. Takto lze nahrávat soubory, pokud jejich velikost nepřesáhne 10 MB. Stále nahráváme velké soubory do firemního úložiště. Karty obsahují pouze odkazy na ně. Co se týče integrace: bezplatná verze je omezena počtem slotů pro vylepšení (jsou 3, což nám stačí). Jediné, co jsem integroval, byl Slack. Dostávám tam nejdůležitější upozornění.

Trello má robustní otevřené API. Chytrý programátor si může vytvořit vlastního klienta a přizpůsobit ho téměř čemukoli.

Trello nefunguje jen v prohlížeči. Můžete si stáhnout aplikaci pro svůj smartphone nebo tablet a používat systém na cestách. Mimochodem, bloky lze snadno upravovat a přesouvat i se starou Nokií Lumií. O iPhonech a vlajkových lodích pro Android mlčím.

pohodlí

Díky své všestrannosti a flexibilitě je Trello jedním z nejpohodlnějších organizačních systémů pro malé týmy. Pokud správně postavíte firemní strukturu v Trello, pak tým 50+ lidí bude moci mezi sebou celkem pohodlně komunikovat a vy jako manažer budete moci řídit klíčové úkoly a procesy. Jsem si jistý, že 50 lidí není limit, ale upřímně: víc jsme nezkoušeli.

V čem je Trello opravdu dobré, je jeho schopnost rychle vyhodnocovat pokrok napříč všemi hlavními procesy najednou, v reálném čase a na jedné obrazovce. Tento nástroj lze použít jako osobní organizér, deník, seznam, kolektivní správce úkolů. i jako fórum. Nyní Trello používají: redakce Netology, Tinkoff Magazine, Lifehacker a mnoho dalších médií, obsahové projekty a agentury.

Zvolíte si princip, podle kterého budete organizovat seznamy a karty na nástěnkách. Ve skutečnosti je program univerzální a vhodný jak pro osobní účely, tak pro podnikání.

Rád například organizuji seznamy podle pořadí práce. V prvním sloupci jsou užitečné informace / pokyny pro zaměstnance a dále fáze: příchozí úkoly, rozpracované úkoly, v kontrole (schvalování), připraveno, archivováno. Jak ukázala praxe, nejsme jediní, kdo to dělá.

Pokud je proces malý, můžete jej jednoduše sledovat na kartě a vytvořit kontrolní seznam s fázemi práce.

Je vhodné sledovat větší procesy v rámci jedné desky. Takto může například vypadat implementace plánu obsahu:

Na nástěnce Klienti a projekty každý sloupec představuje fázi práce, kterou projekt prochází:

• Shromažďování informací.
• Copywriting.
• Design.
• Rozložení.
• Marketing.
• Archiv.

V takové situaci se hlavní práce provádí v samotné mapě.

Jedna karta – jeden produkt:

Chcete-li někoho pozvat do týmu nebo mu přidělit odpovědnost za úkol, stačí mu poslat odkaz. Postup registrace je velmi jednoduchý a rychlý. Trello používá Markdown, zjednodušené textové značení. Pomocí Zapier můžete automatizovat procesy. Trello podporuje integraci s mnoha populárními webovými službami, včetně: Slack, Evernote, Github, Google Drive, Dropbox, OneDrive, MailChimp, Twitter a mnoha dalších.

kurs

Jak se stát efektivním lídrem

Další informace

• Získejte znalosti, které potřebujete k efektivnímu vedení ve světě technologií
• Budete schopni najít přístup i k obtížným zaměstnancům a dosáhnout splnění úkolů
• Rozšiřte svůj sociální okruh
• Vytvořte si plán rozvoje své vlastní kariéry manažera

Jak používat Trello

Jak již bylo zmíněno, projektové řízení v Trello je založeno na japonském principu organizace výroby a dodávek „Kanban“. Tento princip původně vyvinula a zavedla do výroby Toyota. Slouží k tomu, aby byly všechny zadané úkoly splněny včas. Realizuje se pomocí speciálních karet s úkoly, které se vyplňují a vyvěšují na nástěnku rozdělenou do seznamů. Úkoly se po dokončení přesouvají ze seznamu do seznamu.

