8 chyb, kvůli kterým nefungují seznamy úkolů

Mnoho lidí ani nepřemýšlí o tom, že musí umět správně vytvořit seznam úkolů. Proto se buď točí jako veverka v kole bez přestávky, nebo vždy prokrastinují. I když správně rozdělíte své úkoly na den, můžete udělat téměř vše. Alespoň ty nejdůležitější věci.

Rozhodli jsme se s vámi podělit o chyby, kterých byste se při vytváření seznamu úkolů měli vyvarovat.

1. Neupřednostňujte

Jednou z hlavních chyb při vytváření denního seznamu úkolů je nezdůraznění hlavních úkolů. Pokud to neuděláte, riskujete, že celý den zaplníte malými a nedůležitými úkoly a nebudete mít čas dělat skutečně důležité věci.

Doporučuji nastavit maximálně 3 ohniska za den. Není pravda, že budete mít čas na dokončení všech úkolů na seznamu, ale musíte splnit tyto tři hlavní.

2. Nedělejte si dlouhodobé plány

Kromě plánu na den by bylo hezké vytvořit samostatný seznam plánů na týden, na měsíc a pravidelně je prohlížet. Jinak se v pátek ráno probudíte a zjistíte, že jste tento týden nestihli ani polovinu všeho, co jste chtěli. A tady už máte dvě možnosti: buď budete běhat jako opaření a snažit se všechny tyto úkoly splnit, nebo zabodujete a přesunete je na další týden. A tak plyne týden co týden.

Zapište si tedy úkoly na tento týden a rozdělte si je na kousky pro každý den v týdnu.

3. Napište plán ráno

Zde jsou alespoň dva argumenty, proč je lepší sepsat plán dne na konci pracovního dne, a ne ráno. Jednak tím, že si vypíšete pracovní úkoly na další den, oprostíte svůj mozek od zbytečných informací a přesměrujete se na odpočinek a osobní záležitosti. Za druhé, ráno s největší pravděpodobností zapomenete spoustu z toho, co jste plánovali udělat. Zatímco si vzpomínáte a dostáváte se do pracovního rytmu, budete ztrácet čas.

4. Nastavte příliš mnoho úkolů za den.

Je jasné, že chcete dělat všechno najednou a na maximum. Nezapomeňte však střízlivě zhodnotit časové zdroje. Je nepravděpodobné, že budete mít čas dokončit sto věcí za den. Je lepší moudře přerozdělit úkoly v průběhu týdne a vyřadit ty, které lze odstranit nebo delegovat. A samozřejmě si nezapomeňte nechat čas na odpočinek. Recyklace nikdy nikomu neprospěla.

5. Stanovte si vágní cíle.

Když je úkol jasně kvantitativně a kvalitativně definován, je mnohem snazší jej splnit. Pokud jsou tam místo konkrétností nějaké vágní a neurčité formulace, tak se snažíme hrát o čas a vzít si takový úkol co nejpozději. Někdy to neděláme vůbec.

Jak správně formulovat problém? Napište to co nejpodrobněji. Například potřebujete pracovat na webu. Ale místo takového psaní je lepší uvést konkrétnější úkol: napsat články pro web, přidat nový banner, předělat design.

6. Provádějte pouze aktuální úkoly s krátkodobými výsledky

Jsou úkoly, které dávají krátkodobé výsledky, a jsou ty, které dávají dlouhodobé výsledky. Například sportování je úkol zaměřený na cíl v podobě pevného zdraví, atletického a štíhlého těla. A toto byste neměli zanedbávat. V opačném případě bude jednoho dne prostě příliš pozdě a budete muset urychleně vyřešit „najednou“ problémy, které se objevily.

Totéž platí nejen pro zdravotní problémy, ale i pro rodinu. Samozřejmě můžete jít na další „důležitou a naléhavou“ schůzku. Ale pokud kvůli tomu nemáte čas jít s dítětem do zoo nebo do kina, pak to opravdu stojí za to? Co nejhoršího se stane, když to jednou prošvihneš?

Při sestavování seznamu úkolů nezapomínejte na věci, které jsou pro vás osobně důležité a přinesou dlouhodobé výsledky.

7. Vše smícháme dohromady

Nejlepší je co nejvíce strukturovat seznam úkolů: nemíchejte malé věci s obtížnými úkoly. Oddělte ty úkoly, které vyžadují minutu pozornosti, jako jsou telefonáty, od těch, které od vás vyžadují hodně úsilí, času a soustředění. Úkoly můžete rozdělit na pracovní a osobní, dlouhé a rychlé. To vám pomůže být včas v práci i doma.

8. Podceňujte čas strávený plněním úkolů

Odhadnete vždy správně čas, který bude trvat vyřešení problému? Když nevíme, kolik hodin nebo dní potřebujeme, abychom něco udělali, je těžké být efektivní a všechno udělat.

Zkuste si spočítat, kolik času potřebujete na určitý úkol. A pokud si nejste jisti, na co budete mít čas, berte to s malou rezervou.

9. Ignorujte vyšší moc

Bez ohledu na to, jak se na to díváte, je nemožné žít striktně podle plánu. Vždy se stane něco, co jste nikdy nečekali. Váš rozvrh by proto měl být alespoň trochu flexibilní.

Nechte ve svém rozvrhu volný čas pro případ vyšší moci. Tímto způsobem nepropadnete panice, že váš den je nabitý do posledního místa a není kam nacpat naléhavou záležitost. a být v neustálém stresu.

10. Rozčilujte se nad nedokončenými úkoly

Pokud se den pokazil nebo jste nestihli udělat vše, co jste si naplánovali, nemá cenu se rozčilovat.

Ano, stává se, že vypadneme z pracovního rytmu. Přeceňujeme své schopnosti. Ale to není otázka života a smrti. Toto je seznam úkolů. Ty to doženeš.

Ps Věděli jste, že podle knihy „100 způsobů, jak změnit svůj život“ existuje infografický plakát, který vám pomůže posunout se k vašemu snu sebevědomými kroky? Lze si ji stáhnout nebo dostat jako dárek spolu s knihami. Vraťte se sem, máme mnohem užitečnější věci.