3 tipy, jak vždy dokončit schůzky včas

Předchozí publikace na téma efektivní schůzky viz zde.

Proč je zvýrazněna fáze ukončení schůzky?

Tato fáze je zdůrazněna kvůli její důležitosti pro shrnutí výsledků, pochopení rozhodnutí učiněných všemi, odsouhlasení a schválení zápisu z jednání, a to z několika důvodů.

Za prvé, po vyčerpání agendy, i když během cesty nedošlo k žádným nedorozuměním nebo rozporům, by bylo lepší ještě jednou prozkoumat všechny záležitosti, rozhodnutí a pokyny, abyste nezapomněli na žádné body, zastavit se upřesnit a nakonec se dohodnout ve znění již zaznamenaném v návrhu zápisu z jednání.
Za druhé považujeme za povinné sestavit, odsouhlasit, schválit a distribuovat zápis v rámci aktuální schůze, která si vyžádá určité úkony a čas, právě ve fázi dokončení.
Za třetí, jak říká přísloví, „konec je korunou věci“. Závěr setkání shrnuje obvykle složitou, intelektuálně a emocionálně intenzivní, důležitou a „nákladnou“ práci podnikového managementu z pohledu mzdových nákladů účastníků setkání. Vlastně není škoda tomu věnovat trochu času. A pokud se během schůzky rozhodnou, není fáze dokončení potřeba?

Praxe ukazuje, že z objektivních důvodů je obtížné okamžitě dosáhnout 100% správných rozhodnutí, která by byla později zahrnuta do protokolu beze změny. Konečné rozhodnutí v protokolu nemusí odpovídat součtu jednotlivých rozhodnutí o konkrétních otázkách na pořadu jednání a určitá úprava může být nezbytná a užitečná.
Kromě toho musí vedoucí překonat periodicky vznikající iluzi úplného vzájemného porozumění mezi účastníky, i když se to během setkání jasně projevilo. K tomu potřebujeme dokončovací fázi, ve které se ve zrychleném režimu projde celá uvažovaná agenda, objeví se a odstraní skryté rozpory.
Dovolte mi, abych vám připomněl, že v technologii, kterou navrhujeme, jsou rozhodnutí vypracována během jednání a přijata na základě schválení protokolu. Dokument „agendy“ ve fázi přípravy jednání se v průběhu jednání přemění na návrh protokolu a po odsouhlasení a schválení ve fázi dokončení se stává zápisem z jednání, oficiálním dokumentem pro distribuci účastníkům. Na základě tohoto zápisu je vytvořen program příští schůze. O výhodách zveřejnění zápisů v časovém rámci schůzky

Protokol je dokument, bez kterého se oficiální jednání změní ve volné jednání, v rozhovor s přáními, která nejsou závazná. Důsledky takových schůzek pro vedení podniku, pokud jsou systematické, se brzy stanou negativními, bylo by lepší, kdyby se takové schůzky vůbec nekonaly. Totéž lze říci o špatně vypracovaném protokolu.