Struktura

Tři prvky, na kterých spočívá organizační struktura projektu v Trello:

• deska (deska),
• seznam (seznam),
• Kartu.

Deska je jedna pracovní obrazovka, která je logicky rozdělena do seznamů. Seznamy jsou zase svislé řady pro ukládání karet.

Karty jsou speciální formy pro popis úkolů. Lze je přesouvat jak v rámci jednoho seznamu, tak libovolně přesouvat mezi seznamy nebo nástěnkami. Seznamy lze také přesouvat. Pro jakýkoli úkol můžete přiřadit osoby odpovědné za jeho realizaci. Trello nabízí mnoho užitečných funkcí pro navrhování, přizpůsobení a správu vašich funkčních prvků.

Karty

Jak jste již pochopili, práce je postavena na speciálních kartách, z nichž každá může být buď jednoduchým popisem úkolu, nebo komplexním dokumentem se seznamy, kontrolními seznamy, přílohami, termíny, štítky, odpovědnými osobami a tak dále.

Co můžete dělat s kartou v Trello:

• Přejmenujte, vyplňte popis a upravte text pomocí jednoduchých značek Markdown.
• Přiřaďte značky, účastníky, termíny, přidejte soubor nebo kontrolní seznam.
• Přidejte komentáře, emotikony, přílohy, další úkoly, upozorněte vybrané účastníky (přidejte symbol „@“ před přezdívku).
• Změňte pozici bloku v seznamu, přesouvejte jej přes seznamy a další desky;
• Kopírujte, sledujte změny, archivujte.
• Tiskněte, exportujte do JSON, sdílejte odkaz na kartu nebo její poštovní adresu (písmena se zobrazí jako komentáře).
• Trvale smazat.

Navíc úplně dole u každého úkolu je podrobný protokol: kdo provedl jaké akce, kdy. Takto vypadá běžná karta v Trello v ruštině (mimochodem, přítomnost rusifikované verze je samostatným velkým plusem):

Seznamy a tabule

Seznamy lze také kopírovat, přesouvat a archivovat. Menu s nástěnkami v Trello lze opravit a samotné nástěnky lze přidat do „Oblíbených“ a třídit. Existují tři typy desek s různými úrovněmi přístupu:

• soukromé (dostupné pouze na osobní pozvání majitele představenstva);
• tým (k dispozici všem členům týmu);
• veřejné (přístupné všem).

Uzavřené desky a nepotřebné seznamy s kartami jsou uloženy ve speciálním archivu. Odtud je lze vrátit zpět nebo trvale smazat. Můžete vytvořit neomezený počet úkolů, nástěnek a seznamů a přidat libovolný počet účastníků.

Další funkce Trello

Když jsem recenzoval Trello, zdůraznil jsem šest důležitých funkcí systému, které vám umožňují pracovat pohodlněji a flexibilněji.

Vestavěný „inteligentní“ vyhledávací systém s operátory a pamětí dotazů.

Kromě nástěnek můžete v Trello vytvářet osobní nebo obchodní týmy. Přihlášení k odběru verze Business poskytuje přístup k dalším nástrojům pro správu a flexibilnějšímu nastavení ochrany osobních údajů.

Trello ukládá podrobné protokoly všech změn a akcí členů týmu. Lze je vidět nejen pod kartami, ale také v profilech a také ve speciální nabídce. Otevírá se kliknutím na tlačítko s ikonou zvonku v pravém rohu záhlaví webu. Upozornění o změnách v protokolu je možné dostávat emailem nebo přímo na plochu.

K dispozici je pohodlný filtr karet na základě různých parametrů. Obsahuje přizpůsobitelný systém barevného značení s barvoslepým režimem.

Můžete otevřít přístup k nástěnce, kartě nebo pozvat osobu do týmu pouhým zasláním odkazu – je to rychlé a pohodlné. Chcete-li vytvořit karty, můžete vytvořit záložky přetažením hypertextových odkazů z webových stránek nebo přímo z počítače.

