5 triků time managementu pro ty, kterým nic nepomáhá

Termín znovu! 14 pravidel time managementu pro ty, kteří v práci nic nestihnou

Jak zvládnout čas, kdy všechno kolem vás hoří, a nepřetěžovat se? Londýnská spisovatelka, textařka a scenáristka Imogen Dall radí ve své knize Od vyhoření k rovnováze. V jakých případech je vhodné požádat kolegy o pomoc a kdy je vhodné termín úplně posunout?

1. Začněte „Time of the Condor“

Za tento koncept vděčíme britské armádě, která byla svého času zásobována cigaretami s názvem „Condor“. Před bitvou vojáci často kouřili. Naštěstí nebudete muset kouřit. Váš Condor Time může vypadat jinak: vstaňte od stolu, zhluboka se nadechněte, udělejte si šálek čaje, uklidněte se a utřiďte si myšlenky. Nyní se můžete pustit do práce.

2. Stáhněte termín.

I když jste již posunuli termíny, je lepší být upřímný o tom, jak práce probíhá, než se dohánět do nervového zhroucení dodáním polovičního výsledku. Pokud jste povinni dokončit úkol okamžitě, zeptejte se alespoň, co je příčinou naléhavosti.

3. Požádejte o pomoc

Může pro vás být obtížné požádat o pomoc, protože jste včera slíbili, že zprávu dokončíte, nebo řekli, že to uděláte sami, nebo se bojíte, že si o vás lidé budou myslet špatně. To všechno je úplný nesmysl. Pokud jste zdrcení a sotva dýcháte, je přirozené požádat o pomoc. Nechte své kolegy, aby se na vás obrátili.

4. Pokud pracujete sami a není vám nikdo, kdo by vám pomohl

Můžete požádat příbuzného nebo přítele, aby provedl nějaký jednoduchý úkol – například přípravu, třídění nebo třídění dokumentů. Nebo máte na mysli začínajícího specialistu, který chce získat zkušenosti. Možná, že nezávislý pracovník, kterého znáte, je ochoten pomoci výměnou za morální podporu. Pracuje se vám lépe, když pracujete s někým jiným – fenomén nazývaný „sociální facilitace“. Ze stejného důvodu je jednodušší cvičit s někým než sám.

5. Stanovte si priority a termíny přezkoumání

Pokud ještě nemáte seznam úkolů, vytvořte si jej nyní. Stručně sepište své cíle a nápady a rozdělte svůj projekt do malých kroků, které můžete dokončit samostatně. Rozhodněte se, co dělat jako první. Nebo rozdělte všechny úkoly do dvou typů: „musí být dokončeno“ a „žádoucí být dokončeno“. Jinými slovy, dělejte jen práci, která je v danou chvíli skutečně nezbytná. Zbytek ze seznamu odškrtněte nebo odložte na později. Rozdělte svůj pracovní čas mezi úkoly zbývající na seznamu a držte se tohoto plánu.

6. Osvoboďte se od dalšího stresu

Možná jste dobrovolníkem, někomu pomáháte, pracujete na svém osobním projektu nebo si zkoušíte přivydělat jinde? Nechte to všechno stranou, dokud nebudete mít čas a fyzické a duševní zdroje. Napište těm, kterým byla přislíbena pomoc, a vysvětlete situaci. Budou vám rozumět.

7. Nenastavujte laťku příliš vysoko

Vím, že je frustrující to přiznat, ale pokud nemůžete svůj skvělý nápad doručit do stanoveného termínu, je nejlepší přejít na záložní možnost. Možná jste na konferenci plánovali připravit vtipný projev, ale nejste schopni přijít na jediný vtip. To je krajně nepříjemné, ale je lepší psát běžný text, než si rvát vlasy ve snaze oživit originální nápad.

8. Nenechte se rozptylovat

Vazne. Ignorujte sociální sítě. Vypněte bezdrátové připojení nebo jděte někam, kde není internet. Například když pracuji doma, dávám si telefon pod polštář. Existují speciální aplikace, které uzamknou vaše zařízení a zabrání rozptylování, jako je Freedom, AntiSocial, Forest nebo FocusWriter. Pokud se ocitnete na hlučném místě, poslouchejte klasickou hudbu nebo bílý šum přes sluchátka. (A ještě jedna věc: nemusíte mýt nádobí hned, mohou počkat).

9. Vyzkoušejte metodu Pomodoro

Intenzivně pracujte 25 minut, poté si dejte pětiminutovou přestávku. Odpočívejte a opakujte cyklus. Nastavte si na telefonu časovač nebo použijte aplikaci jako Focus Keeper.

10. Zkuste něco udělat

Dovolte si provést nějaký úkol ne příliš dobře. Je to lepší než nic. Někdy se „nepříliš dobré“ po určité úpravě změní v „docela dobré“.

11. Noční směna

Nedoporučuji uchylovat se k této metodě, tím méně ji zavádět do vašeho obvyklého pracovního modelu, ale pokud jste vyčerpali všechny ostatní možnosti a chápete, že budete muset pracovat celou noc, přistupujte k věci zodpovědně. Zásobte se jídlem s vysokým obsahem bílkovin, hodně vody a možná i několikrát vypijte kávu. Vyhněte se potravinám s vysokým obsahem cukru. Dělejte si pravidelně přestávky, protáhněte se a zahřejte svaly. Přehrávejte hudbu, která vám pomůže soustředit se. A hlavně si dopřejte druhý den co nejvíce odpočívat.

12. Přijměte fakt, že nejste schopni dokončit práci včas.

Nikdy neobětujte své zdraví a pohodu pro práci. Nevěřte mýtům, že všichni úspěšní lidé trpěli a pracovali až do vyčerpání. Pokud nemůžete splnit úkol do stanoveného termínu, přiznejte porážku a poučte se z této zkušenosti.

13. Určete, kolik času budete potřebovat

Snažíme se potěšit ostatní tím, že se vším souhlasíme, přebíráme jakoukoli práci, která nám přijde do cesty, a snažíme se ji udělat co nejrychleji. Ve skutečnosti je vždy lepší hrát na jistotu, abyste mohli překonat očekávání ostatních. Pokud jste na volné noze a váš klient neustále trvá na napjatých termínech, vysvětlete, že v tomto případě budou náklady na služby vyšší, nebo požádejte o příplatek za naléhavost. Nejčastěji to stačí k tomu, aby byly lhůty přiměřené.

14. Možná máte tajně sklon odkládat vše na poslední chvíli?

Všimli jste si, že prokrastinujete a nic neděláte, dokud nad vámi termín nevisí jako Damoklův meč? Přiznejte si, že si tajně užíváte stres z toho, že vám zbývá málo času, a záměrně si rozvrhněte tak, abyste museli pracovat v urgentním tempu. Pokud se nedokážete ovládat, požádejte o pomoc ostatní. Mohli byste tomu člověku dokonce slíbit láhev vína nebo dort za každý úkol, který nedokončíte včas. (Jedna z mých kamarádek mi jednou předala šek na třináct set dolarů, který napsala skupině lobbistů, kterými opovrhovala, s pokyny, abych jej proplatil, pokud mi do šesti týdnů nepošle scénář!)