Jedním z těžko překonatelných problémů tradičních schůzí je dlouhá časová prodleva mezi koncem schůzky a rozesláním zápisu. Čím více času po schůzce uplynulo, tím méně spolehlivý, relevantní a potřebný bude protokol a tím obtížnější bude realizovat rozhodnutí schůzky v kratším čase.
Důvod touhy zveřejnit zápis přímo na schůzi je prostý – mít na paměti rozhodnutí učiněná s inherentně odlišnými formulacemi podmínek pro provedení a výsledků, s přihlédnutím k výkladům a přáním vysloveným na schůzi, je velmi obtížné a v praxi nemožné. V důsledku toho je nevyhnutelný pokles efektivity setkání, nedůslednost v práci performerů a nové setkání riskuje, že se promění v neustálé vyjasňování, kdo co řekl, kdy a jak to pochopil.
V mnoha podnicích se příprava protokolu mění v samostatný, bolestivě únavný postup, který od manažera pohltí spoustu času a ze sekretářky udělá postavu, kterou všichni nenávidí. To není překvapivé, protože výchozím materiálem pro protokol jsou často poznámky na kusech papíru vytvořené tajemníkem, zainteresovanými účastníky a někdy i manažerem. Z takových primárních zdrojů (plus naší dobré paměti) lze zaznamenat hodně! Když k tomu přidáme nutnost dohodnout se na protokolu s dlouho rozptýlenými účastníky jednání, naberou věci špatný spád.
Někteří považují přípravu zápisu z jednání za běžnou technickou práci, kterou musí sekretářka zvládnout. Tedy doufají, že existuje (nebo by měl mít) člověk, který vše správně uslyší, pochopí, zohlední, zapíše a zformalizuje a šéf bude muset protokol jen schválit. Pokud jde o formální zaznamenání navrhovaného znění, může být pravdou, že velmi dobrý tajemník skutečně bude schopen připravit návrh zápisu a jednání bude navenek působit efektivně.
Aby byl ale účinný, musí manažer všechna rozhodnutí přenést přes sebe a osobně požádat – přijmout – změnit – odmítnout znění protokolu. To vyžaduje čas, jak jednání postupuje, manažer jej bude vždy postrádat, proto je nutná fáze dokončení, ve které manažer v kontaktu s účinkujícími sebevědomě shrne výsledek. Protokol by měl být výsledkem připraveným jako výsledek akumulace pozitivního efektu ze správně dokončených fází organizace, přípravy a vedení jednání. Zveřejnění zápisu ve fázi dokončení pak nezpůsobí vážné potíže a nezabere mnoho času, obvykle ne více než 10 % trvání jednání.

Vystavování zápisů výrazně usnadňuje systém automatizace jednání, ve kterém je veden jeden plánovací a reportovací dokument, který kombinuje agendu a slouží také k vytváření zápisů z jednání. Při kontrole agendy bude systém naplněn aktuálními informacemi o tématech, problémech a pokynech. Všichni účastníci si mohou rychle před očima prohlížet vytvářený zápis z jednání a bez plýtvání časem si jej ujasnit a dohodnout.
Proto považujeme za povinné sestavit, odsouhlasit, schválit a rozeslat (rozeslat) zápis v časovém rámci aktuálního jednání. To je zcela možné a mělo by to být provedeno během závěrečné fáze schůzky. Tipy na ukončení schůzky Zkusme dát vedoucímu na závěr jednání stručná doporučení k úkonům doslova telegrafickým stylem: 1. Do schválení protokolu nepolevujte, nenechávejte přípravu protokolu pouze na sekretářce, zúčastněte se toho sami 2. Ke schválení rozešlete účastníkům (rozešlete, zveřejněte na hlavní obrazovce) návrh zápisu ze schůzky. 3. Nepovažujte rozhodnutí navržená během schůzky za konečná, k vyjasnění formulace použijte fázi dokončení 4. schvalovací řízení by mělo být prakticky přijatelné, bez kroucení rukou, není nutné sbírat podpisy účastníků (podle situace), natolik, že jim to nevadí. A kdo nesouhlasí, má možnost zaznamenat nesouhlasné stanovisko

5. Nepropouštějte účastníky, dokud se nedohodnou na zápisu (na konci dlouhého jednání to udělají se snadno pochopitelným nadšením) 6. Pamatujte, že výsledky jednání se stávají oficiálním dokumentem až po schválení zápisu, a následně distribuovat (distribuovat, vystavovat) schválený zápis 7. Vyhodnotit jednání z hlediska účinnosti a účelnosti, naslouchat, vyjadřovat a brát v úvahu přání a doporučení pro zlepšení poradního procesu 8. Ukončit jednání, udělat stručný přehled o průběhu jednání. provedenou práci, připomenout si hlavní témata příští schůzky, ujasnit si, kdy a kde se bude konat, poděkovat účastníkům a rozloučit se s nimi.