Jednou z hlavních konkurenčních výhod Trello oproti jiným systémům pro řízení projektů je jeho rozsáhlý, neustále aktualizovaný seznam vylepšení (Power-Ups), rozdělených do kategorií. Jedná se o rozšíření a integrace s dalšími oblíbenými službami, aplikacemi, cloudovými datovými úložišti atp. Jedinou nevýhodou je, že bezplatná verze Trello umožňuje povolit omezený počet vylepšení na desce. Můžete mezi nimi ale podle potřeby přepínat. Aplikace pro integraci najdete před „Nálepkami“ v rozbalovací nabídce vpravo. Více informací naleznete zde. Pokud jste programátor, můžete se připojit k vývojovému týmu a vytvořit si vlastní rozšíření pro Trello zde.

Malé triky pro práci s Trello

Jako každý pokročilý systém má i Trello různé triky, díky kterým je práce s ním ještě pohodlnější a rychlejší.

• Používej klávesové zkratky. Znalost zkratek může výrazně urychlit navigaci Trello. Zde je jejich kompletní seznam.
• Přidejte se jako účastník ke každému důležitému úkolu, abyste dostávali oznámení o změnách a měli proces pod kontrolou. Karty, ve kterých jste uvedeni jako člen, se objeví ve vašem profilu v samostatném seznamu.
• Udělejte si čas na prozkoumání standardních vylepšení, jako je „Kalendář“, „Uživatelská pole“, „Stárnutí“, „Hlasování“ atd. Přepínání mezi nimi i v bezplatné verzi může práci s Trello ještě více zpříjemnit.
• Navrhněte si vlastní schéma štítků. Pojmenujte je a zamyslete se nad strukturou, která pomůže v případě potřeby filtrovat vaše úkoly podle naléhavosti, důležitosti, tématu, účastníků nebo jakéhokoli jiného principu.
• Používejte cloudové úložiště dat: Disk Google, Dropbox, OneDrive, Box. Tímto způsobem můžete mít po ruce všechny soubory, které potřebujete pro svůj projekt, jednoduše je vložíte jako odkazy.
• Položky seznamu a položky kontrolního seznamu v Trello lze přeměnit na karty. Za tímto účelem musí každá položka seznamu začínat na novém řádku, poté musí být seznam zkopírován do okna pro nové karty a stiskněte „enter“. Budete požádáni o rozdělení seznamu na jednotlivé úkoly nebo vytvoření karty s tímto seznamem.
• Stáhněte si a nainstalujte aplikaci pro své mobilní zařízení nebo rozšíření prohlížeče a přidejte do svého arzenálu několik nových funkcí Trello.
• Použijte přímou integraci Trello se Slackem ke sledování změn vašich nejdůležitějších projektů.
• Za každého nového uživatele Trello, kterého pozvete, získáte měsíc Trello Gold zdarma. Gold vám umožní měnit pozadí nástěnek, otevírat nové nálepky a emotikony a také vám umožní přikládat soubory o hmotnosti až 250 MB.

Shrnutí

Co je Trello? Nyní je to jeden z nejjednodušších a nejpohodlnějších systémů řízení projektů. Je univerzální, lehký, flexibilní, s otevřeným API a hlavně zdarma. Jeho největší přednosti: schopnost současně sledovat stav různých úkolů na jedné obrazovce a pohodlná integrace s dalšími oblíbenými nástroji.

Z mínusů mohu zdůraznit, že:

• Funkčnost Trello opravdu velkým společnostem nestačí;
• Trello se na malých obrazovkách stává méně uživatelsky přívětivým;
• automatizace, opakování a rychlé přidávání úkolů je obtížné realizovat.

Navzdory některým nedostatkům je Trello stále oblíbenější a je aktivně implementováno společnostmi v různých oblastech. Jedná se o vynikající online řešení pro rychlou a snadnou organizaci vaší práce.

Názory autora a redaktora se nemusí shodovat. Chcete napsat sloupek pro Netologii? Přečtěte si naše podmínky zveřejnění. Chcete-li držet krok se všemi novinkami a číst nové články, připojte se ke kanálu Netology Telegram.

POLINA VOLOVIK