Dokumenty Google: nové staré tipy

Dokumenty Google byly pro mě osobně téměř kompletně nahrazeny
místní instalace jakékoli verze „office“
programy. A proto se mi líbil článek kde
uvádí zajímavé příležitosti, které se otevírají, když
pomocí tohoto produktu.

Nahrávání, stahování a zálohování.

• Uživatelé Windows mohou být informováni DocList Uploader, malý, ale výkonný nástroj pro
  Hromadné nahrávání souborů na server Dokumentů Google.
• Pro ty, kteří se nevyhýbají Google Desktopu, pravděpodobně
  mít rád Gadget Dokumentů Google, který provádí stahování
  soubory je velmi jednoduché: stačí je umístit na miniaplikaci.
  Kromě stahování můžete vyhledávat dokumenty a
  otevřete je pomocí tohoto gadgetu.
• Pro ty, kteří preferují Mac OS můžeme doporučit GDocsUploader, který je schopen nejen
  nahrát dokumenty, ale i fotografie do svého alba
  Picasa.
• Pokud potřebujete stáhnout několik dokumentů
  můžete to zkusit hned teď
  Greasemonkey
  skript a plugin Stáhněte si ThemAll pro Firefox.
• Ale to není jediná možnost, vy také
  můžete zkusit malou utilitu GDocbackup, který snadno exportuje všechny vaše
  dokumenty ze serveru a uložte je na svůj
  Winchester. Navíc si můžete vybrat formát
  vývozní.

Synchronizace

• Vynikající synchronizační nástroj může být
  název Offisync.
• Pokud hledáte možnost stáhnout soubor do
  disk, upravte jej a odešlete zpět
  Google Docs, pak se vám to nepochybně bude hodit
  Synchronizace.

Tipy a triky

• Pokud chcete rychle evidovat své výdaje,
  pak můžete použít kombinace Google Docs a Gmail formulářů (to je to, co dělám,
  Mimochodem). Navíc výdaje a finance obecně
  není třeba se omezovat. Můžete si vést deník a
  Obecně platí, že jakákoli data zadávejte rychle, přímo z Gmailu.
• Následující rady budou pravděpodobně obzvláště užitečné
  pro ty, kteří pracují s tabulkami – povolit
  režim celé obrazovky stisknutím Ctrl+Shift+F.
• Navíc můžete organizovat online průzkumy a hlasování a rychle je shromáždit
  informace od klientů, dodavatelů nebo kohokoli jiného
  všechno ve všech.

Dokumenty Google: nové staré tipy

Text se týká Dokumentů Google, ale historie verzí funguje v Tabulkách Google a Prezentacích Google stejným způsobem.

Jak používat historii verzí v Dokumentech Google

Ve výchozím nastavení Dokumenty Google automaticky ukládají verze. Chcete-li se k němu dostat, stačí otevřít dokument a kliknout na ikonu historie verzí, která vypadá jako hodiny.

Případně můžete kliknout na Soubor > Historie verzí > Zobrazit historii verzí.

Poté se zobrazí další rozevírací nabídka se šipkou směřující k zobrazení historie verzí.

Zobrazí se panel historie verzí, z nichž každý lze zobrazit. Stačí kliknout. Zaznamenává také jména autorů změn a kdy byly změny provedeny.

Dokumenty Google usnadňují rozpoznání úprav, protože automaticky zvýrazní všechny změny provedené mezi vybranou verzí a předchozí verzí. A pokud úpravy provedlo více lidí současně, jsou jejich úpravy barevně odlišeny pro snadnou orientaci.

Dokumenty Google seskupují verze do náhodných časových bloků, ale pokud kliknete na šipku dolů vedle kterékoli verze, zobrazí se podrobný seznam všech verzí vytvořených během tohoto bloku až do minuty.

Snímek obrazovky: Zapier

Rada: Pokud máte účet Google Workspace, můžete změny sledovat přímo v dokumentu. Chcete-li to provést, zvýrazněte konkrétní text a klepněte na tlačítko Zobrazit editory.

Pokud dáváte přednost prohlížení dokumentu bez vizuálního nepořádku, vypnutí této funkce je snadné. Chcete-li to provést, zrušte zaškrtnutí políčka „Zobrazit změny“ na panelu historie verzí.

Pokud byste raději použili předchozí verzi dokumentu (místo té, kterou máte nyní), můžete tuto verzi snadno vrátit zpět kliknutím na tlačítko „Obnovit tuto verzi“ v horní části dokumentu.

Nechcete měnit celý dokument? V tomto případě můžete zkopírovat hledaný text, kliknout na šipku zpět a vložit jej do aktuální verze.

Jak pojmenovat různé verze dokumentu Google

Při spolupráci na dokumentu nebo provádění více úprav může být snazší jim porozumět, pokud má každá verze jasný název. Mohou to být možnosti jako „Verze 1“ a „Verze 2“ nebo „Kopírovat (Igorova verze)“ a „Kopírovat (Olegova verze)“.

Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Další akce“ (vypadá jako ⋮) vedle konkrétní verze a poté klikněte na „Zadat název verze“.

Poznámka: Pro každý dokument můžete přidat až 40 pojmenovaných verzí.

Jak zkopírovat předchozí verzi dokumentu Google

Chcete-li v Dokumentech Google vytvořit zcela nový dokument na základě konkrétní verze aktuálního dokumentu, klikněte vedle této verze na Další akce (⋮) a poté na Vytvořit kopii.

Bonus: Jak porovnávat různé verze dokumentu

Historie verzí Dokumentů Google zobrazuje změny provedené pouze mezi vybranou verzí a její předchozí verzí. Co když ale potřebujete porovnat řekněme úplně první verzi dokumentu s 10.?

Dokumenty Google mají k tomuto účelu vestavěnou funkci, ale nejprve si musíte vytvořit kopii verze, kterou potřebujete porovnat s aktuálním dokumentem. Poté v libovolném dokumentu klikněte na Nástroje > Porovnat dokumenty a vyberte druhý dokument, který chcete porovnat. Výsledkem bude třetí dokument zobrazující rozdíly jako věty.

Tuto funkci lze použít k porovnání libovolných dvou dokumentů, nikoli pouze verzí stejné věci. Již nemusíte hledat rozdíly od oka – program vše udělá sám.

Titulní foto: XanderSt / Shutterstock

Přihlaste se k odběru Telegramový kanálabyste byli informováni o nejnovějších zprávách a událostech!